关于水利科技档案科学管理的思考

关于水利科技档案科学管理的思考

陈莹

陈莹（齐齐哈尔市江东灌涝区工程管理处，黑龙江齐齐哈尔161005）

摘要：做好水利科技档案管理工作，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护水利工程勘察设计管理历史真实面貌的一项重要工作。必须以科学发展观为指导，加快推进水利水电科技档案的现代化管理进程。

关键词：水利科技；档案科学；管理

做好水利科技档案管理工作，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护水利工程勘察设计管理历史真实面貌的一项重要工作。必须以科学发展观为指导，加快推进水利水电科技档案的现代化管理进程。

1水利科技档案的意义、价值和作用

1.1水利科技档案的意义

随着我国社会主义市场经济的持续发展，水利科技档案在社会中起着重要的作用。水利工程在建设过程中、会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等，这些文档材料全面反映了水利工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。所以开发水利科技档案已成为水利工作中最关键最有活力的一个环节，是水利工作服务社会实践的直接体现，开发水利科技档案对社会发展具有重要意义。

1.2水利科技档案的价值

水利单位是第一手水利资料的记载单位，所掌握的水利资料是最原始的。水利单位在自身的建设、管理活动过程中，必然会产生和形成一些值得供后人查考和取证的各种内容和形式的材料。这些材料是其他单位难以全面掌握和了解的。因而，水利单位掌握了第一手水利资料后，并把这些资料整理保存起来，就会成为该单位最齐备、最宝贵的水利资料。

1.3水利科技档案的作用

水利科技档案具有多方面的作用。一是对水利单位日常工作起查考作用。水利单位可借助档案，在拟订计划、总结工作、水行政执法、水利工程设计等方面作查考凭据。二是在防汛抢险时期，可借助档案，详细了解历年来的水情、雨情及水利工程的状况，为领导决策提供考虑。三是在进行水利方面的学术研究时，可借助水利档案，参考前人所记载的丰富的历史资料，可更好、更快地取得研究成果。四是通过查找档案，不但能掌握准确可靠的资料，而且可以节约开支，减少不必要的支出，创造出更大的经济价值。五是水利档案不仅可以真实地记录水利工程建设的历史面貌，而且还是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的依据，更可为后人在工程使用、维护、改扩建方面提供必不可少的依据。

2档案管理中存在的主要问题

2.1普遍存在对科技档案的管理工作不够重视

水利科技档案管理工作是一项服务性、专业性很强的工作，需要给予高度重视，但个别人员存在有模糊的认识，认为档案工作是档案管理人员的事，虽然制定了相关的责任制，但大多却流于形式。同时，一些档案管理人员对工作兴趣不大，对档案业务知识了解较少，有的甚至不了解档案整理标准，对档案工作缺乏及时、有效、准确的指导，从而导致了工作的被动性和盲目性。

2.2科技档案管理的规章制度不健全、不落实

由于资金、办公条件等影响，有些单位没有健全或完善档案管理规章制度；有些单位虽然建立了相关的规章制度，但在工作中不能严格按章办事。同时，某些档案室缺乏严格的管理制度，缺乏科学的行之有效的检验工作标准，没有严格合理的考核办法和健全的规章制度做保障，工作的随意性很大，导致了部分档案不能及时存档，同时管理人员在工作中相互推诿，敷衍塞责，也影响了档案管理工作质量的进一步提高。

2.3科技档案管理人员的业务素质需进一步提高

首先是存在“重物轻人”的错误观念。对档案馆藏量、设备以及技术手段给予了足够的重视，却忽视了人的主宰作用，许多人以为档案工作就是看守文件，谁都能干，因此有的地方把文化程度不高的人、其它岗位淘汰下来的人安排在档案室工作，这在一定程度上扩大了档案室的人员编制，造成人浮于事，同时制约了工作人员的积极性和创造性，不利于把档案工作搞好。其次是档案专业人才缺乏，知识结构老化，知识层次低。档案人员一般是新参加工作的同志多，缺乏档案专业知识，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少，熟悉档案法规和制度，熟练撑握网络技术，软件制作，用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。

3加强科技档案科学管理的几点对策

3.1强化水利科技档案管理的科学化水平

收集、归档、整编、保存是档案管理的基础工作，提高科技档案管理的科学水平，要从做好这些基础工作开始。一是采用科学的“流程控制”法。利用先进的管理软件将整个水利活动统筹起来，使档案管理在设计过程之初就反映在设计文件和每一张设计图纸上。二是采用科学规范的标准。档案文件应采用耐久性强的载体材料，保证文字清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；纸质文档要根据《科技技术档案案卷构成的一般要求》整理，图纸按照《技术制图复制图的折叠方法》要求统一折叠；竣工工程图必须加盖竣工图章，设计单位、施工单位等也必须加盖其专用章再归档。三是进一步优化硬件设备。为提供先进的档案保管环境，应注重加强档案室硬件建设，配备必须的设备，延长库房存放期，防止档案过早老化，泛黄、变脆、发霉，确保档案处在最佳环境而保证档案不受损害。

3.2推动水利科技档案管理的信息化进程

当前，科技档案管理的信息化建设已经是必然趋势。一是加强网络建设。建立统一的档案管理平台和网络系统，实现档案系统内部的连接与地区网、国内网和国际互联网的连接，形成高效管理和开发利用档案信息资源的网络管理系统，达到档案管理自动化、信息传递网络化。二是加强软件开发。积极推进科技档案数据库建设和多媒体数据库建设，通过对纸质、录音、录像、照片或其他类型载体档案的数字化工作，使档案资料更加便于研究和利用，提高档案检索、内容查询功能的实用性、快捷性、多样性，实现档案信息数字化、存储海量化。三是严格制度落实。按照《电子文件归档与管理规范》和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》文件要求，全面收集、安全管理、有效利用水利档案，使档案管理向着信息化方向发展。

3.3加强水利科技档案管理的规范化落实

一是进一步完善各项制度。根据国家《档案法》、《水法》、《保密法》、水利部的《科学技术档案管理暂行规定》等有关法规为准绳，制定相关的规章制度，如《科技档案管理制度》、《科技档案借阅制度》、《科技档案保密制度》、《科技档案鉴定销毁制度》、《档案人员岗位责任制》等，对水利科技档案资料的收集、立档、管理、利用、安全保密等方面都作严格的规定，明确水利水电科技档案工作的权利和义务，并严格按照执行，使水利水电科技档案从产生和形成的那一刻起就对它的真实性、完整性、准确性、安全性负责。二是建立科技档案统计台帐。做到帐实相符，建立查阅、借档案利用效果登记表，做到查阅、借阅有登记，利用效果有记载。三是规范档案业务管理。制定切实可行的科技档案分类大纲、整编规范、保管期限，使档案业务工作井然有序。