大数据视域下事业单位的人事档案管理

大数据视域下事业单位的人事档案管理

王一婷

通榆县民政局 吉林 白城 137200

摘要: 事业单位是我国特有的形式，其对社会经济文化的发展具有重要作用，事业单位的档案管理也是公共服务的主要载体，为此做好事业单位的档案管理工作，有助于促进社会的平稳发展以及经济建设的顺利开展。在社会经济快速发展的今天，事业单位的档案管理工作量急剧增加，这对档案管理的信息化与科学化提出了更高的要求。通过采用大数据技术，使得档案的整理、分类等工作变得相对简单，同时也使得档案管理工作涵盖的内容加大，如何利用好大数据技术，更有效地开展档案管理工作是本文探讨的问题。

关键词：大数据；事业单位；人事档案管理

引言

在人事档案管理工作中，档案的登记与整理及保存等环节尤为重要，关系到单位员工的人事关系与社会保障及升职加薪等事宜，是对单位员工整个成长经历的记载，也是关键的衡量依据。尤其是大数据等现代化信息技术的引入，能够通过安全系统建设与管理人员信息素养提升等措施，实现管理质量与效益持续改进，推动单位内部人事档案管理工作的深入改革，有着重要的应用价值。

1运用大数据相关技术开展人事档案管理的必然性

1.1提升人事档案管理效率与水平

随着人员的频繁调整与流动，人事档案的整合与存储及查询、更新等业务压力增大。在高负荷的档案工作背景下，会因工作人员的疏忽而引起人事档案丢失与破损等问题。大数据的发展模式之下，开展数字信息网络化环境管理，在数据库系统内部录入档案的相关信息资料，可极大提高工作效率。

1.2扩大人事档案的储存量

大数据技术的应用，提高了办公的无纸化与自动化水平，文件的起草与传递及审阅等环节的工作便利度提升，档案管理的信息化建设，俨然也成为了社会发展的必然趋势。利用大数据等现代手段，不仅能够增加信息储存量，同时能够真实反映原始材料。尤其是数字化扫描技术的广泛应用，可以记录文字与图形及声音等载体的信息，具备一次录入多次产出的特征，有效缩短了二次整理与检索利用的时间。

1.3丰富人事档案的服务内容

人事档案为考察人才与落实待遇及澄清问题提供了依据，是经济建设中人才开发与利用及计划制定等方面的重要手段。大数据技术提高人事档案管理的信息化水平，为各级组织人事部门提供了便利，尤其是在公务员与单位人员招考任用及考核调动等方面发挥着重要作用。将人事档案进行大数据化管理，建立人事档案管理系统，实现人事信息系统数据的搜集与登记，为单位的人事档案管理提供充足的条件，便于用人单位各项工作开展与长远发展。利用大数据技术合理规划与使用档案系统，可对业务系统的建设提供支持保障作用，从而提升信息建设中的服务意识。

2大数据视域下事业单位的人事档案管理

2.1建立系统的管理制度体系，规范工作流程

应当加强对人事档案管理制度与体系的升级优化，转变思想观念与工作模式，在提高人事档案管理水平的同时，夯实档案为人才选拔工作提供的保障基础。开展具体工作时，应调整相关制度，规范工作要求，并结合人事档案管理工作的实际特点制定管理措施，以此提供标准规范的服务。同时，注重人员职务变动的问题与人员的考核及归档，以推动后续管理工作的有序进行。完善人事档案信息化管理机制。比如，随着互联网技术的不断发展，适时完善事业单位档案数据管理系统，让信息化档案得以建设和储存，进而保证档案管理的信息化发展。此外，相关部门还应该不断优化检索系统，对相关的档案信息进行不断分类和整理，让借阅工作更加高效。

2.2提高档案检索效率

现阶段建设的事业单位档案信息已实现了信息录入的完整性，能够及时整理资料，不过当前仍存在专业知识水平低、思想观念保守等问题，导致档案检索效率较低，流程繁琐，这既受到工作人员能力低的影响，也与其工作态度消极，没有明确每个人的责任直接相关。这些都是我们亟待解决的问题。需要我们对监督管理机制进行不断加强和完善，提升员工工作积极性，同时要对每位工作人员的职责进行明确，积极组织相关培训工作，提升其专业水平和工作能力。

2.3优化档案利用途经

在大数据的环境下，事业单位人事档案的利用途径不应该仅仅局限于单位内部，还应该将其发展成为社会性的共享资源，全方面提高档案的利用价值。对此，事业单位应该针对所有的档案进行不同分类，将其分为保密性档案和可分享性档案，充分挖掘这些档案的使用价值和作用，将其与大数据相连，让档案能够服务于大众，服务于社会。此外，事业单位应该注重本部门与其他部门之间的联系，将数据进行共享，让整个事业单位的服务更加便捷、更加优质，推动便民服务。在此过程中，档案管理人员应该充分意识到，加强档案信息的分享和利用是十分有效的，所以一定要加强共享平台的建设，将其发展成为一项公共事业，实现资源的共享与升级。

2.4提升网络安全屏障的建设

对于网络安全建设模块，需要改善的首要事情是对安全保护的认识，对可能存在危险的安全漏洞进行及时调查，定期查杀可疑特洛伊木马，防止保存档案的硬件和软件受到黑客的恶意攻击，避免不必要的损失。同时，注意网络连接的稳定性和安全性，能够迅速调查网络环境的中断。文档交接时需注意文件网络的储存，避免在交接环节出现差错，在系统处于离线情况下需及时备份相关数据，防止出现数据丢失。除此之外，网络安全的特征具有偶然性以及不确定性。为了降低数据丢失风险，日常工作也需注意对纸质档案的管理，在出现网络安全问题的时候，纸质档案的核查以及校对也需派上用场。针对黑客入侵采取科学高效的技术管理措施，提高技术管理的整体效果，重点针对防火墙技术进行全方面优化，设置内外网保护屏障，避免信息泄露的问题。而且还应该加强对访问人员的权限控制，通过数字签名、数字证书、加密技术等方式，尽可能维护信息化建设安全效果。

2.5加强人才队伍建设

首先，事业单位应该充分意识到在大数据背景下，引进先进的技术人才是很有必要的。只有不断加强档案管理人才的建设，才能够保证整个档案管理工作能够有新鲜的血液，才能够进行更加高效的合作，实现档案的有效管理。其次，事业单位应该注重对档案管理人员的培训，参与各种各样的培训工作。让这些管理人员能够接受先进的工作理念，掌握先进的档案管理工作技术，全面提高档案管理人员的专业水准。只有这样，才能够让事业单位的档案管理工作得以可持续发展。最后，事业单位应该注重对在岗人员的信息技术培训，全面提高工作人员的计算机操作能力，让他们明白如何正确地使用信息技术，如何保证信息档案的安全管理。同时，事业单位还应该鼓励档案管理人员进行积极沟通和交流，能够分享自身的管理经验，这样才能够不断强化自身的专业技能和工作素养。

结束语

伴随着我国社会经济水平的飞速发展与进步，在事业单位规划其档案信息化管理时，需要对规划进程步骤进行提前实现，并将信息安全工作进行完善，选择全新的档案管理方法开展相关工作。与此同时，现阶段的事业单位改革期间，针对挑战要理智面对，并进行不断创新，将传统档案管理方式融入其中，推动事业单位档案管理不断完善和发展。

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