关于非公企业职工档案管理的问题研究

关于非公企业职工档案管理的问题研究

刘晓梅

广安市前锋区非公有制经济政策服务中心  

摘要：如今的非公有制企业在不断发展和壮大，企业职工规模相应的急速增加，企业职工档案管理工作方面也在不断的完善和更新。把非公企业职工档案管理好，对加强非公企业整体管理起到很大的促进作用，有效隐藏劳务纠纷隐患和法律风险，促进非公有制经济健康发展，有利于非公有制企业树立良好形象，更好的维护自身利益。

关键词：非公企业；职工档案管理；管理意识；建章立制；加强宣传；规范管理。

引言：非公企业职工档案是记录本人工作和学习经历、取得专业技能等过程中所形成的文字资料,是职工工作生活和非公企业发展过程的真实记录,也是非公经济在发展过程中的重要组成部分之一。本文根据非公企业职工档案管理的一些现状，分析了存在的问题和原因，并提出了解决问题的一些措施。

一、部分非公有制企业职工档案管理的现状
   （一）非公企业没有建立规范的职工档案信息库,不能有效的保障到企业员工的合法权益。许多非公企业没有建立健全职工档案信息库，原因很多，如经营规模小，人员少，分工不明确或企业发展壮大但重视程度不够等。部分职工的进入与离职都没有记录存档,职工技术职称和技能专长也没有形成台账,因为没有这些记录,也就没有归整成档,导致养老、医疗等应享受的待遇就有可能不能延续或者享受。
   （二）少数非公企业没有规范收集职工档案资料。大多数存在以下几个方面的原因:一是企业在招聘用职工时,没有统一规范的招聘用工登记表等资料，也没有为他们建立台账归档。二是有的非公企业虽然建立了职工档案信息,但是没有把职工的专业技能和特长等资料归档,使部分职工的个人资料遗失漏掉，档案内容不详。三是部分非公企业没有与职工签订规范有效的劳动合同或者解除和终止合同,导致有的档案中没有有效的劳动合同书或解除劳动合同证的明书。四是非公企业职工流动性很大，流进流出人员的类型也是各不相同，非公企业对职工的档案管理比较混乱,职工自身也不够重视，导致流转过程中职工档案也有遗失遗漏现象。

二、非公有制企业职工档案管理中存在的问题
   （一）非公企业投资者缺乏档案管理思想意识。在现在的经济形势下，很多经营者注重追求经济利益最大化，对于档案管理工作这样见不到效益的工作重视不够，就谈不上有制度的保证了。所以降低用工成本，尽量少用人是非公企业的普片现象。一般非公企业职工档案管理都是由企业办公室或者人事部门综合管理,这样一来的问题就是没有专门的档案管理人员，特别是专职、专业人才的人员。在现在的人才市场里很少看到企业招聘档案管理方面相关的专业人士计划，也不安排不是档案管理专业的专职档案管理工作人员，有的都是兼职。在非公企业中普遍存在人少事多的现象，经营者愿意把更多的时间、人力和财力都投入到现实的，可预知的、有明确价值的项目上来，不想把经济投入看起不能创造价值的档案管理工作中。尤其是一些小微企业，没有配备专门的人来负责档案管理工作，没有制定这方面的规章制度，档案管理比较随意，不是很严谨。非公企业的经营者对档案管理的思想意识也淡薄，对档案管理法制意识方面就更淡薄了。

   （二） 非公企业档案管理的工作人员整体专业素质与现代企业档案管理工作发展需要不相适应。因为大多数非公有制企业档案管理的工作人员都不是专职，是兼职的不很专业的工作人员，部分非公企业填写的职工档案材料很多都不够完整，有出现错漏现象，这样也给劳动保障部门在办理非公企业员工的养老、医疗、退休等手续过程中增加了一定的难度。

（三） 非公企业职工档案管理进出制度不健全。非公企业的人事管理相对没那么严谨，职工的进出没有像行政事业单位那样规范和严格的要求，有很多职工不够重视自己的个人档案，而且需要专业人员的非公企业也同样没有把调阅该职工的档案这件事，作为是否录用该职工的重要依据。而且非公企业需求高级人才时一般凭"人脉”推荐，并没有档案资料的佐证。很多专技人才都是私底下不打招呼的跳槽，事前也根本提供不了原单位的档案可以查阅，同样从本单位跳槽出去的专技人才，对方企业也是一样的“用人不要档”。除此之外，还有很多因为其他不同原因有意不提交自己档案的，也给企业职工档案管理增添了很大的难度。
   （四）档案的保管和保护条件差、意识弱，影响档案管理的保存和安全。档案管理的软件不齐，硬件设施配备也比较差,不能配套，没有专门的档案管理室，混合档案管理室也达不到安全保存的要求。档案管理工作人员不够重视,责任和意识不是很强，档案业务更不专业，这样一来，档案管理不完整、不规范等就成了常态，出现档案管理越来越不规范的现象。
三、非公有制企业职工档案管理不到位原因分析

（一） 档案行政管理部门对非公企业职工档案管理这方面的监管不是很到位。造成问题存在的一个原因之一，就是档案行政管理部门没能及时给予监督、培训、指导和强化对他们的要求。在市场经济情况下，实行非公企业自主招聘

劳动力灵活就业，这样以来管理企业职工档案的主管部门就成企业了。由于没有档案行政管理部门的监督管理，非公企业又对职工档案管理意识不强，导致出现丢失缺损现象那是必然的。档案行政管理部门也对非公企业档案管理工作缺乏一定的关注和重视问题，档案行政管理部门认为，只要管理好机关干部职工的档案就行了，也没有更多的精力去管理非公企业员工的档案。这是对非公企业员工档案管理失去监管的根本和直接原因，以至于在非公企业高速发展的现在，出现一些由于档案管理不到位引起的不必要的各种劳务纠纷。

（二） 没有建立与目前经济发展相适应的现代企业职工档案管理制度。在管理方式上没有能适应非公企业和劳动力市场共同发展的需要,非公企业职工档案管理现在还是自主分散的管理，没有更好地利用地方劳动人事管理中心，统一代管地方非公企业职工档案，也因此不能更好有效地保障企业职工的个人权益,发挥好劳动保障部门的职能,提高他们办事效率，适应当地社会经济的发展的需要。

四、非公企业职工档案管理的有效措施

加强对非公企业职工档案管理的力度，首先要从档案行政管理部门、中介机构、如劳动市场、劳务公司等以及企业自身几管齐下。从非公企业自身来说，首先需要提高思想认识关，其次是把好办事流程关，还有就是守好进出关。
    （一） 档案行政管理部门加强对地方非公企业档案管理的监督管理和指导。要多方面开展学习和培训工作，打开非公企业档案管理建设上的突破口,提高所有各级非公企业投资者和管理者的档案管理思想意识，地方档案行政部门严格按照《档案法》要求,积极指导非公企业职工的建档、归档问题，加强职工档案归整的监管。

（二）要加大宣传力度，提高思想认识。要提高非公企业老板和企业管理的中、高层对企业职工档案管理的认识高度，加强勇于承担社会责任和坚持以人为本的思想认识，把企业职工的档案管理作为整个企业管理的一部分，作为整个企业发展过程中不可缺的一部分，列到重要议事日程上。要加强对非公企业职工档案管理的宣传教育力度，提高企业员工自己的认识，完善自己的个人档案是谋求工作的需要，同时也是谋求职业长期利益的保障。要积极组织企业档案工作人员参加学习和培训，规范企业职工档案归整的过程，形成系统性、完整性和规范性的企业职工档案。这些，都需要档案行政管理部门、人才中心和人事劳动部门等机构以及社会各界人事的关心、引导和支持。

（三）要建章立制，规范管理。要把提高的思想认识转化到工作实际，通过企业的规章制度、办事流程等方式来强化。非公企业因为行业、规模、职工的结构以及经营管理者素质等的不同，各企业的要求和内部管理的差异也很大，因此，企业职工档案管理的总要求和目标要规范，根据不同企业的实际情况，针对性的建立一个比较系统和相对完善的管理制度，尤其是归档范围，档案的收集、整理、定期检查和责任等规定，以及保管、查阅、调转的基本程序等规定。通过这些办理程序和规章制度的健全使非公企业职工档案管理规范化、数字化、现代化，而不是一个用来临时应景的形象工程。
    （四）明确分工，有序进出。档案管理部门与企业员工自己的职责分工，首先要做好。在企业职工档案管理办法中规定，非公企业职工档案按照统筹、分级管理的原则统一到综治办管理，企业职工档案的建立、更新、流转由各企业人事管理部门负责，企业职工档案的保管、查阅和利用由综治办负责。企业职工要完善自己简历、培训、奖惩等所有信息，确保档案不错漏。其次是要抓好企业职工档案的收集和归整。一是要明确档案的归档范围，例如职工的考勤、薪资待遇、保险、辞职、解除劳动合同等系列的个人材料，规范建档;二是要把好进入准则，做到档随人到的原则；三是要补漏、修整及时，涉及发生变化的及时修整归档，做好查漏补缺工作，特别是对未按正常手续进入本单位的高管或者专业技术人员，要应补必补，该建必建，提高非公企业职工档案的运用价值；四是要定期规范整理，建立好台账。逐步实现非公企业职工档案信息化的管理，建立健全企业职工档案信息数据库；最后就是要搞好进出的衔接，把好调转关。对转入转出的个人档案，为了防止错漏，严格按照档案管理规章制度办理好转入转出结果的手续。虽然办理程序略显繁琐，但此举不仅有利于保障非公企业员工的档案资料完整，而且对企业员工的切身利益也起到了很好的保障作用，还有利于非公企业有效规避不必要的法律风险和劳务纠纷，促进非公有制经济健康发展。

总之，非公企业职工档案管理和行政机关事业单位职工的档案管理工作是不相同的。由于非公企业职工自身的特点，要想做好非公有制企业职工档案管理工作，不仅仅需要非公企业经营者高认识和高度重视，增加经费、人员的投入，还需要非公企业人事档案管理人员做好常规档案收集、归整和保管工作，不断学习与时俱进，加强与档案行政管理职能部门的沟通和联系和配合，随时关注本企业职工各方面的信息，记录好信息动态变化，进出的情况，只有这样才能更好的做好非公有制企业职工档案管理工作。

参考文献：

非公企业职工档案管理存在的问题和对策

王海芳; 《山西档案》; 2013

民营企业档案管理问题与对策

裔晓菁; 《合作经济与科技》; 2011

北京市非公企业档案管理现状与对策

孙燕芝; 《北京档案》; 2005