浅议如何做好事业单位档案管理工作

浅议如何做好事业单位档案管理工作

李艳秋

吉林省大安市医疗保险经办中心    131300

摘 要：随着现代信息技术在各行各业的广泛应用，事业单位档案管理逐渐由传统管理模式向着数字化、信息化转型。在这种形势下，档案管理中存在的问题也逐渐凸显，包括对档案管理不够重视、软硬件设施需要更新、档案管理机制不完善、档案管理工作人员综合素质较差等。本文从事业单位档案管理的重要性入手，针对事业单位档案管理存在的问题及其相应对策进行了相关探讨，希望能为事业单位档案管理工作的优化与完善提供参考价值。

在事业单位发展过程中，档案管理有着重要意义。随着我国社会经济的不断提升，对事业单位档案管理的要求也越来越高，传统的档案管理形式很难适应社会发展，十分容易存在档案管理问题。因此，事业单位档案管理必须要跟随时代发展进行创新，及时更新管理方法，加快档案管理信息化建设进程，制定科学合理的档案管理制度等，实现对传统管理模式的优化与完善，保证事业单位档案管理水平稳步提升。

一、事业单位档案管理的重要性

近些年来，事业单位进行了体制改革，并在人事管理以及机构简化等方面取得了一定成绩。随着现代化科学技术水平的不断提升，事业单位档案管理工作面临着更多挑战。互联网技术、计算机技术、大数据技术等现代化手段给事业单位档案管理工作带来了很大便利，对传统的档案管理模式带来了冲击。档案管理涉及众多工作人员，是一项需要投入很多时间和精力的庞大工程。在事业单位档案管理工作中，对档案资料管理不够重视，常常出现资料乱放、存储不当等问题，一旦文件丢失，很可能会影响到事业单位各项工作的顺利开展。档案管理可以将事业单位的实际情况充分反映出来。比如，事业单位人力资源管理人员可以根据对人事档案的汇总分析，了解事业单位内部工作人员的数量、学历、工龄等信息。在内部考核工作中，事业单位可以汇总工作人员的定级、任免以及晋升等档案资料，以此作为考核依据。

二、事业单位档案管理面临的问题

1.档案管理意识不足

我国事业单位很多重要信息都存储在档案中，这些信息关系到事业单位各项业务工作的顺利开展。比如，单位内部工作人员的身份、经历的记录等，如果事业单位档案管理工作出现问题，很可能导致一些重要信息数据泄露、个人隐私受到侵犯等严重问题。因此，事业单位档案管理工作应受到更多关注，相关工作人员必须高度重视这项工作。但在实际工作中，做得再完美的档案管理工作也很难创造出实际效益，因此档案管理工作在很多事业单位不受重视，单位管理人员不重视档案管理，也会让档案管理人员的工作态度受到消极影响。

2.硬件设施投入不足

最近几年来，我国科学技术不断发展，计算机技术、互联网技术等新兴技术在现代管理中运用广泛，事业单位档案管理硬件设施较为欠缺、资金投入不足的问题越发明显。（1）部分事业单位档案库房陈旧且面积狭小，在防火、防潮、防盗、防虫、防鼠等方面的设施并不完善，导致档案材料霉变、虫蛀等现象，影响了档案资料的完整性与美观度;（2）部分事业单位没有专门的档案管理库房，也并未进行档案库房、办公室、阅文室的明确划分;（3）有的事业单位档案保管的条件十分简陋，仍然在使用陈旧老化的档案柜，计算机以及档案管理软件并未及时更新与维护，导致部分档案管理功能欠缺等。从当前情况来看，事业单位档案管理现代化管理设备并不充足，这也是影响档案管理信息化建设的重要因素。

3.欠缺完善的档案管理机制

档案管理工作十分复杂，涉及信息收集、档案资料保存以及信息统计等工作。在我国事业单位档案管理中，一直采用的是计划管理模式，这样的方法不够灵活，很多工作都以计划为核心。在新时代背景下，这样的管理模式已经逐渐不适合事业单位档案管理的工作需求。随着现代信息技术的不断进步，档案管理工作也面临着转型，但很多事业单位档案管理工作并没有统一的标准和工作模板，档案管理工作人员只能结合自身工作经验和个人理解来开展工作，导致档案管理并不具有全面性。

4.档案管理方法有待更新

现代信息技术发展迅速，很多事业单位的档案管理工作仍然以传统的纸质档案为主，并没有利用太多的现代化手段，档案管理工作由传统模式转型升级为数字化、信息化建设的进程受到严重影响，也让事业单位档案管理工作的开展受到很大阻碍。存在这种问题的原因主要有以下几点：

第一，档案管理观念有待更新。很多档案管理人员认为传统的档案管理模式十分顺手，他们觉得传统管理模式好用，并没有放弃熟悉的管理方法而改为新的管理模式的想法，因此对数字化管理模式的推进并不积极，也未认识到数字化管理的重要性，从而影响了档案数字化发展;

第二，事业单位急需更新档案管理所使用的各种软硬件设备。数字化、信息化的档案管理工作离不开先进的电子设备，如计算机、扫描仪、服务器等，但目前很多事业单位用于档案管理的基础设备都较为陈旧，缺乏现代化的软硬件设施，现代化管理系统不完善严重影响了档案管理工作效率;

第三，档案管理人员对于现代信息技术并不熟悉。在有的事业单位中，档案管理工作人员的年纪较大，对计算机信息技术方面的知识了解不多，从而影响了档案管理信息化建设，档案管理效率不高。

三、加强事业单位档案管理的有效策略

1.重视档案管理工作

要想增强事业单位档案管理能力，必须要加强对档案管理工作的重视，从单位内部管理人员做起，全面了解档案管理工作的重要性，让单位员工都充分认识到档案管理工作的重要作用，增强工作人员对档案管理工作的积极性。同时，根据事业单位具体情况，加强相关工作人员档案管理意识的培养，严格按照档案管理相关要求开展工作。事业单位领导必须要以身作则，高度重视档案管理工作，才能让员工严格按照相关要求进行档案管理，让档案管理人员认真负责地做好自己的工作，运用科学合理的手段进行档案管理，促进事业单位档案管理水平的有效提升。

2.加强软硬件设备设施建设

从实际情况来看，很多事业单位在档案管理方面的资金投入并不多，导致档案管理软硬件设施并不能满足实际的工作需求，档案管理效率受到影响。对此，事业单位应严格按照档案室建设规范与要求，加大对档案管理的资金投入，配备完善的档案管理软硬件设施。比如，档案库房面积要符合工作要求，尽量减少拥堵狭窄等问题;各种软硬件配備齐全，包括档案柜、除湿器、切纸刀、计算机、档案管理软件系统等，还要配备防火、防潮、防虫、防潮等设备;事业单位还可以配备安全、温湿度、消毒净化一体化智能控制体系、视频监控系统、门禁系统以及档案存储设备智能密集架管理系统等，营造现代化档案室，给档案管理人员提供便利的办公条件，促进事业单位档案管理工作效率的提高。

3.构建全面完善的档案管理制度

在事业单位中，档案管理是一项十分复杂烦琐的工作，单位应制定合理的档案管理机制，对档案管理人员的工作行为提出规范要求，促进事业单位档案管理工作的有序开展。事业单位构建的档案管理制度应将档案收集、档案保密等内容包含在内，要求相关工作人员严格按照制度要求开展档案管理工作，促进事业单位档案管理规范化、系统化发展。同时，事业单位内部工作人员不能私自存储自己或者别人的档案信息，必须要根据我国档案保密制度严格执行，坚持分级管理原则做好档案管理工作。

4.做好档案管理信息化建设

随着时代的发展，事业单位档案管理工作也应不断优化与完善，针对档案管理模式进行适当创新，将传统的档案管理模式逐渐转变为数字化、信息化档案管理，打破人工整理档案的局限性，在传统档案管理中合理融入现代化管理手段，促进档案管理现代化发展。结合目前档案管理在事业单位中的具体情况来看，应先认清形势，及时转变管理观念，打破传统的思维模式，培养数字化、信息化档案管理意识，才能加快事业单位档案管理信息化建设进程。事业单位档案管理部门还应根据实际情况逐渐开展档案数字化建设工作，在有限的时间里将以往的档案资源中重要的、利用率较高的信息数据录入电子系统中，遵循先后有序、确保重点的原则。

四、总结

在现代科技不断发展的新时代背景下，做好事业单位档案管理，为事业单位工作的有效性提供重要保障，让档案管理工作充分发挥其价值。因此，事业单位必须要对档案管理工作更加重视，根据实际情况制定完善的档案管理机制，投入充足的资金进行软硬件设备设施建设，提高档案管理人员的专业能力，加快档案管理信息化建设进程，强化事业单位档案管理水平。

参考文献：

[1]郭 琳.新形势下事业单位档案管理工作创新路径分析[J].办公室业务，2021

[2]张 璇.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法分析[J].商讯，2021