学校物资管理的零库存构想

学校物资管理的零库存构想

刘先林

刘先林（贵州省黔西南民族职业技术学院商务系贵州兴义562400）

【摘要】学校的物资管理是后勤工作的重要内容之一，传统的物资管理方法是将需要的各种物资大批购进储藏、保管、用时发放，保障教学工作的正常运转。这种管理方法稍不注意就会因各种原因产生浪费。“零库存构想”最基本的管理思想是“只在需要的时候，按需要的量进行购买”。是减少这方面浪费的科学管理方法。

【关键词】计划经济；传统管理；需要的量；大批购进；零库存；减少浪费；三不设

Zerostockspeculationsofschoolsuppliesmanagement

LiuXian-lin

【Abstract】Thesuppliesoftheschoolmanagementisalogisticsworkofimportanceoneofthecontentses,traditionofsuppliesmanagementmethodisdemandofvarioussupplieslargequantitybuyintostore,preservation,useissue,guaranteeteachingworkofnormaloperation.Thiskindofmanagementmethodslightlyinattentionmeetingbecauseofvariousreasoncreationwaste."Zerostockspeculations"themostbasicmanagementthoughtis"atdemandoftime,thequantitywhichpressdemandcarryonpurchase".BEadecreasethisaspectwasteofsciencemanagementmethod.

【Keywords】Plannedeconomy；Traditionmanagement；Demandofquantity；Thelargequantitybuyinto；Zerostock；Decreasewaste；Threedon'testablish

学校的物资管理是后勤工作的重要内容之一，如果我们把计划经济时期为了保证教学需要，在学校设库房，将需要的各种物资大批购进储藏、保管。以便用时领取的这种管理方法称为“传统管理法”。则在实际工作中，传统管理法稍不注意就会产生浪费。有时甚至因购进物资的经济寿命或技术寿命终止，而使一大批物资失去使用价值。领导又舍不得丢弃，长期占用库房。保管人员还必须每年清点上册，妥善保管。年复一年直至新领导上任不得不着为废旧物处理不可为止。可想而知其损失是惊人的。有没有比传统管理法更科学的方法可以减少浪费呢？下面是我在工作中对减少这方面浪费的构想和做法（以下简称零库存构想）。所谓“零库存构想”是指不设库房，不设保管员、不设专职采购员（以下简称“三不设”）的管理方法。也就是只在需要的时候，按需要的量进行购买的管理方法。

1．零库存构想的背景

在计划经济年代我国的生产能力与人民生活的需求不相适应，与办学要求的物质条件更不相适应。为了保证办学物资的需要，各级学校不得不建设库房储藏所需物资。它是物资供不应求的产物。改革开放三十多年来我们的国家发生了巨大的变化，综合国力大大增强，物资的生产供给能力已经从过去的供不应求发展到了今天的供过于求（即卖方市转向买方市场），这一翻天覆地的大变化必然需要对传统的管理方法进行改革。简言之就是要求学校的物资管理工作也随之跟上。但是实际上这一工作，无论是在大学、中专、还是中学大部分都还在沿用计划经济时期的传统管理方法进行管理。在物资供应供过于求，产品换代更新周期短的当今浪费很大，进行管理上的改革，减少不必要的浪费是后勤工作的需要。更是落实科学发展观管理工作者必须考虑的问题．

2．零库存构想必备的条件“三不设管理方法”必须满足以下条件才能进行实质性的工作

2．1这里的物资是指维持教学工作正常运转，传统管理需要库存的所需物资。

2．2学校所处地理位置交通方便。采购物资便于配送。一个电话就能很快采购到位的物资。

2．3所需物资应有相对集中的供应商或生产厂家离学校不远，乐意为周边顾客服务。

2．4必须对所需物资及规格、用途进行详细名录（以避免急用的物资一时间不能满足教学需要）。并核实不会脱销。

2．5商家愿意无条件及时配送货物和进行相关服务。

3．具体做法

3．1成立临时采购小组由学校职工代表大会选举责任心强有工作能力，工作作风正派，干部群众都信认的职工组成临时采购小组；

3．2赋予工作权限学校领导通过文件形式赋予采购小组物资招标购买工作的权限和负责正式合同签定前所有的日常事务性工作，及向投标单位解答招标询问等相关事宜；

3．3编制相关文件临时采购小组可根据学校各部门工作所需物资的规格、名称、数量和特殊要求做成文件，供投标单位了解招标要求；

3．4选定报名时间向社会公布报名时间和招标内容，做好召开招标工作会的一切准备工作，安排专人负责招标咨询及解答相关事宜；

3．5在选定日期按照组织赋予的工作权限组织召开竟标会，与前来洽谈的商家或生产厂家进行商谈，确定所购全部物资每一种商品的价格、质量、和配送物资的售后服务事项，将全部招标内容形成共识，达成协议；

3．6正式签定合同正式签定合同时应特别注意合同最核心的内容是各种物品的价格和结帐方式、商家只在学校需要物资的时候，按需要的量在需要的时限内进行配送。以避免影响正常工作的开展；

3．7移交文件正式合同签定后临时采购小组的工作暂告结束，将采购工作形成的全部文件移交主管后勤工作的领导管理执行；

3．8调整价格根据发展情况和市场变化每一年或两年召开一次竟标会，以利价格和售后服务事项的调整。

3．9善后事宜正式签定合同后，学校后勤物资管理的工作主要是履行合同。过去的保管员和采购员工作自然终止，库房转为它用。领导理应妥善安置，以避免保管员、采购员对新工作的不适产生的不愉快给工作造成的麻烦，从而实现以人为本的科学管理。

4．日常管理

为了让原物资领用部门知道不设库房后物资的来源，主管后勤工作的领导可将合同内容中各种物资的详细名录，提供物资的商家或生产厂家的电话号码分发到需用物资的各个部门。并向各部门告知，需要用购物目录中的物资时，向主管领导报告所需数量和允许购买后，可直接电话采购。使用物资的部门收到商家或生产厂家配送的物资后应将收货验收单据送后勤工作主管领导备案，以利结帐工作的正常进行。至此三不设也就实现了。学校工作人员就可以随时根据工作的需要向主管领导请示后，通过电话向生产厂家或商家发出配送所需物资的信息。厂、商按需送达所需物品后，立刻将物品送达办公场所。此时我们的工作就已经把商场变成了学校的库房。从根本上改变了传统的采购、储藏、保管、领用的传统管理。

5．结语

“传统管理”和“三不设”比较，不难看出三不设的先进之处是“六减少”。具体地讲就是减少了采购人员和采购价格不同造成的嫌疑；减少了采购员利用工作之便吃回扣的机会，对防治腐败有积极的作用；减少了保管人员和保管人员的工资；减少了物资保管不善变质造成的浪费；或存放时间长所至物资经济寿命或技术寿命终止无利用价值的浪费；减少了多次付款的麻烦（根据合同条款进行转帐）；减少了建设库房所需经费。

更重要的是近年来随着教育改革的需要，很多大学进行资产重组，几所大学合并或几所中专合并升格后出现的校区分散很是普遍。过去的库房分散，保管人员增多和不同教学系对物资的要求不一样，对后勤物资的储藏、保管调配工作要求很高。用传统的管理方法不仅需要大量的人力、物力，同时还会出现一些配合不当所至的工作延误。已经不适应发展的需要。三不设的管理正是解决这一不适应的良好方法。

需要说明的是三不设管理方法经过在学校实践、总结、提高后不仅给学校产生良好的经济效益。还可以在其它工作相对单一的事业单位推广应用。其管理效果产生的效益将是不言而意勿需多言的。

弱点是第一次招标有些麻烦，部分同志不适应。此前的一些工作程序需要相应的变化。变化过程中难避免会出现一些新的困难。过去的保管员和采购员工作自然终止后，需要有新的岗位安置工作。处理不好会产生人为的思想矛盾。但这些弱点都是在改革中会出现的，只要我们不怕困难，改革一定能够走出成功之路。