信息化背景下文书档案管理工作的创新

信息化背景下文书档案管理工作的创新

严静

丽江古城管理有限责任公司  674199

【摘要】信息化环境给文书档案管理工作带来了新的机遇，传统的管理流程已然不能顺应时代的潮流。在此背景下，企业应积极重视文书档案管理工作各个环节的优化与调整，以信息技术为依托，建立文书档案管理新模式。本文立足于信息化背景，探讨文书档案管理工作的创新策略，旨在为文书档案管理工作的进一步高效发展提供有益的理论参考。

【关键词】信息化；文书档案管理；创新

伴随着计算机的飞速发展，信息技术已经在诸多行业以及领域中得到了广泛应用。人们已经从传统的纸张书本阅读转变为在线电子书籍阅读，产生了多元化的电子文档，信息的传递也发生形式上的变化。文书档案的管理是单位内部管理的组成部分[1]。在目前的情况下，文书档案管理是许多企业和地方能够正常运作的核心数据的有效记录，这些档案管理工作的完整性和准确性，能够全面地反映出地方与企业运营生产各项工作的发展特点，还能体现出项目相关性和行业本体发展的可持续性特点。而文书档案的信息化管理是使用现代化的信息科技及设备，将多种传统媒体中的文书档案合并为多元数据库，逐步替代传统的以纸为载体的记录信息的方式，再利用互联网和信息系统来提供的档案信息服务。

在这样的背景下，必须要跟上信息化时代档案管理的发展速度，持续革新和优化文书档案的管理模式，运用新时代技术，持续提高档案管理的水平，并运用现代化、先进的信息技术，对文书档案的管理方式进行创新，使档案的管理更有效率，档案的管理方式更具综合性，进一步推动文书档案管理工作的高质量发展。

一、信息化背景下文书档案管理工作的新特点

（一）数字化辅助存储

传统的文书档案管理方式通常是人工编辑，整理，分类，归档，工作既繁琐又低效，还常常出错。运用数字化管理，大大减轻了人力的负担，更避免了因人为操作而产生的失误问题。数字化模式下，纸质档案文件向电子存储转换，电子文档可以是文字，照片，图像，声音和视频，并以数据为基础，对功能分区进行抽取。将电子文档运用到OA办公系统、文档管理系统以及其他各种数据管理模式中，能够在政务办理、文件流转和决策中起着举足轻重的作用。文书档案管理信息化工作模式的落实可以提升档案管理的效率[2]。

（二）保密性、安全性更高

随着社会信息化的发展，信息的重要性得到了提高，而信息安全是任何国家、政府、行业部门都必须关注的一个问题，特别是在档案管理工作中，文书档案文件的保密和隐私问题显得特别重要。在传统的档案管理工作中，对文件的保密问题并未给予足够的关注，导致了资料的泄露和丢失。数字化新技术能够对档案信息进行加密，从而改变以前仅凭封条来保密的模式。新技术赋能，将引入与信息安全有关的技术方法，如密码技术，人脸识别技术，指纹技术，防火墙技术，数字备份等。安全保密手段的引进，使档案的保密性和安全性得到了极大的提高。

（三）知识性更强

将信息技术融入到文书档案管理工作中，不但提高了文书档案管理的工作效率，方便了文书档案管理的信息传递，而且为文书档案管理提供了一个充足的知识储备。以大量文书档案为基础的资源库是各个部门工作人员的经验、技术的总结，其中的信息有着非常高的知识价值和应用价值，为提高个人能力，服务企业做出精准决策均能够提供有用的借鉴。实现文书档案管理工作从简单管理型服务到研究开发型服务的转型，从而使文书档案管理工作的服务水平得到进一步提高。

二、信息化背景下文书档案管理工作的创新策略

（一）明晰文书档案管理工作各环节优化的要求

针对目前许多企业中高层领导缺乏信息化素质，致使文书档案信息化管理进程落后，缺乏革新和优化的激励问题，企业应在后续工作中充分了解文书档案管理过程的优化原理，增强相关管理人员对信息化文书的档案管理工作的认识。首先，择优分类、逐步递进。在对文书档案管理流程进行优化时，企业应当对档案管理业务的内容进行分类，找到最重要的管理业务环节，并尽可能快地先对这些管理环节进行优化。其它一般性的文书档案管理流程优化工作，可以逐步进行，并与企业的实际情况相结合，稳定推进。其次，技术运用、资源集成。文书档案资料是一种重要的战略性资源，在信息化时代的背景下，企业应当主动将文书档案资料进行整合，从而使档案管理流程得到最大程度的优化。但是，在这一过程中，企业必须要将信息技术的应用与资源整合相结合，对各种网络信息技术、信息安全技术、数字化管理技术进行正确的理解，从而提升资源整合的效率。最后，以需为本。企业在对文书档案管理各环节进行优化时，必须立足于自己的实际需要，推进档案信息化管理流程再造，防止出现盲目建设的局面。

（二）推进文书档案管理信息化的业务重组

在信息化环境下，企业应当积极推进文书档案管理业务的重组，提升管理流程的精细化程度。首先，建设规范化文书档案信息平台。企业在整理文书档案管理业务的过程中，应利用信息化技术建立一个规范化的档案信息平台，利用平台功能对档案管理过程进行优化设计。这就需要企业与信息化背景相结合，对文书档案管理工作进行深入的分析，并以此为基础，对信息平台的功能进行完善，为后续的流程再造提供更好的基础支持。其次，完善文书档案管理中的权限控制体系。在对企业文书档案管理流程进行优化时，档案信息及数据的安全性是一个重要方面。因在这种情况下，企业必须对各种档案数据资料的权限等级体系进行细化，确保文书档案管理工作人员可以得到与自己岗位权限等级相匹配的资料。最后，建立跨部门合作新制度。企业的文书档案管理，牵扯到了很多部门，所以，在对档案管理过程进行优化的时候，应该让多个部门都参与进来。尤其是在文书档案的归档方面，档案管理部门必须利用信息化技术，强化自己与其它部门之间的信息流动，在此基础上，还要对文书档案管理各环节进行一些指导性工作，以确保工作过程的科学性。

（三）打造一支高素质的文书档案管理工作队伍

在信息技术条件下，企业文书档案管理工作过程的优化是一项很特殊的工作，它要求有高质量的人才来支持。文档管理工作人员在专业素质上还有较大的提升和改善空间[3]。所以，对企业而言，也要将人才战略的有关理念贯彻到整个企业中，从而有效地提升档案管理团队的整体素质和能力。企业文秘文件管理流程的创新优化方向以信息化与智能化为主。所以，在招聘档案管理人员的时候，企业可以与文书档案信息化管理流程的有关要求相结合，展开专门的岗位胜任力模型分析，并提炼出关键的职位能力指标。在具体进行招聘活动的时候，就可以将这些指标与应聘人员的素质和能力进行比较，从而增强招聘工作的针对性，还可以从外部市场环境中吸收高层次的人才。同时，企业在对文书档案管理流程进行优化的时候，也要在企业内部做好培训和教育，从而有效地提升档案管理人员对新流程和新制度的认识程度。培训老师可以考虑针对工作中已有的问题，进行专题讲解，提高档案管理员的业务素质，确保新的文书档案信息化管理工作达到预期的效果。

三、结论

综上所述，信息化环境对传统的文书档案管理工作产生了巨大的影响，要求企业能够与现代化先进信息技术相结合，积极推进文书档案管理过程的优化和重构。这就要求企业中高层管理者对在信息化时代背景下，文书档案管理工作发生的新变化和新需求进行充分认识，并在此基础上对文书档案管理流程进行创新优化设计。尤其是在信息化的背景下，许多企业的业务内容都已经进行了创新和扩展，原来的文书档案管理流程已经不能达到理想的效果。所以，企业必须对文书档案的管理效果进行动态的考察，明晰文书档案管理工作各环节优化的要求、推进文书档案管理信息化的业务重组、打造一支高素质的文书档案管理工作队伍，从而进一步提升文书档案管理工作的质量与效率。

参考文献：

[1]周晓玲.信息化环境下文书档案管理质量提升策略研究[J].办公室业务,2023(04):151-152+174.

[2]梁汉冬.文书档案管理信息化建设利用率与安全保护研究[J].文化产业,2023(01):10-12.

[3]秦亮.文书档案管理效率的提升路径分析[J].兰台内外,2022(29):31-33.