国企办公室行政事务管理工作的认识思考

国企办公室行政事务管理工作的认识思考

唐媛媛

中国水利水电第七工程局有限公司 四川成都 610000

摘要：办公室作为联系各个工作环节的桥梁和枢纽，关系到事务工作的质量和效率，在行政事务中起着重要的作用。如果办公室的工作效率不够高，工作质量不达标，会直接损害到企业的效益，造成不利影响。因此，本文分析办公室工作的特点，梳理总结出一些办公室工作的注意事项，以期对广大相关人员提供一些借鉴。

关键词：国有企业；办公室；行政事务管理工作；策略

引言

办公室在企业中承担着对内对外的双重角色。办公室在一定程度上起着对外代表进行联系交流的作用。在企业运行的整个环节中，办公室往往起着承上启下的作用，各级办公室之间又形成上下级管理与监督的关系，十分具有层次性。在我国国企的经营中，办公室行政事务管理工作也是不可替代的。针对国有企业庞大复杂的内部结构，办公室管理需要连接上下，明确职责，使整个企业有序运行。为了国有企业的健康持续发展，办公室必须提高工作和管理的效率和能力，才能优化企业结构，避免出现内部管理的失误，促进国企长远发展。

1 国企办公室行政事务管理工作的要点

1.1国企办公室的相关职能

在国企运营的过程中，国企办公室有着非常重要的作用。通常有着管理和服务两重职能。这要求办公室不仅具有较强的领导力，加强监督，同时也需要增加自己的综合办公能力。因为涉及到的领域非常广泛，比如数据资料的收集整理、接待人员、制定和维护企业的制度、后勤管理等工作，这不同领域的有普遍的工作规则，对于具体领域还需根据工作需要具体制定不同的规则，所以更需要提高办公室人员的综合素养，进行培训，提高办公室相关工作人员的专业性。对于办公室内部也是如此，应该分工明确，职责具体到个人，使办公室能够适应不同领域的需要，提高办公室进行管理和服务的综合能力^[1]。

1.2国企办公室的工作特点

基于国企办公室管理和服务的基本职能，国企办公室在企业中起着监督、服务等多重重要作用。为了使作用发挥得更加明显，办公室的工作也必须做出相应的调整，由此具有了与职能相适应的两个基本特点。

首先，国企办公室起着管理企业的重要作用。企业的管理需要设定较好的经营战略，来提高企业的知名度，打造企业知名品牌。而好的品牌，往往有着物美价廉两者之一或者两者兼具的优势，这需要企业上下部门的协同合作。所以，为了更好地促进企业的健康发展，国企办公室需要发挥较好的协调性作用。在企业内部，为了更好地做出协调，首先需要了解各个部门的工作职责和特点，有时甚至要清楚个别具体员工的工作属性。上级有所指示，要能够清晰无误地做到上传下达，保证信息准确，保证下属部门精确收到信息。当下属部门有所需求时，也要善于辨别，将合理的需求传达给上级，避免内部矛盾的出现^[2]。

其次，因为国企办公室具有服务的职能，所以在工作中还有辅助性的特点。在国企运行的过程中，某些具体的工作环节中，需要专业性的意见来做出科学的决策，这时办公室需要给予相关部门一些灵活的决定空间，并且在部门需要的时候为其提供帮助，组织调研、讨论和邀请相关专家提出意见。针对市场需要进行科学全面分析，防止出现重大失误，促使做出较为科学的决策。除此之外，这种辅助性的作用不仅仅出现在决策环节，在许多其他类似的环节也依旧如此，既应该注重领导的指示，更要实事求是，根据具体的市场需求和工作特点为工作人员让出主导位置，促进上下部门紧密合作，精准传达领导意见，也促进企业决策更加的高效、科学、民主。

2 加强国企办公室行政事务管理工作的有效策略

目前，国企办公室的行政事务管理仍然具有较大的局限与不足，如受到传统观念影响逐渐走向僵化、经营管理的制度还不够完善、相关工作人员的综合素质无法满足岗位要求等问题，国有企业发展仍然面临阻碍。所以为了促进企业健康持续发展，必须要从以下几个方面入手，加强办公室工作能力，提高效率：

2.1促进企业制度体系的完善

企业的整体发展需要建议起完善科学的管理制度。国有企业一般规模较大，结构复杂，所以为了分工更加明确，需要建立起完善的企业制度，同时为了照顾员工，也要建立人性化的规章制度。任务应该落实到个人，同时责任也落实到具体的员工，由此才能使不同的部门各司其职，使每个人都有相应的工作去落实，避免出现懒散拖沓、相互推诿的情况出现，员工明确自己的职责，能大大提高工作的效率。相应的必须建立明确的赏罚制度，对员工进行奖励制和惩罚制，根据贡献的大小来设置不同的奖项，提高员工的积极性，设置绩效考核，保证员工的工作效果。除了奖励制度，同时也要根据失误的程度来实施合理惩罚，减少失误频率，促进企业健康发展，减少因主观因素造成的失误。为了避免谎报、瞒报、腐败现象的发生，同时也要建立起全面的监督制度，使国企的运行发展过程透明化，同时防止员工在工作中偷懒，要注意原则性问题的整顿，避免企业出现不正的风气，提高产品质量，促进企业提高知名度

^[3]。

2.2明确办公室任务职责

国企办公室因为其自身的特点，要适应不同领域的工作对象和市场需求，所以工作内容也比较复杂繁琐，很难界定具体的工作内容。但是如果不明确办公室的职责，则很有可能会导致办公效率低下，相互推诿责任现象的出现，严重影响企业的健康发展。所以必须明确办公室的职责，甚至具体到个人。这首先需要办公室内部建立起清晰完整的人员结构，明确落实不同岗位员工和部门的具体任务，树立较强的服务意识和辅助管理意识，促进企业有序运行^[4]。面对复杂的工作内容，相关工作人员也要做好心理准备，做好攻坚克难、灵活办公的准备，提高自身工作的积极性和主动性，不消极怠工。除此之外，明确办公室的职责，在某些时候也能为办公室负责人减轻负担，避免因不属于自己的工作而徒增压力，清晰认识到自己的职责，各司其职，促进企业的健康发展。

2.3促进工作模式的创新

创新是发展的第一动力，人作为创新的主体，有着非常重要的作用，能够充分发挥主观因素，促进企业的发展。科学技术一直在发展，传统的发展模式固然有其优势，但也有不能适应显示发展的地方，有一定的局限性，所以办公室要学会不断创新工作模式，来适应不断变化着的现实状况。就比如疫情期间，很多企业不能复工复产，发展受到了很大的限制，那么就需要很快地转变线上工作模式，来适应疫情的变化莫测。甚至可以转让生产车间，来制造疫情中需要的口罩等物资，这也可以让企业在为社会做出贡献的同时也提高自身的知名度，这就是灵活转变工作模式的重要性。随着科学技术水平的不断提高，信息资源和技术资源成为创造效益的重要资源。电子设备等已经在企业中成为普遍配置，因为这能提高企业的工作效率。国有企业可以充分利用信息资源，打造出更新的优势。比如利用大数据来分析市场走向、产品评价等对生产具有导向性的数据，来引导企业之后的生产，进行供给侧结构性改革，以消费为导向。信息化也可以进入企业的管理环节，对于工作人员和生产过程进行信息化管理，有助于高效管理庞大的企业结构，也有助于建立起更好的人才激励机制。同时，也使生产过程透明化，实现市场、政府对企业的监督，防止一些不正当现象的发生，促进国有企业的可持续发展^[5]。

2.4培养相关人才

国企办公室的工作因为具体的企业结构而具有一定的复杂性。所以工作有难度，对于具体的工作人员也有着较高的要求，鉴于此，不仅在聘用相关岗位的工作人员时要注意考察人才的综合素质能力，而且要注意以后的培养。要特别注重人才的学习能力，在以后的专业性的培养中，促进人才提高自己的专业技能，同时要能够完成上述的协调和辅助工作，促进企业灵活运转。除此之外，思想道德素质也是人才考察的重要方面。对于国有企业，除了专业性人才，更需要道德感强、有原则、能拒绝诱惑、遵守职业道德的人才。避免因自身主观因素影响导致工作出现纰漏，甚至导致人心不团结的现象出现，这不利于企业的健康发展。所以，在企业对相关领域的人进行培训时，要特别注意以上对人员的要求，逐步建立起完善的培训制度，定期组织培训，促进相关工作人员工作能力以及综合素质的提高，促进形成高水平的办公室团队。

结语

面对庞大复杂的内部结构，涉及到不同部门的沟通协作，办公室行政管理的工作也会变得更加繁复。所以更需要办公室进行重点划分，基于每个部门的不同特点明确职能，促进企业整体提高工作效率，促进企业持续健康发展。

参考文献：

[1]郑昌林.新时期如何做好国企行政管理工作[J].中外企业家，2020（11）：66.

[2]柴晓华.国有企业办公室行政管理存在的问题与建议[J].办公室业务，2019（10）：5.

[3]王晓伟.新时期做好国企办公室行政管理工作的路径探析[J].国际公关，2019（04）：122-124.

[4]苏伟明.浅谈新时期如何做好国企办公室行政管理工作[J].现代国企研究，2019（10）：208.

[5]刘静焱，卞国东.新形势下加强国有企业办公室职能管理浅议[J].改革与开放，2020（03）：118-119.