工程资料档案电子化信息管理技术应用

工程资料档案电子化信息管理技术应用

魏德为1  黄凯2  马扶博3  刘金忠4  展彤5  黄晔6

中建八局第三建设有限公司    江苏省南京市   210046

[摘要]：研发推广工程资料档案电子化平台，可以通过后台系统，完成多个单位之间的协同审批；集成了电子签名和电子签章技术的应用，形成的电子文件具有和纸质文件相同的法定效力；可按照规范标准，进行资料文件自动组卷归档，便于电子检索，实现纸质资料向电子化存档管理模式转化。

[关键词]：工程资料；档案电子化；自动组卷归档

1.应用背景

1.1  外部环境

随着建筑业的发展，纸质工程资料保管难和查阅不方便等问题日益凸显。为节约社会资源、提高工程质量安全管理水平，推行工程资料电子化势在必行。

1.2  工程概况

某工程项目位于北京市丰台区，该工程主要包括6栋高层住宅、地下车库等，地上主楼19～28层、建筑高度57.5～82.7m。项目竣工后预计形成隐蔽验收记录（4300余份）、检验批验收记录（5600余份）等大量相关资料。

作为工程资料档案电子化信息管理技术应用试点，针对北京市建设工程施工资料管理平台，项目针对工程资料平台进行培训，为保证上传资料的进度和准确度，协同各参建方进行工程资料平台账号的注册、认证到资料最终签字归档全过程管理。

2.优点与提升总结

通过工程资料档案电子化信息管理技术的实际应用，总结其中的优点与提升之处；

2.1  优势：

1）能够让工作效率得到显著提升[1]。借助专业电子化资料平台，工程资料编写人员通过注册账号和制作电子签名，直接在平台内填写工程数据生成最新的资料表格，发起流程送达至下一步审批人直至审批完成。整个资料签批过程可以实现无纸化流转，使之进行高效的传递，避免工程资料出现积压滞后（如图1所示）。工程资料档案的编写、签批、流转、归档变得高效、透明以及准确，更便于在第一时间内去检索查看各种资料与信息，同时借助工程资料平台进行自动分类，可以节省大量时间。

图1  工程档案电子化信息电子签名和电子签章流程示意

2）能够使管理成本得到有效降低。在传统的管理方式中主要是通过人力来对工程资料档案进行分类整理（如图2所示），但是在实施电子化的管理后，相同的管理内容在人力消耗上将会大大的减少。伴随着工程资料档案数量在不断的增多，电子化的形式在虚拟的环境下进行存储的优势更加明显，存储场地与存储设施得到有效的节省，在维护时同样会变得更加的便捷。

图2  工程档案电子化信息平台自动分类整理归档

3）能够使资料利用率得到全面的提高。工程监督和管理部门对于归档完成的工程资料档案有查阅需求时，可以借助网络信息技术在电子资料档案中将有关工程的全部信息检索出来，极大程度上避免出现纸质资料查阅的遗漏。还可以实现不同部门对相同的电子资料档案进行同时访问，极大提高了工程资料档案的利用率。相比于纸质档案，电子化的技术应用能够更好的去为政府部门与企业提供服务，真正实现了数字化资料交付（如图3所示）。

图3  工程档案电子化信息数字化交付流程

4）能够解决纸质资料文件存在查阅过程磨损和保存期限的问题。由于电子化的工程资料档案存储在资料平台服务器里，正常的读取是无接触式，不会对资料本身任何损耗。对于需要长久保存的电子文件，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。还可以定期进行复制拷贝，进一步杜绝电子资料的损失。

3.2  所需提升之处：

1）工程电子资料缺乏统一性。现阶段，我国电子签名得到了政府有关部门的认可与支持。但目前我国还没有建立统一可进行数据交换的系统，各地方数字化资料平台种类繁多，无法进行数据互联互通，共享性较差，导致大部分工程在工程资料平台的使用只停留在编写和签批阶段，只能完成一些最基本的工程资料管理工作。对于工程资料的归档，仍采取纸质化办公，致使工程资料档案电子化技术流于形式，一定程度上削弱了其权威性，降低资料编写人员使用电子化平台的积极性。
    2）工程资料档案电子化技术对使用人员有一定技术要求。使用人员需掌握基本信息技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。很多情况下，一些工程的监理方往往聘请一些具有丰富现场管理经验的技术人员，这样可以更好的对工程进行监督和把控。但同时，由于管理团队年龄偏大，习惯于传统的办公方式，培训的效果不理想，造成工程资料审核签批效率下滑甚至出现差错，进而导致资料闭环性降低。

4.总结与建议

工程资料档案电子化可大大缩减人力成本，节约大量纸张、打印墨等消耗性材料和纸质资料储存空间，实现了施工资料后期高效查阅、利用。针对工程资料平台不够人性化，缺乏灵活性的不足，可以通过扩大试点，收集用户诉求，积极推进系统优化，同时开放平台准入市场，引入竞争机制，择优推广，市场协同发力原则，加速推进平台建设。对于工程电子资料缺乏绝对的权威性，必须继续坚持政府引导，提高工程资料电子化在智慧工地评审中所占分值，激发资料电子化技术应用的自发积极性，提高社会认可度。加强工程管理人员专业和信息化培训，同时要求资料平台服务方针对特殊人群提出解决方案，齐心协力共同推动工程建设领域资料电子化工作。

参考文献：
[1] 朱冬妮.浅谈工程档案信息电子化的管理技术要点[J].新商务周刊，2020（06）：61.