简介:
简介: 【摘要】当前计算机在各行各业得到了广泛应用,档案馆中形成大量电子档案,通过计算机来存储、记录、查询与利用,有利于发挥出电子档案的价值。但是档案馆电子档案管理中受到泄密、操作不当等因素影响,导致电子档案容易出现人为破坏、病毒感染和资料丢失等问题,不利于对电子档案的科学化与规范化管理。本文将结合档案馆电子档案的特点,提出具体可行的管理思路与策略。 【关键词】档案馆 ; 电子档案 ; 管理思路 档案馆电子档案主要记录在磁带、光盤和磁盘等载体中,通过代码形式生成,并利用计算机系统存取文件。电子档案的形式有电子书、电子邮件、电子表格和电子图片等,其优势非常明显,大大减少了档案存储空间,也为今后的查询与利用带来了便利。但是档案的电子化也有很多问题,其信息容易被篡改与窃取。对此档案馆要重视电子档案管理工作,不断转变工作方法,提升电子档案管理效率。 一、档案馆管理电子档案的特征 第一,电子档案具备独立性特征。档案馆电子档案主要通过计算机网络实现传递,存储位置并未固定下来,存储环境、利用载体经常出现变化,不过其内容与信息形态相对固定。第二,档案馆电子档案利用计算机实现存储与利用,在软硬件设施、操作系统上有着较强的依赖性。在计算机的支持下,才能完成对电子档案的制发、存储、分类和归档。第三,容易发生安全隐患。电子系统内档案主要通过计算机完成,因为互联网登录较为便捷,他人容易修改和复制电子档案,可以快速变更原电子档案,且不会出现处理痕迹,不利于电子档案的有效管理。若是原材料缺少备份,传递时计算机硬盘系统发生故障,将出现档案丢失与受到破坏等问题。 二、档案馆电子档案管理的思路与策略 (一)转变观念,增加资金投入。档案馆要对电子档案管理的重要性有充分的认识,将其纳入单位管理的重要位置。档案馆要注意人员的合理配置,安排专人负责管理电子档案,对电子档案实行标准归档,保证可以随时随地查询档案资料。为了让电子档案管理工作高效开展,档案馆还要将各项现代化设备配置齐全,如尽快购置计算机、扫描仪等,并定期增加相关软件,这需要领导重视程度,在资金上加大投入力度。此外,为了提升电子档案管理的一体化和网络化水平,档案馆也要注重开发与之配套的应用软件体系,要注意组织技术力量进行开发,或者是购买适用于本单位的电子档案管理体系。 (二)完善电子档案管理制度,提升标准化水平。档案馆在制定电子档案管理制度的过程中,要做好以下几点措施:第一,对文件管理与电子文档作出统一管理,这是由于电子文件属于电子文档的基础内容,需要在基础上做到操作的规范性,才能让电子文档更加准确与真实。第二,档案馆要在档案管理体系中纳入电子档案前期收集、整理等工作,让档案资料在收集与整理时实现规范性与统一性的提升。第三,档案馆要建立专门的电子档案检测部门,对电子档案接收之前需要严格检测,这样可以保证电子档案的原始性与真实性。此外,档案馆为了提升电子档案现代化管理水平,还需要采取标准化管理方法,应该从实际电子档案管理工作出发,明确制定相关标准,在具体工作中严格执行。这样电子档案管理才更加标准化,为后期的利用创造良好条件,能够将应有的价值与作用发挥出来,促进档案馆进一步发展。 (三)做好电子档案安全保管工作。在档案馆电子档案归档以后,应该实行有效的保管方法,提升档案资料的安全性。第一,应控制好存储载体的质量。第二,对存储载体保管条件进行改善,在档案馆的电子档案保管过程中,要注意远离有害气体和磁场环境,建立有利于磁、光介质管理的良好环境,并加强对环境温度与湿度的控制。第三,做好计算机病毒检测工作,保存电子文件的载体不能有病毒,让载体始终处于良好保护状态,加强对加密电子档案的管理。第四,档案馆要想保持电子档案信息的完整性、可读性和载体的无损伤,要注意对电子档案的安全性检查,只要信息与载体等出现损坏,就要将维护措施做到位,认真开展拷贝、修复等工作,从而避免出现安全问题。 (四)培养高素质档案管理人才。电子档案的规范化和科学化管理,离不开一批素质高、能力强的档案管理人才,对此档案馆要加大人才培养力度,为电子档案管理工作高效开展奠定良好基础。档案馆要注重对已有档案管理人员的培训,让他们尽快掌握最新的档案管理知识,能够熟练操作各种现代化设备,避免出现错误操作的行为,保证电子档案的完整性与安全性。同时档案馆也要注重引进人才,尤其是懂档案专业知识和计算机运用技术的人才,这样才能解决电子档案管理中出现的问题,发挥出计算机技术、网络技术的作用,促使档案馆电子档案管理工作效率不断提升。 三、结语 总之,随着计算机的进一步普及与应用,档案馆电子档案数量将日益增多,在便于存储与利用档案的同时,也容易出现各种风险隐患,如黑客攻击、病毒传播等。对此档案馆管理人员应该提高重视,既要提升电子档案管理水平,提升档案资料的完整性与真实性,同时也要注意做好安全工作,避免对电子档案造成破坏。档案馆要逐步增加资金投入,将现代化设备配置齐全,并培养更多素质高、能力强的人才,为电子档案管理水平的提升创造更有利的条件。 【参考文献】 [1] 张艳华 . 信息时代电子档案管理研究 [J]. 办公室业务, 2017 ( 18 ): 182. [2] 王蕾,李沐子 . 新型网络环境下档案管理模式研究 [J]. 中国管理信息化, 2015 , 18 ( 24 ): 198.
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