卫健委工会档案管理中的信息化技术应用

卫健委工会档案管理中的信息化技术应用

董美茹

扎赉特旗卫生健康委员会（扎赉特旗爱国卫生服务中心）137600

摘要：本文探讨了信息化技术在卫健委工会档案管理中的应用。文章首先介绍了档案管理的基本概念和重要性，然后分析了当前档案管理中存在的问题及其原因，最后提出了信息化技术在档案管理中的具体应用方法和未来发展趋势。本文旨在为卫健委工会档案管理提供理论指导和实践参考。

关键词：卫健委工会；档案管理；信息化技术；数字化；管理效率

一、引言

信息化技术在工会档案管理中的应用，是适应时代发展、提升管理效率和服务质量的重要途径。这一转型得到了工会十八大和党的二十大的明确支持和指导，两大会议均强调了信息化在提升档案管理现代化水平中的关键作用。随着信息技术的不断进步，传统的纸质档案管理正逐步向数字化、信息化转型，这不仅优化了档案管理流程，还增强了档案的安全性和可追溯性。卫健委工会档案管理作为工会工作的关键部分，其信息化进程对于提高工作效率、保障档案安全具有决定性作用。两大会议的决议和报告为档案管理提供了政策支持和发展方向，本文将深入探讨档案管理的基本概念、重要性以及当前面临的挑战和原因，并分析信息化技术在档案管理中的具体应用方法，同时展望未来发展趋势，为卫健委工会档案管理提供理论支持和实践指导，确保与工会十八大和党的二十大的相关条款内容保持一致。

二、档案管理的基本概念和重要性

2.1 档案管理的基本概念

档案管理作为组织记忆的载体，不仅是组织决策和管理的重要依据，也是历史研究和文化传承的宝贵资料。在信息化时代背景下，工会十八大和党的二十大均强调了信息化技术在档案管理中的关键作用，指出了档案管理的现代化对于提升组织效率和服务质量具有重要意义。档案管理的基本概念涵盖了对档案材料的收集、整理、分类、保存、检索和利用的全过程，其中包括了文字、图像、音频、视频等各种形式的记录。这些记录不仅反映了组织或个人在活动过程中产生的有保存价值的信息，也是组织决策、管理和历史研究的可靠依据。

2.2 档案管理的重要性

档案管理是组织记忆的载体，保存了组织的发展历程和重要活动的记录，为历史研究和文化传承提供了宝贵的资料。档案管理是组织决策和管理的重要依据，通过对档案材料的检索和利用，可以获取准确、全面的信息，支持科学决策和高效管理。此外，档案管理还有助于提高组织的透明度和公信力，通过规范的档案管理，确保信息的公开和透明，增强组织的信誉和社会责任感。档案管理还有助于保护组织的合法权益，通过保存和提供法律证据，维护组织的合法权益和利益。

2.3 档案管理对卫健委工会工作的影响

对于卫健委工会而言，档案管理对其工作的影响尤为显著。工会十八大和党的二十大的相关条款进一步明确了档案管理在工会工作中的核心地位，要求工会通过信息化技术的应用，提高档案管理的效率和准确性，优化档案管理流程，增强档案的安全性和可追溯性。这不仅确保了工会工作的连续性和规范性，而且通过档案材料的检索和利用，支持了工会的科学决策和高效管理。此外，档案管理还有助于提高工会工作的透明度，增强工会的信誉和社会责任感，以及通过法律证据的保存和提供，维护工会的合法权益和利益。

三、当前档案管理中存在的问题及其原因

3.1 档案管理效率低下

档案管理效率低下是当前档案管理中存在的主要问题之一。具体表现为档案的收集、整理、分类和检索等环节耗时较长，工作效率低下。造成这一问题的原因主要有以下几点：首先，传统的纸质档案管理方式依赖手工操作，流程繁琐且易出错，导致工作效率低下。其次，档案管理人员的专业素质和技能水平参差不齐，缺乏系统的培训和指导，影响了档案管理的效率。此外，档案管理的标准化和规范化程度不高，缺乏统一的管理制度和操作规范，导致档案管理工作不够科学和高效。

3.2 档案管理安全性不足

档案管理安全性不足是当前档案管理中存在的另一个主要问题。具体表现为档案材料的保存和保护措施不够完善，存在档案丢失、损坏和泄露的风险。档案存储环境不达标，温湿度控制不当，导致纸质档案易受潮、发霉和虫蛀，影响档案的保存质量。档案管理的安全防护措施不够完善，缺乏有效的防火、防盗和防泄密设施，导致档案材料存在安全隐患。此外，电子档案的安全管理不到位，缺乏数据备份和加密措施，存在数据丢失和泄露的风险。

3.3 档案管理信息化水平不高

档案管理信息化水平不高是当前档案管理中存在的另一个主要问题。具体表现为档案管理的信息化手段和技术应用不足，信息化系统建设和应用不够完善。造成这一问题的原因主要有以下几点：首先，档案管理的信息化基础设施建设滞后，缺乏先进的信息化设备和系统，导致档案管理的信息化水平不高[1]。其次，档案管理的信息化意识和能力不足，档案管理人员缺乏信息化技术的培训和应用能力，影响了信息化技术的推广和应用。此外，档案管理的信息化系统建设和应用不够完善，系统功能单一，数据共享和互通性差，影响了档案管理的信息化水平。

四、信息化技术在档案管理中的应用方法

4.1 档案数字化与电子档案管理系统

档案数字化与电子档案管理系统是信息化技术在档案管理中的基础应用。档案数字化是指将纸质档案通过扫描、拍照等方式转换为电子档案，便于存储、检索和共享。数字化档案不仅节省了物理存储空间，还提高了档案的利用效率和安全性。电子档案管理系统（EAMS）是基于计算机和网络技术的档案管理平台，通过对数字化档案的集中存储和管理，实现档案的高效管理和利用。EAMS具备档案的收集、整理、分类、检索、借阅和归还等功能，支持多用户协同操作和权限管理，确保档案的安全性和可追溯性。

4.2 档案管理的云计算与大数据应用

云计算与大数据技术在档案管理中的应用，为档案管理的高效化和智能化提供了新的可能性。云计算技术通过将档案数据存储在云端，提供高效、灵活和安全的存储和计算服务。档案管理系统可以通过云计算平台实现数据的集中存储和管理，支持远程访问和协同操作，提升档案管理的便捷性和灵活性。大数据技术通过对海量档案数据的分析和挖掘，提供数据的深度分析和智能决策支持。例如，通过大数据技术，可以对档案的利用情况进行分析，发现档案的利用规律和趋势，优化档案的管理和服务策略[2]。此外，大数据技术还可以支持档案的智能检索和推荐，提升档案的利用效率和用户体验。

4.3 档案管理的智能化与区块链技术

智能化与区块链技术在档案管理中的应用，为档案管理的安全性和可信度提供了新的保障。智能化技术通过人工智能和机器学习算法，实现档案的自动分类、智能检索和智能推荐。例如，通过自然语言处理技术，可以对档案内容进行自动分类和标签，提升档案的管理效率和检索精度[3]。区块链技术通过分布式账本和加密算法，实现档案数据的安全存储和传输，防止数据篡改和泄露。区块链技术可以为档案管理提供不可篡改的时间戳和操作记录，确保档案数据的完整性和可追溯性。例如，通过区块链技术，可以实现档案的电子签名和认证，确保档案的真实性和合法性。

五、结论

信息化技术在卫健委工会档案管理中的应用对于提升档案管理效率和质量具有重要意义。通过档案数字化、电子档案管理系统、云计算、大数据和区块链等技术的应用，可以实现档案管理的高效化、智能化和安全化，优化档案管理流程，提升档案管理的服务水平。未来，随着信息技术的不断进步和应用需求的增加，信息化技术在档案管理中的应用将迎来新的机遇和挑战。通过不断创新和优化，卫健委工会档案管理将能够实现更高效、更安全和更智能的发展，推动工会工作质量的全面提升。

参考文献：

[1].杜艳华.县级卫健系统干部人事档案管理信息化的途径探索[J].四川档案,2023,(05):36-37.

[2].刘洁.大数据时代档案管理标准化、信息化与开发利用研究[J].兰台内外,2024,(20):28-30.

[3].范晓棠,董洁,常方成.档案信息化在医院档案管理中的应用[J].兰台内外,2024,(20):25-27.