烟草企业文秘工作中的信息管理与保密机制探究

烟草企业文秘工作中的信息管理与保密机制探究

彭艳敏

大理州烟草公司巍山县分公司  云南省大理州  672400

摘要：在当今信息大爆发的时代，信息已成为企业发展的重要资源和核心竞争力。对于烟草企业而言，文秘工作中的信息管理与保密机制更是非常重要的一个环节。文秘工作是否能够保持严格的工作作风，对于烟草企业的发展也存在关键的影响作用。鉴于此，本文首先从烟草企业文秘工作中的信息管理与保密机制的重要性入手，总结了烟草企业文秘工作中的信息管理措施和烟草企业文秘工作中的保密机制的建立。

关键词：烟草企业；文秘工作；信息管理与保密机制

信息管理与保密机制是烟草企业在发展当中两个不可缺少的环节，这两个环节在企业的运营中发挥着重要的作用。科学的信息管理可以使烟草企业能够结合保密协议完成对商业信息和客户信息以及第三方合作公司的承诺，而保密机制的建立可以在信息管理的基础上强化企业的核心竞争力，完善企业的管理机制，对于企业的发展有着重要的促进价值。

1烟草企业文秘工作中的信息管理与保密机制的重要性

1.1为国家增加税收，同时提升企业的核心竞争力

在烟草企业中，信息管理和保密工作至关重要，同时相关工作的落实还直接关系到烟草企业的利益。由于烟草企业中包括大量的信息以及战略资源，是烟草企业可以立于不败之地的基础。企业的机密一旦泄露，就会直接使烟草企业的切身利益受到损害。从国家层面分析，烟草是我国的一项重要的产业支柱，每年还会为国家上缴一笔丰厚的税收，因此，我们可以说烟草企业的利益直接与国家利益挂钩。假如烟草公司因文秘工作的信息管理不当以及保密工作做的不严密，那么直接意味着国家将会损失这笔丰厚的税收。因此，只有加强信息管理和保密工作，才能够切实维护好国家和企业的经济利益，使企业在国家政策的推行下，提升企业的核心竞争力。

1.2确保烟草企业各类信息的安全

信息管理与保密机制是烟草企业一项重要的工作，保守烟草企业的秘密是每一个文秘工作者的任务。虽说烟草企业是一家比较特殊的企业，但是每年烟草企业所创收的高额收益还是吸引着不少不法分子，并试图通过文秘工作人员、网络黑客等方式来盗窃烟草企业的重要数据资料。假如烟草企业的秘密泄露了，不但会影响到区域烟草经济的发展，而且还会使烟草企业在很长一段时间内难以走出资金流转不畅的困境，进而给国家造成了税收上的减少。通过信息管理与保密机制的设置，可以确保烟草企业的信息安全，使得文秘等相关人员能够严格的要求自己，做到守口如瓶，将工作与生活严格的区分开来，这样才能够保证烟草企业的可持续发展。

1.3维护烟草企业形象以及声誉

随着信息技术的迅速发展，信息管理与保密机制已经成为企业维护自身形象和利益的关键方式。信息管理与保密机制的推进可以严格的要求文秘工作人员能够确保烟草企业的商业机密、客户信息以及技术数据等敏感信息不会被泄露给未经授权的第三方公司。假如说烟草公司的商业机密被泄露了，那么相关的技术数据和信息就会泄露，从而给企业造成巨大的经济损失，严重的情况下还会使企业的声誉蒙受巨大的经济损失和财产损失。如果烟草企业能够通过信息管理与保密机制来严格的要求企业的文秘，不但可以使其严格的保守企业的商业机密和客户的信息，而且还可以使文秘能够促进企业与客户、企业与合作伙伴之间形成相互信任的关系，进而有效的维护了企业的信誉。

2烟草企业文秘工作中的信息管理措施

2.1建立完善的信息管理系统

利用现代信息技术，建立一套科学、规范的信息管理系统，实现信息的高效收集、整理、存储和传递。烟草公司的信息管理系统在建立的过程中需要从以下方面展开：第一，明确烟草企业的信息管理需求。包括有信息类型、信息来源、信息使用等；第二，选择合适烟草企业进行信息管理的系统。根据烟草企业的信息管理需求，相关管理人员要选择适合烟草企业的信息管理系统，比如：烟草企业可以选择ERP系统，即：企业资源规划系统、或者是CRM系统，即：客户关系管理系统等；第三，定制化开发。假如当前烟草企业所使用的系统无法满足现有的企业信息管理需求，就需要结合企业的实际需求来进行定制化系统的研发工作，文秘人员要与管理层进行沟通，协商相关部门建立烟草企业的个性化信息管理功能；最后，对信息管理系统进行定期评估和优化。通过对信息管理系统进行定期评估和优化，管理人员可以结合企业实际的运行效果，来进行行优化和改进。

2.2规范信息收集、整理和存储流程

制定详细的信息收集、整理和存储的流程，确保信息的准确性和完整性。

包括有：制定流程---建立审核机制--使用信息管理工具---备份信息---建立信息安全制度等，其中在制定流程时，要明确到具体环节的责任人以及相关的工作内容；在建立审核机制时，要确保信息的准确性和完整性；在使用信息管理工具时，需要考虑将电子文档管理系统、数据库管理系统等运用其中；在备份信息时，要采取定期性原则；在建立信息安全制度时，要同时确保信息的安全，防止信息泄露，可以建立网络防火墙，同时对相关人员采取具体而有效的约束制度。

2.3加强信息的分类和标注

首先，烟草公司文秘可以结合企业的政策要求制定明确的分类标准。制定一套明确的分类标准，确保企业的所有信息都能够依照统一的标准进行分类，以便于员工和领导层进行检索以及使用；其次，使用标签或者关键词。烟草企业可以安排文秘为每条信息添加标签或者关键词，这样在企业员工进行信息搜索时，就可以按照标签和关键词的指引，快速的检索到自己所需要的信息；再次，建立信息索引。将烟草企业的信息依照第一条所固定的分类标准进行索引，以便于企业的所有人员在第一时间快速的对信息进行查找和定位；最后，定期检查和更新分类和标注。通过这种方式，可以确保烟草企业信息的准确性和有效性；另外，对文秘工作人员进行定期的信息管理培训：对文秘工作人员进行信息分类和标注的专业培训，使其能够具备专业的管理意识，掌握更加专业的信息管理能力。

除了以上的措施之外，还可以定期对烟草企业的信息进行更新并加强信息安全管理。从信息更新方面分析，可以确保烟草企业的信息的实时性和有效性；从信息安全管理方面分析，可以使烟草企业采取信息加密以及访问控制等措施，来确保企业的相关信息的安全。

3烟草企业文秘工作中的保密机制的建立

首先，制定保密政策，明确文秘工作所要保密的范围，所实施的保密措施，与文秘签订保密协议，这样就可以确保文秘工作人员能够结合协议上的内容来严格遵守保密规定；其次，加强文秘的保密政策培训，提升文秘的保密意识；再次，建立文秘工作的监督机制。定期检查文秘的保密行为，假如发现了一些问题要进行及时的处理，避免问题扩大化；最后，采用信息加密技术。烟草公司要对一些秘密文件或者敏感信息进行加密处理，从而确保文件在传送中出现泄露事故；另外，烟草企业还要结合文秘的工作职责，按照职责来设置并确定访问权限，确保烟草企业的信息安全。另外，还需要定期的对相关的保密制度进行评估，并结合烟草企业的实际情况进行修改和完善，这样才能够建立出比较严格和完善的保密机制，使烟草企业能够实现高质量发展。

结束语：总而言之，烟草企业文秘工作中的信息管理与保密机制是企业顺利发展的重要保障。通过建立科学的信息管理系统和严格的保密制度，加强文秘培训，提高其保密意识，这样企业就能够实现信息安全，提升核心竞争力。

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