档案管理信息化与数字化的思考

档案管理信息化与数字化的思考

黎雪婷

绥江县档案馆 云南省 昭通市657700

摘  要：随着数字化的发展，档案管理也发生了很大变革。传统的档案管理方式主要依靠纸质档案，需要大量的存储空间和人力物力维护，且易受火灾、水灾等自然灾害的影响。数字化档案管理将纸质档案数字化存储，使得档案可以在计算机上进行管理和维护，减少了物理存储的成本和风险，并提高了档案管理的效率和准确性。但是数字化档案管理也存在一些问题，例如数据安全风险、技术困难和信息交换等方面的问题，需要采取相应的措施来解决。基于上述，本文对档案管理信息化与数字化进行深入研究，仅供参考。

1 信息化数字化技术给档案管理带来的便捷

1.1 数据库得到共享

信息化数字化技术使档案管理数据库得到共享有以下几个表现：实现档案信息的统一标准化：通过数字化技术，对档案信息进行统一标准化和分类，使得不同部门所涉及的档案信息可以彼此沟通交流，并且实现数据的高效共享。提高档案管理的工作效率：通过数字化技术实现档案信息的共享，可以避免不同部门重复收集、整、存储档案的情况，从而提高档案管理的工作效率和准确性。加强信息安全管理：数字化技术可以实现档案信息的加密、备份和恢复功能，有效降低信息泄露风险，提高信息的安全防护能力。促进政府部门协同工作：数字化技术可以实现不同政府部门之间档案信息的共享和交流，相互协同，从而改善不同部门之间信息孤立和运转不畅的问题。综上所述，数字化技术的应用促使档案管理数据库的共享和互动，从而实现了高效、精确和协同的服务。

1.2 安全性大步提升

信息化数字化技术对档案管理的安全性有以下几个方面的提升：数字化存储：信息化数字化技术可以将档案信息数字化存储，避免了传统纸质档案易被破坏、损毁、遗失等问题。同时数字化存储也可以实现备份和恢复功能，保证数据的完整性和可用性。数据加密：通过信息化数字化技术，可以对档案信息进行加密，保证数据的安全性，防止非法窃取、篡改、泄漏等风险。访问控制：数字化技术可以实现对档案信息的访问控制，只有具备相应权限的人员才能查看和修改数据从而保障数据的安全性和机密性。联网安全：数字化技术使档案信息得以共享，但同时也面临着网络攻击、病毒感染等风险，因此还需要采取相应的安全措施，如防火墙、入侵检测系统等，从源头上保证数据的安全。总之，信息化数字化技术对档案管理的安全性提升是很明显的。通过数字化存储、数据加密、访问控制和联网安全等措施，可以实现档案信息的高效共享和管理，同时也保证了数据的安全性。

2 档案管理信息化与数字化建设的现存问题

当前档案管理信息化建设存在以下几个问题：

（1） 核心技术缺乏：一些高端的数字化和信息化技术在国内仍未得到广泛使用和应用，同时一些核心专业技术人才也相对较少，导致数字化和信息化建设的进度缓慢。

（2）整合难度大：由于历史原因和各地区的不同，现有的档案信息化系统往往存在不兼容、难以整合等问题，使得信息共享和交互性不佳。

（3）管理体制不完善：由于与传统的纸质档案管理存在巨大的差别，数字化与信息化建设的实施需要新的管理体制和流程，但目前尚未形成相关的管理规范和制度，在档案管理部门和工作人员中的普及和推广具有一定的难度。

因此，解决以上问题，推进档案管理的信息化与数字化建设仍面临着一些困难和挑战，需要各方共同协作，进行深入探讨并逐渐完善相关法规制度和技术体系。

3 档案管理信息化和数字化的优化策略

3.1 加强档案管理信息化和数字化设备升级

要加强档案管理信息化和数字化设备的升级，可以采用以下措施：制定合理的设备更新计划：根据设备的使用寿命和功能需求，制定相应的设备更新计划，并加强对设备更新情况的监控，及时对落后和损坏的设备进行更换或修复。选择高品质、高性能的设备：在设备更新过程中，应优先选择高品质、高性能的设备，确保设备的可靠性和稳定性，提高数字化和信息化设备的工作效率和数据处理能力。推广云计算和互联网技术：云计算和互联网技术可以有效提高档案管理信息化的灵活性和便捷，减少设备的延迟和升级难度，同时也可以提高系统的安全性，避免因维护设备而导致的人为操作失误。加强数字化和信息化设的管理和维护：要加强对数字化和信息化设备的管理和维护，对设备进行定期巡检，及时发现和解决设备故障和问题，提高设备的使用寿命和性能稳定性。增加投入资金：数字化和信息化设备的升级需要一定的投入资金，要加大经费投入力度，确保数字化和信息化设备的稳定运行和更新升级。同时，可以通过采购联合、共享资源等方式，降低采购成本，提高采购效率。总之，加强档案管理信息化和数字化设备的升级，需要全面考虑设备更新、技术推广、管理维护和资金投入等多方面因素，通过有效措施实现设备的优化升级，进一步提高数字化和信息化设备的效能和工作性能。

3.2 加大档案信息化系统整合力度

要加大档案信息化系统整合力度，可以采用以下措施：明确整合目标：明确整合档案信息化系统的目标和意义，明确整合后的业务流程和操作模式，以便更好地指导整合工作的实施，确保整合后的系统能够更加高效地为用户服务。统一数据标准和格式：在整合过程中，需要统一各个系统中的数据标准和格式，保证数据在系统之间的传输和使用是无障碍的。同时，还需要考虑数据安全和隐私保护等问题，避免敏感数据泄露和错误操作。优化系统架构：优化档案信息化系统的架构，增强档案信息化系统的可扩展性和互操作性，从而更好地满足用户需求，提高系统的整体性能和效益。实现业务流程集成：将不同系统的业务流程进行集成，打通各个环节之间的信息流，实现业务流程的自动化和协同化，提高业务处理的效率和质量。加强培训和支持：对档案信息化系统进行整合后，需要对用户进行培训和支持，使其能够快速地适应新的系统，并保证系统的稳定运行和不断优化。总之，加大档案信息化系统整合力度需要全面考虑各个因素的影响，包括数据标准、系统架构和业务流程等，同时也需要加强人员培训和支持，促进整合后的档案信息化系统更好地为用户服务。

3.3完善信息化数字化档案管理体制

要完善信息化数字化档案管理体制，可以采用以下措施：加强顶层设计：信息化档案管理需要进行顶层设计，以建立数字化档案体系、推进标准化管理、建设信息安全保障系统为主要内容，从而实现档案的数字化管理和共享。强化人员培训：对管理人员和操作人员进行全面、系统、专业的培训，提升其理论水平、技能水平和业务能力，使其熟练掌握数字化档案管理的相关知识和技能，做到真正的“人机合一”。树立数字化档案意识：通过举办培训、开展宣传、制定制度等方式，全面普及数字化档案管理的理念和方法，树立工作人员对数字化档案管理的意识，使其真正认识到数字化档案管理的重要性和必要性。完善数字化档案安全保障措施：加强数字化档案安全保障措施的建设，包括制定安全管理规范、建立信息安全保障体系、实施加密技术等，从源头上预防数字化档案管理的风险。推广数字化档案标准：推广数字化档案标准，完善数字化档案的分类、目录、检索、共享等体系，规范数字化档案管理工作，提高数字化档案利用价值。

4 结语

综上所述：信息化数字化档案管理的建设，加强档案管理信息化和数字化设备升级，加大档案信息化系统整合力度，完善信息化数字化档案管理体制，以实现数字化档案管理的高效化、规范化、有序化。

参考文献

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[2] 陈薇薇,仲杰.信息化背景下企业档案信息资源的管理及开发利用[J].电力勘测设计,2019,130(S2):144-147.