与时俱进强化管理 推进档案管理科学化

与时俱进强化管理 推进档案管理科学化

于忠海

湖北省地质局水文地质工程地质大队

摘要：随着互联网、信息化时代的到来，档案管理作为单位的重要资源和财富，在管理形式和手段上也发生了相应的变化。企业想要提升自身的管理水平、服务水平，保证档案的安全和合理利用，更新管理理念，与时俱进实现档案科学化管理势在必行。本文总结了目前档案管理方式的弊端以及结合互联网信息化时代，加强档案的科学化管理的一些建议。

关键词：档案管理；信息化；科学化

5G时代进一步推动了“互联网+”模式深入到各行各业，也对行业内部的既有体系产生了一定冲击。随着技术的发展，档案管理这个企业内部的长效工作也应该随着时代的发展“更新”自身体系。档案作为企业的重要资源，是一个企业沉淀下来的宝贵资源，而档案管理水平也能侧面发映出整个企业的管理水平，科学的、现代化的档案管理，不仅可以提高办事效率，更是促进企业良好发展的助推器。

一、现阶段的档案管理与问题

目前，大多数企业采用传统的、纸质档案管理方案，这样管理的好处在于，有成熟的体系，文件保管安全性较高，但随着时代的发展，这样的管理手段也开始显现弊端。这些问题主要集中在以下几点：

1.档案存档不规范，部分档案存档中出现没有目录、一卷多册的情况；

2.档案案卷不规范，标题不能真实准确反馈档案内容。甚至部分卷宗没有标题。这种情况在目前档案管理体系中十分常见；

3.卷宗内缺少目目录、页码，内容检索难度大；

4.卷宗分类不明确，且格式不统一，归类汇总困难；

5.企业对档案管理重视程度较低，仅要求不丢失泄露即可；

6.企业对档案缺少管理意识，缺少科学有效的管理，没有健全的检索、入档的流程；

7.部分企业没有专门的档案室，档案随便安置，容易出现错漏。

二、档案管理的科学发展方向与策略

1.健全完善管理制度，实现规范化、系统化档案管理

目前的传统档案管理模式明显不适合现在的现代化管理和快节奏的工作模式。在现有模式运行中，老旧的管理理念和制度上的短板不断暴露，急需建立规范的、科学的成系统的档案管理制度，完善档案管理体系。

建立档案管理制度，可以从企业实际情况出发，制定符合企业业务需求的档案管理制度，具体落实到档案管理每一个环节之中。如资料收集、整理、归档、保存、调阅、销毁等工作，保证每一个环节都有可以依照执行的切实有效的制度作为依据。

针对档案形式和格式混乱的的情况，可以做一个统一的模板，根据不同的档案类型，定制不同的模板，方便归纳整理，也能让档案更具规范化特征。

另外，作为档案管理制度要注意档案的可执行性，这样才能保证制度的推行。而且一旦制定，一定要严格执行，并且建立相应的监督和执行部门。做到全面监督，及时发现问题，赏罚分明。

2. 推进信息化档案管理，提升管理效率。

企业档案一般内容比较多，且涉及方面广泛，尤其历史比较久的企业，人工管理模式已经无法满足现阶段的管理需求，只有将档案管理和互联网信息化结合起来，才能实现管理目标。

2.1 档案内容信息化

把档案内容信息化，用数据库融合完善档案管理，让查阅者或使用者可以用检索等现代化技术手段快速找到自己所需资料。在档案信息化过程中，实现档案内容共享是一个关键。

实现档案管理信息化要注意提高管理人员的信息技术水平，养成数字化的转变。其次，对档案的管理要有科学依据，建立有体系的数据库，保证数据库一目了然，信息明确。

档案资料信息化和传统档案保存一样，分类要具有逻辑性，可以根据不同的主题分别建立数据库，同时保证数据共享，以便查阅方便，提升内部沟通效率。

2.2 硬件保证

企业档案管理信息化的前提是企业完善相关档案信息化的硬件建设。除此之外，为了保证档案管理信息化建设，在相关软件、系统上的投入也是必须的，如建立智能分类系统、资料安全防火墙系统，等等。完善的系统可以保证数据安全，也是各项功能实现的保障。

2.3完善档案管理方式

虽然数据化管理已经成为趋势，但随着科技发展不断有新的技术应用到档案管理中。企业档案管理需要紧跟时代步伐，完善更新信息化档案管理的建设，丰富档案管理的管理形式。如现在的微缩技术就是一种非常有效防止信息损坏的手段。

2.4强化互联网+下的档案管理手段

想要实现档案管理的现代化，一线执行人员的思想观念转变是至关重要的。加强对相关人员的培训，可以加入信息化进程，主动发现管理模式更新下的不足形成有效反馈，进一步推动科学化的档案管理目标的实现。

当下是科技高速发展的时期，只要档案管理人员自己形成了一种想要提升的意识，才能在实际工作中主动挖掘、关注相关热点，整合内部资源，反馈到企业内部发展中。

另外，企业档案管理并不局限在计算机终端，和内部系统，一些电子软件也能在企业档案信息化管理中起到提高工作效率、提高信息利用率、提高信息安全性的作用。

3.加强档案利用率，发挥档案价值

企业之所以对档案管理重视度不高，根本原因在于企业看不到档案的价值。档案管理的根本目标就是保存档案，进一步为挖掘档案内外价值提供强有力的支撑。为了保证实现这一终极目标，管理人员需要在工作中做好目录编排。

同时，企业要注意对档案管理人员的个人素质培养，让他们内部形成一种创新意识和责任意识，保证相关政策制度可以很好的执行，从而促进档案管理工作现代化，成为企业发展的助力。

三、总结

综上所述，不断的跟进时代发展更新内部管理体系才是一个企业保持活力和核心竞争力的根本，作为企业的重要资源，合理的、科学的档案管理方式可以提高企业内部的办事效率，才能让档案价值发挥到最大，更好的为企业服务。

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