浅议企业办公室精细化管理

浅议企业办公室精细化管理

唐谊红

（中国轻工业南宁设计工程有限公司，530031）

摘要：精细化管理是一种追求卓越的管理模式。其本质是“精细高效”。通过规范化、程序化、数据化的工作，将“人制”转变为“机制”，更好地发挥办公室在企业管理中的神经中枢、决策参考、沟通协调和服务保障作用。

关键词：企业；办公室；精细化管理

引言：

每个庞大的系统都由无数的细节组成。企业办公室是在最高管理者直接领导下，对企业内部统筹协调、管理服务，对外迎来送往，交流接待的综合性部门，在企业管理方面起着不可替代的重要作用。办公室不仅是一个协调中心，也是一个传递信息和研究政策的辅助决策和参谋机构。其工作上是否做到精细化，将会对本单位的精细化管理水平造成直接的影响。

一、精细化管理的定位

1.精细化管理的基本含义

精细化管理是每个企业经营的概念和关键所在。它的本质就是在于它是一个战略和目标的分解、细化和实现的过程。在现实世界中，如果服务企业对其服务理念进行了一些改进，那么其对用户的便利性只能提高1%。然而，在市场占有率的比例上，这个1%的细节带来的市场差异将会是成倍的体现出来。原因很简单：当用户比较两个类似服务的时候，服务之间相同的功能就会被抵消掉。1%的细节自然就是取得胜利的关键。一个用户在选择产品的时候，这看上去渺小的1%细节优势，却是决定了用户100%的购买行为。如此细微的差距往往就是能否占据市场的决定性因素。我们生活在“细节经济”这样一个时代。细节已经成为企业竞争的最重要表现。

2.精细化管理的内容

责任明确化。从上到下，从大到小，办公室的职责大致相同。每一个人的工作职责在制度设计这一方面都是非常精确的。办公室职责履行的好与坏，不但跟办公室工作人员的性格特征，个人能力，个人素养和外部环境有关，还跟上级领导的关注度和所要服务的对象也有很大的关系。办公室处于枢纽地位，各种各样的问题都是相对集中的，在处理问题的时候，也要尽可能的表现得灵活多变，防止激化内部矛盾，给公司带来不和谐的一些负面因素。

过程标准化。所谓标准化，简单的理解就是要有“规矩”，规范化管理。不能按自己的爱好或感情做事，一件事应该让谁知道，去哪个部门，发什么文件等，都必须进行严格的标准化管理，这是提高工作效率、提升工作水平的基础。

管理人性化。人性化主要是指办公室管理自身人员的问题，即以人为本，以“尊重人、关心人、爱人、欣赏人”为基本要求。也许很多人认为办公室工作神秘而神圣，很多人认为进入办公室工作后既没有“未来”也没有“金钱”，这纯粹是一项艰苦的工作。因此，如果办公室想要留住员工，就需要“尊重、关心、爱和欣赏员工”。如果条件允许，需要为办公人员搭建一个宽松的发展平台。

二、精细化管理在办公室工作中的应用

1.提高办文水平，规范公文运转和档案管理的工作

各种公文是各级机关传达政府法令的主要载体。档案是由公文转化为有价值机关的主要活动的权威记录，他们关系密切。增强办文的管理水平，就必须要提高文件公文运行效率，保证政府法令畅通，准确并且完整地对历史进行记录，使公文在不相同的阶段能够发挥出不相同的作用。同时，要勤练笔，提高文字功底，领会文件精神，正确传达和督办处理。办公室的工作人员在办完的整个过程中要特别注意以下问题：①严格遵守行文的相关规则；②规范公文的格式；③精简公文；④注意其中的保密管理工作。同时，要重视和抓好档案管理工作，以实现高标准、高质量的档案管理工作。

2.提高办会水平，优化会议活动的组织协调工作

会议是各级领导制定政策、决定重要事项、执行上级指示、检查安排工作、总结交流经验的的一种工作模式。它们是收集大家意见的行为过程，是领导集体决策的法律程序。会议事务工作是会议活动的重要组成部分，是保证会议正常进行、取得良好成果的重要保证。在组织会议的过程中，我们要认真执行三项任务：①标准化，每个会务都要制定具体实施方案，每项工作都有具体的要求，明确到具体负责人；②细致，会务工作无小事，要考虑好细节，每件事都要经过两人以上的检查，确保不出差错；③认真执行，明确责任，组织有序。具体来说，要注意会议开始之前、会议开始的时候、会议开始之后三个环节，努力建立制度化的会议程序，规范会议标准，科学组织会议事务。

3.提高办事水平，加强完成急难险重任务的能力

办事能力是每一个办公室工作人员都必须具备的一种工作能力。提高办事能力对提高办公室工作任务的完成率具有重要作用。在日常的工作中，要做到：认真负责，追求完美，办事能力强或弱。最重要的不是我们有多少技能，而是取决于做事情的态度，态度决定一切；不怕困难，有担当。做事的能力不是天生的，而是在实际工作中锻炼出来的。在应对具有挑战性工作的时候，必须树立正确的思维方式，同时要有灵活的做事方式；善于借助同事的帮助，共同完成事情。一个人的办事能力是有限的，但是一个集体的力量绝不是如此。一个和谐的集体往往有很强的克服困难的能力；及时总结，互相推敲。增强自身办事的能力是漫长的，为了加快这个过程，我们必须善于自我总结。无论成功与否，我们都要认真总结经验，吸取教训，在失败中成长。

三、如何做好精细化管理

1.加强办公室制度建设

规范的制度是办公室精细化运行的基础，首先要从整章建制入手，解决有章可循的问题。要完善制度，对照新形势新业务，修订完善办公室内部管理、业务运行等制度。要明确岗位职责，形成办公室人员岗位职责表，明确每个人的主要职责。要规范流程，对企业办公室的各项工作制定规范的流程，画出岗位流程图，指导每件事情应该如何干。

2.加强学习和培训

随着科学技术的不断发展，每个人都面临着学习的课题。不管你在哪个职位或干着什么样的工作，你都需要不断更新你的知识。如果你会的，你懂的，大家全部都会，都懂，你的价值就不会被凸显出来：相反，那么这个单位或职位将非常需要你。同时，在学习的道路上是没有任何捷径可言。要组织企业办公室的人员参加各类业务培训，提高规范化和精细化管理的意识，提升业务水平。

3.提高责任意识，忠诚单位

忠诚意味着热爱工作，热爱意味着责任。现在有的人喜欢站在旁观者的立场来评价企业，比较左右，不能踏踏实实地工作，总是认为自己的才能没有发挥出来，工作没有主动性，不具备一定的开拓精神，而且不愿反省自己，养成一种嘲笑、批评和抱怨的坏习惯。这种不忠的人可能会给单位带来巨大的伤害，如泄露商业秘密、错过或失去有利的商业机会、错误的引导上级做出错误的决定等。特别是办公室工作人员要牢记忠心、奉献、服从和信用的八个字。在其职，谋其则，只有具备高度的责任感和对单位的忠诚，才会在自己的岗位上，实现自己的人生价值。

4.精诚团结

企业办公室是一个紧密团结的集体，既有分工，又有合作。只有大家精诚协作，团结一致，共同努力，才能形成团队精神和团队力量。俗话说得好“一根筷子容易被折断，但是想要折断十双筷子又起是一件简单的事情”，这也直接说明了团队的力量是非常强大的。如果一个单位有团队精神，那么它无疑是很难击败和复制的。企业的竞争力来自于一个团结而又强大的团队。

结束语：

总之，我们要不断地在工作中寻找问题，吸取教训，使自己更聪明，把勇敢地面对问题作为成长的机会，把勇敢地解决问题作为发展的代价，最大限度地发挥自己在办公室战斗群中的作用。

参考文献

[1]郭洪斌.实现企业办公室行政管理精细化的思路与对策[J].化工管理,2018(36):7-8..