建筑企业办公室行政管理精细化思路研究

建筑企业办公室行政管理精细化思路研究

王鑫

中建六局土木工程有限公司 天津市滨海新区 300451

摘要：企业办公室行政管理工作的有效实施，可切实有效地保证企业内部有效沟通，相互配合，优化调整生产经营活动，创造较高经济效益，推动企业在竞争激烈的市场环境中良好发展。基于此，本文将从分析企业办公室行政管理现状展开，着重探讨办公室行政管理精细化的思路及做法。本文介绍了现阶段建筑企业办公室行政管理的基本原则和存在的问题，详细分析了落实精细化行政管理工作中的思路和方法。

关键词：建筑企业；办公室；行政管理

1引言

做好企业办公室行政管理工作，是确保企业正常开展经营活动的前提。与此同时，提高办公室行政管理精细化程度，能够提升行政办公效率，规范行政手段， 减少工作失误。所以，在新形势下企业办公室行政人员不仅要正确认识到行政管理的重要性，还要探究精细化管理之路，以保证办公室行政管理落实到位，助力企业经营与发展。

2企业办公室行政管理精细化当中存在的不足

2.1管理意识不够先进

在实际管理工作开展的过程中，因工作人员的管理意识不够先进，导致在实际工作开展的时候难以严格按照实际要求进行，在很大程度上影响着企业办公室行政管理精细化工作的落实，工作人员管理意识对精细化管理工作的开展有很大影响。但目前管理工作在开展的时候管理意识过于落后，致使办公室行政管理工作在落实的时候难以高质量的进行，对未来管理工作的开展有不利的影响，不利于企业更进一步发展。特别是在当前社会进步发展的过程中，对于企业的进步发展要求在不断提升，尤其是在开展办公室行政管理工作的时候，需要根据实际情况合理地开展管理工作，使管理工作的质量得到有效改善。

2.2制度流程缺陷

部分建筑企业内部管理办法不完善，在工作制度和执行流程上还存在一定的缺陷，无法有效覆盖办公室行政管理的全部工作内容，当遇到超出规定部分的工作内容时则很难高效率完成，甚至可能会出现延误、遗漏等问题，对工作落实带来了一定的影响。另外，部分建筑企业尽管制定了办公室行政管理的工作制度和管理办法，但在具体执行的过程中缺少实用的工作指导书，导致不同工作人员在实际工作过程中存在着标准不一、质量参差不齐的情况，一定程度上影响了后续的业务工作开展。

3建筑企业办公室行政管理精细化思路

3.1提高行政部门人员素质

为了让办公室行政管理工作发挥其统筹协调的作用，企业领导人需要提高对行政管理部门的重视，首先体现在人员素质能力方面。以往办公室行政管理人员大部分并不是出自管理专业，或管理经验较欠缺，因此，应对管理人员配置进行优化调整。在行政部门领导人的任命上选择具备行政管理经验，正确认识行政管理工作意义的专业人员，改善行政部门内部的工作风气，提高工作效率。行政部门内划分不同的工作小组，提高行政管理部门整体人员的素质能力。提高行政人员对新时期背景下各岗位对企业发展的重要影响与新要求的认识，以及行政人员对社会经济发展以及企业如何稳健发展的了解，提升行政人员的思想认识层次，在工作过程中不断思考如何完善行政工作的制度，不断强化沟通协调能力，保障企业内各部门之间的通力合作，为企业发展负责。人力部门需要加强对行政人员能力的考察，与行政管理部门负责人积极沟通，为行政工作人员提供培训机会，在充分明确自身工作职责、掌握自身工作内容、提升自身工作质量的同时，加强对企业各个部门业务内容的了解，从而强化与各部门的沟通协调能力；要求办公室行政管理工作人员遵守工作纪律，针对会议管理工作，应当保密的内容、讨论的具体情况以及没有经过批准传达和公布的决议等，不得以任何方式向外泄露，针对会议上存在的不同意见不可以向外扩散，避免影响企业的工作氛围；要求该部门工作人员保持良好的行为作风，具备良好的工作习惯，与其他部门沟通过程中保持良好的沟通态度，切实履行自身的职责，将良好的作风习惯、工作习惯与自己所担负的岗位职责有机结合起来，配合部门管理人员在管理好部门基本工作的同时，利用自身的工作积极性与创新能力，促进部门内部管理工作的积极向上，提升自身部门的重要性，展现部门存在的价值。

3.2明确各岗位职责

实际上，办公室的许多职位是在没有适当参考业务基础的情况下任意设立的，因此职位经常重复或空缺。最后，在处理问题和询问时，往往急需人员，或者许多人同时从事同一工作，造成人力资源的浪费和管理的混乱。同时，因为职位分工并不清楚，在发生问题后也就无法做出合理的追责，降低了办公人员的工作热情和积极性，在处理问题时往往相互推诿、拈轻怕重，也因此造成了原来很简单的问题难以完成，降低了工作效率。但因为办公室行政管理工作的特点，部门领导临时交办的事项也比较多，若没有及时对各职位做出细致的划分，将会造成工作分配的紊乱。所以，建筑企业在设定办公室职位时，要综合考量、细致划分，并严格确定各职位的具体工作范围，以逐渐提升行政管理工作的效率与品质，并突出其针对性与实效性。

3.3建立健全内控管理机制

首先，建筑企业在建立内部控制体系的同时，落实内部监督制度，加强对行政管理环节的监督与管理，保证行政管理工作的规范性，最大程度上避免出现问题和缺陷。其次，建筑企业管理人员在建立健全内控评价体系的过程中，还应该制定合理的内控评价制度，以发挥行政管理评价的作用，提高对行政管理者的要求，保障内控制度的效果。最后，建筑企业还应该制定并落实内控管理制度，为管理工作的开展提供参考依据，促进建筑企业办公室行政管理工作的规范化展开，从而保证行政管理的质量与效率符合相关要求。

3.4多举措并行，建立员工精细化管理的工作习惯

首先，应该建立有效的绩效考评和考核机制，对那些程序类以及容易被量化的工作，设计对应的量化性指标，对主观性因素较强的工作，则需要设定灵活性的考核指标。只有通过科学考核方法的设定，借助信息体系自动选取并且生成适配的指标，做到“人机高效结合”，才能让最终的考核效率更高。此外，如果有一套明确的工作标准，可以让办公室管理人员的行为因此得到规范，让他们的年终考核（年终考核和年底奖金直接关联）有参考的依据。这显然也是很好的，因为在考核制度标准的引导下，员工会为了获得更多的奖励而更认真地展开工作，也会出于对被罚钱的恐惧而尽可能地避免一些错误的行为，比如避免消极怠工等。

3.5开展办公室行政管理信息化建设

近年来，随着互联网技术的迅速发展，企业开始将这一技术与行政管理相结合，并取得一定的成效。为促进办公室行政管理迈向精细化方向，企业要积极引进先进的技术手段，对办公室各项工作进行优化，使工作人员能熟练使用技术处理工作，随时与其他部门保持沟通，提高工作效率与资源共享水平。首先，企业要打造健全的办公室信息化管理系统，设置不同模块，要求所有工作人员熟练使用这一系统，明确自身权限，确保工作高效完成。同时，企业要构建完善的数据库，随时对数据进行更新，为各项决策提供参考依据。此外，各部门要善于运用信息技术随时保持沟通，彼此配合默契，保证工作顺利完成。办公室工作人员也应积极采用计算机技术处理各种文档，要注意及时保存文档，避免文档丢失，减少对纸张的使用。同时，企业也可对重要的文件进行分类，使其得到规范化管理，满足工作人员的工作需求。

4结语

综上所述，当前诸多企业办公室行政管理状况不佳，存在管理制度不健全、管理人员思想认识不足、管理人员综合素质偏低等状况。对此，应当将目光转向精细化管理，探索适合本企业的精细化行政管理思路，贯彻落实精细化管理措施，比如强化行政人员精细化意识、构建完善的管理制度、实施细化、量化的考核标准等，以获得良好的办公室行政工作效果。

参考文献

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