教师人事档案管理的信息化建设之路

教师人事档案管理的信息化建设之路

侯玉梅

岳池县学生资助管理中心   四川省广安市  638300

摘要：随着信息化技术的不断发展和应用，教师人事档案信息化建设成为当前档案管理工作的重点。通过信息化建设，实现档案信息的高效管理、便捷查询和快速更新，提高档案管理工作的效率和准确性，更好地服务于教师的职业生涯发展。在教师人事档案信息化建设中，需采取一系列的措施，通过建立完善的档案管理制度，明确档案管理工作的职责和要求，确保档案信息的完整性和准确性。

关键词：教师；人事档案管理；信息化建设

引言：关于教师人事档案管理信息化建设工作的开展，需提高档案管理人员的专业素质和工作能力，通过加强档案管理人员的培训和管理，保证档案管理工作的规范化和专业化。再加上安全保护，避免档案信息被非法获取和使用，推进档案管理信息化技术的创新和应用，提高档案管理工作的技术水平，为教师的成长和发展提供更好地服务。

一、教师人事档案管理信息化的必要性

（一）提高档案管理效率

传统的教师人事档案管理方式通常采用纸质档案管理，此方式不仅占用了大量的存储空间，还导致管理效率低下，查询、更新和维护极为不便。而通过信息化管理，能将纸质档案转化为数字档案，方便存储和备份，同时实现快速检索、实时更新等功能，大大提高档案管理效率。

（二）便于信息共享

在传统的纸质档案管理方式下，教师人事档案信息往往只保存在本校或本地的档案馆中，无法实现信息共享。而通过信息化管理，能将教师人事档案信息数字化，通过网络实现信息共享，方便各级教育管理部门、学校以及社会公众查询和使用，提高档案的利用价值[1]。

（三）提升档案管理水平

教师人事档案管理信息化能提高档案管理的规范化和专业化水平。通过制定统一的数字化标准和规范，实现档案管理的标准化和规范化。同时，信息化管理还能加强档案的安全保护，防止档案丢失和被篡改。此外，通过数据分析等技术手段，对教师人事档案深度挖掘和利用，为学校和各级教育管理部门提供更加精准和有价值的信息。

二、教师人事档案管理信息化建设的策略

（一）配备高性能设备

在建设档案管理信息化的过程中，硬件支持必不可少。档案管理涉及大量的数据存储、检索和处理，需配备具有高性能的计算和存储设备。例如，使用高吞吐量的存储区域网络（SAN）或网络附加存储（NAS）满足数据存储和备份的需求。随着档案数据的增长和管理的深化，需要增加或升级硬件设备[2]。因此，在选择硬件设备时，应考虑其未来的扩展性，以便在必要时增加内存、硬盘或处理能力，确保所选择的硬件设备与现有的软件和系统具有良好的兼容性，并考虑设备的标准化，以便于维护和替换部件。

（二）开发专业的档案管理系统

首先，明确档案管理系统的需求和目标，包括了解用户对档案的数字化处理、存储、检索、更新和维护等方面的需求，以及与其他教育管理系统的集成需求。其次，根据实际需求，选择合适的开发工具和技术，如：使用Java、Python等编程语言进行开发，利用数据库技术（如：MySQL、Oracle等）存储和管理档案数据[3]。并根据设计，实现系统的主要功能，通过开发一个在线的档案查询模块，使用户能在线查询档案信息。最后，在开发过程中，应与其他教育管理系统进行集成和测试，确保系统之间的数据交换和共享能顺利进行，解决可能出现的兼容性问题。

某市教育局为更好地管理全市教师的档案，提高管理效率，决定开发一款专业的教师人事档案管理系统。

该系统包括多种功能，有档案录入，支持批量导入和单个档案的逐条录入，方便快捷地录入教师的人事档案信息；档案查询，支持按姓名、性别、年龄、学历等多种条件进行查询，方便快捷地查找教师的人事档案信息；档案更新，支持对已录入的教师人事档案信息进行修改和更新，保证信息的准确性和完整性；档案导出，支持将教师人事档案信息导出为Excel、PDF等多种格式，方便用户进行数据分析和处理；档案备份，支持对教师人事档案信息进行备份和恢复，保证数据的安全性和可靠性；系统管理，支持用户管理、权限管理和日志管理等功能，保证系统的安全性和稳定性。

另外，该系统采用B/S架构，使用Java语言进行开发，数据库采用MySQL，前端使用HTML、CSS和JavaScript等技术。通过该系统的上线运行，大大提高该市教育局教师人事档案的管理效率，保证信息的准确性和完整性。同时，该系统还具有较强的可扩展性和可维护性，为系统的日后升级和维护提供便利条件，并保证信息的准确性和完整性。

（三）加强数据安全防护

在推进档案管理信息化的过程中，必须强调档案信息的安全性。通过使用强大的加密算法和密钥管理机制，确保即使数据在传输或存储过程中被非法获取，也无法轻易解密，并实施严格的权限控制策略，根据用户角色和职责分配相应的访问权限，只有经过授权的人员能访问、修改或删除档案信息，防止未授权的访问和操作[4]。再建立多层级备份机制，如：本地备份、远程备份，确保数据在发生意外情况下能迅速恢复。

另外，定期测试备份数据的可恢复性，确保备份策略的有效性，采取有效的网络安全措施，如：防火墙、入侵监测系统等，防止外部攻击和恶意软件的入侵。通过定期安全漏洞扫描和修复，提高系统的防御能力，保持档案管理系统的持续更新和升级，以修复可能存在的安全漏洞，及时应用最新的安全补丁和技术，提高系统的安全性。

某市教育局近年来实施教师人事档案管理信息化项目，以提高档案管理效率和便利性。该项目采用先进的人事档案管理系统，涵盖教师的基本信息、教学经历、科研成果等多个方面。通过该系统，方便查询、更新和统计分析教师人事档案信息，为教育局的管理和决策提供可靠数据。同时，为确保数据安全，教育局采取多项措施，如：对所有数据加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性；实施访问控制和权限管理，对不同用户设定不同的访问权限，确保数据不被未经授权的人员访问；定期进行数据备份和恢复演练，确保在发生意外情况下能迅速恢复数据，为教育局的管理和决策提供有力支持，促进教师队伍的建设和发展。

（四）制定完善的信息化制度

一方面，明确制度的目标和适用范围，确保制度能覆盖档案管理的各个方面，强调制度目标与组织目标一致，并对现有的档案管理流程、规范和操作规程进行梳理，了解现有制度的优点和不足之处，有助于发现需要改进和优化的地方。

另一方面，为确保档案数据的准确性和一致性，应制定统一的数据标准，包括数据格式、数据分类、数据编码等方面的标准，确保数据在采集、存储和使用时遵循统一标准。再制定详细的档案管理流程，各环节有具体的责任人和操作要求，确保流程的规范性和高效性。提升，为确保制度的有效执行，也需定期对相关人员进行制度培训和宣传，使人员了解并掌握制度的内容和要求，提高档案管理的规范性和质量。

此外，建立监督与考核机制，定期对档案管理工作检查、评估，对于不符合制度要求的行为，及时纠正和整改。同时，将制度执行情况与员工的绩效评价相结合，提高制度的执行力。

结语：

教师人事档案管理的信息化建设不仅仅是一个技术问题，更是一个涉及教师权益、教育公平等重要问题的社会问题。因此，必须保持对档案管理工作的关注和重视，不断完善相关制度和规范，确保教师人事档案的真实、完整、安全和可追溯性。在此基础上，保证人事档案在教师队伍建设和发展中发挥真正作用，为现代化教育事业的发展起到推动作用。

参考文献：

[1]林雨.数字信息化在人事档案管理中的应用[J].档案天地,2022,(08):54-57.

[2]李好.数字化背景下的教师人事档案管理分析[J].活力,2022,(14):178-180.

[3]刘畅.“互联网+”背景下高职院校人事档案管理优化路径探究[J].产业与科技论坛,2021,20(13):281-282.

[4]苗菁.大数据背景下人事档案信息化建设问题与对策[J].办公室业务,2021,(10):109-110.