数字化转型背景下企业档案创新性管理路径分析

数字化转型背景下企业档案创新性管理路径分析

任桂文

天津金钟城市更新建设发展有限公司    天津市   300000

摘要：在数字化转型背景下，越来越多企业开始认识到在企业档案管理过程中有必要调整数字化转型战略，主动将数字信息技术与企业档案创新性管理相融合，以“充分发挥先行者”的优势，更好地挖掘有价值的档案数据资源，为企业战略决策部署、企业业务转型升级、企业服务创新发展提供必要的档案支持。

关键词：数字化转型；企业档案；创新性管理

引言

信息化时代的到来，使档案载体发生了革命性变化，也给传统档案管理带来了巨大挑战，迫使档案人员摒弃固化思维，改变传统工作方式。数字档案室建设不仅保障数字档案的安全有效，而且提升档案工作效率，是档案部门积极应对信息化挑战的重要策略，提高档案管理水平的重大举措，也是现代档案管理的必经之路。

1企业档案管理数字化转型的意义

2021年，中共中央、国务院出台了《“十四五”全国档案事业发展规划》，明确提出“实施档案信息化强基工程，在全国档案信息化基础性关键性领域开展专项建设，推动档案信息化固本强基迈上新台阶”，并指出，档案信息化建设是提升档案治理能力、推动档案管理现代化的关键，在建设数字中国的过程中发挥着重要作用：

一是提高工作效率和生产力。通过数字化转型，企业可以实现快速的检索和访问，减少查找文件的时间和人力成本。员工可以更快地获取所需信息，从而提高工作效率和生产力。

二是降低存储成本。电子档案可以减少物理存储空间，降低存储成本。数字化转型后的档案可以存储在云端或电子媒介上，节省物理档案的维护和管理费用，可以为企业节省大量的空间和资金。

三是优化资源利用。电子档案可以实现共享和协作，避免重复工作和资源浪费。通过有效的档案管理，企业可以更好地利用资源，提高工作效率，实现经济效益的提升。

四是增强信息的安全性。电子档案可以采用加密、权限控制等技术，这有助于减少档案丢失、损坏或被盗的风险，保护重要信息的安全。信息安全保障有助于维护企业的声誉和客户关系，避免企业的经济损失。

五是提升客户服务。电子档案可以提供更便捷的客户服务。客户可以通过在线平台访问和下载所需的档案，提高客户的满意度和忠诚度，满意的客户更有可能成为回头客，从而为企业带来更多收入。

六是促进业务增长。电子档案可以为企业提供更多的商机和业务拓展机会。通过数据分析和挖掘，企业发现潜在的市场需求和业务机会，从而制定更有效的营销策略，促进业务的增长和创新。

2数字化转型背景下企业档案创新性管理路径

2.1加强基础设施建设

基础设施如同企业的骨架，承载着数字化转型的重要任务。只有拥有坚实可靠的基础设施，企业才能在数字化浪潮中稳步前行。第一，加强网络基础设施建设是数字化转型的关键一环。网络是数字化时代的命脉，档案管理的数字化转型离不开高速、稳定的网络支持。因此，企业应投入资金和人力，升级网络设备，提高网络带宽，确保数据传输的高效和安全。以强大的网络基础设施为支撑，实现档案管理的数字化转型，最终实现信息的快速共享和高效利用。第二，加强数据存储基础设施建设是数字化转型的另一要务。随着档案管理的数字化转型，数据量呈爆炸式增长。因此，企业需要建设可靠的数据存储设施，以应对海量数据的存储和管理，这包括硬件设备的升级和扩容、建立数据备份和灾备机制等。只有确保数据的安全性和可靠性，企业才能更好地利用数字化档案，提高工作效率和决策能力。

2.2制度重塑，优化企业档案数字化管理模式

制度机制建设本身是企业档案数字化转型的重要方面。数字化转型背景下，要求企业档案制度机制也要与时俱进，同步完善，充分发挥制度的约束性作用和指导性作用。企业档案管理体制机制是否合理完备是企业档案数字化转型的重要前提条件。因此，为了满足企业档案数字化需要，企业档案管理部门要围绕现有的制度机制进行重新梳理，敢于大刀阔斧地对相关制度机制进行改革。实现档案管理制度与企业档案数字化转型相适应、相配套，结合企业档案数字化转型，完善企业档案信息技术引入制度、企业档案数字化管理平台使用制度、企业档案信息收集制度、企业档案信息分类制度、企业档案日常管理制度、企业档案利用制度、企业档案分类制度、企业档案信息传输制度等等，为企业数字化转型提供全方位的制度保障。

企业档案是企业在发展过程中与企业息息相关的各类重要信息的真实记载，是企业生存发展的重要依据。在数字化转型背景下，企业在档案管理方面既要敢于对管理流程大胆创新，也要以企业档案数字化转型作为主要导向，充分认识到企业档案数字化转型的重要性和必要性，在企业档案数字化转型过程中不能单纯地只为了转型而转型，要充分认识到信息技术对企业发展带来的全方位影响，使企业档案数字化转型与企业发展相匹配和相适应，为企业业务重构、组织重构、流程重构提供必要的档案信息支持。同时在具体实施过程中，还要在思想观念、制度机制等方面有所改善，为其档案数字化转型提供必要的人力物力财力支持，确保建立起符合档案管理实际需要的信息化平台，形成更合理的制度机制。

2.3加大档案管理复合型人才培育

档案管理人员的专业素养与企业档案管理质量和档案工作发展有着直接关系。随着信息化的不断发展，对档案管理人员的综合工作能力和素养要求更高，加大档案管理复合型人才的培育是提升档案管理质量的核心任务。一是引入专业水平和综合素质较高的全面型、专业性管理人才，加强人员配置的科学性与合理性，取消管理人员兼职，专业的事交给专业的人。只有这样，才能提高档案管理工作人员的工作效率，帮助档案管理工作更加自动化、数字化，大幅减轻工作人员负担；二是要给档案工作人员提供学习平台，定期对他们开展专业培训和思想宣讲，加强管理人员对新知识、新方法的学习，夯实他们的专业技能，增强他们的责任感，激发他们的创新力，确保企业档案管理更加科学、高效；三是建立健全档案管理人员考核机制，在现代档案管理机制的指导下，使管理队伍树立责任意识和安全意识，高效、规范、精准地完成档案管理工作。

2.4严格归档操作程序，促进文件归档质量提升

文件在线归档正式上线后，从技术上大大改善了归档程序，也提升了文件归档质量。首先，规范归档操作，在线归档代替了以前不规范的归档方式，从流程上严格把控归档行为，文书和业务文件只能选择在线归档或离线归档。其次，减少人工干预，文书电子文件归档不再需要档案联络人手动收集，从OA系统产生，经过归档、审核后直接进入档案系统，有效防止由人工收集导致的乱象发生。最后，确保归档文件的齐全完整，业务电子文件归档时，系统会对《归档清单》进行审核，只有清单所列文件抓取齐全的前提下，归档流程才会流转至档案人员，有效提高了文件归档的完整性。

结束语

综上所述，数字化转型背景下的企业档案管理工作，面临着技术革新带来的诸多挑战，只有充分认识到数字化档案管理的意义和重要性，并不断采取相应的解决方案，企业才能在转型的浪潮中抢占先机。通过合理开展信息化档案管理，不断提高档案治理效力，为企业发展提供更有力支撑，为维护企业和员工的合法权益发挥更大的效能。

参考文献

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[2]张晓晨.档案管理数字化转型的路径初探[J].档案天地,2023(4):58-61.

[3]夏红,王艺然.论现代企业档案工作数字化转型的路径设计[J].机电兵船档案,2022(5):43-45.