县级供电企业档案室资源建设路径探索

县级供电企业档案室资源建设路径探索

赵丽芳

云南电网有限责任公司临沧临翔供电局，云南临沧677000

摘要：在市场经济发展水平不断提高的形势下，县级供电企业的档案工作也面临着全新的形势与要求。加强档案室资源建设，是提高我国县级供电企业档案工作水平的关键。但是，在数字化技术、互联网技术以及信息化技术不断发展的今天，如何加强档案室资源建设，也成为摆在县级供电企业面前的一道难题。本文重点针对县级供电企业档案室资源建设路径进行了详细的分析，以供参考。

关键词：县级供电企业；档案室；资源建设

档案工作，是县级供电企业发展过程中最基础、最重要的一项管理工作，负责企业日常经营发展中所有活动的记录与管理。加强档案室资源建设，提高县级供电企业的档案工作水平，在促进县级供电企业进一步发展等方面发挥着极为重要的作用。但是，受到多方面因素的影响，县级供电企业档案室资源建设中存在着一系列问题。只有对这些问题进行深入浅出的分析，并采取针对性的解决措施，提高档案室资源建设水平，才能够从整体上提高县级供电企业的档案室资源建设水平。

一、县级供电企业档案室资源建设重要性

在县级供电企业的日常生产管理过程中，加强档案室资源建设的重要性主要体现在以下四方面。

（一）能够显著提高县级供电企业的管理效率

因为加强档案室资源建设，并制定出一套相对完善的档案管理体系，可以帮助县级供电企业更好的整合现有的供电资源和相关资料，并通过这些资源资料的共享与利用，为企业领导制定战略决策提供支持，为县级供电企业生产经营水平的提高打好基础[1]。另外，加强档案室资源建设，提高档案管理的规范性，也能够进一步提高县级供电企业的内部管理水平，降低县级供电企业的运营成本，为县级供电企业市场竞争力的提高提供保证。

（二）能够显著提高县级供电企业的供电服务质量

县级供电企业在日常经营管理过程中，需要对用户信息、用电量以及电压等数据进行实时监测，并根据实际情况采取针对性的管理措施提升供电服务质量。而加强档案室资源建设，则能够帮助企业获取实时、完整、准确的用户用电信息，进而为县级供电企业优化供电服务方案提供保障。

（三）可以为县级供电企业的业务拓展提供保障

近几年来，我国的电力市场的开放性越来越强，县级供电企业只有持续拓展业务领域，提高供电服务质量，才能够获得进一步发展[2]。而加强档案室资源建设，则能够帮助县级供电企业更好的了解电力市场的发展需求，明确电力业务发展方向，并抓住电力业务拓展时机。

（四）能够提高电力系统运行的稳定性与安全性

我国的电力系统运行涉及到大量的电力设备和电力线路。只有对这些电力设备和电力线路的运行状态进行实时监测，并对监测数据进行分析，才能够更好的了解电力系统的运行情况，并采取针对性的运行优化措施，提高电力系统的运行质量。而加强档案室资源建设，则能够对这些监测数据的真实性、及时性以及完整性提供保证。

二、县级供电企业档案室资源建设中的常见问题

档案室资源建设是县级供电企业档案管理工作中最重要的一项工作，在完善县级供电企业档案资源、优化县级供电企业档案室结构、促进县级供电企业稳定发展，满足广大群众用电需求等方面发挥着极为重要的作用。但是，受到多方面因素的影响，很多县级供电企业在档案室资源建设方面都存在着以下几方面的问题。

（一）对档案管理工作存在偏见

在县级供电企业当中，很多人认为档案管理是一件非常清闲的工作，不涉及业务知识，管理内容单一，管理手段也比较传统，对于档案管理人员的专业素养要求并不高。殊不知，无论是档案室资源建设，还是档案管理，都属于异常复杂、繁琐、专业的工作，需要档案管理人员具备较强的耐心、细心和责任心[3]。如果不能纠正档案管理人员的偏见，必然会对档案室资源建设工作的高效开展产生影响。

（二）档案资料收集归档不齐全

县级供电企业在档案室资源建设过程中，存在着严重的档案资料收集归档不齐全问题，一部分档案资料已经遗失，另一部分档案资料则存在着不同程度的损坏问题。档案管理人员也没有对档案资料进行重点收集。因为他们不了解县级供电企业经过一年的发展产生的档案资料总量是多少，所以很难收集全所有的档案资料。在这些档案资料中，存在着能够有效反应企业专项技术活动或者企业特色的档案资料，如果这些档案资料被遗失或者遭到销毁，那么不仅会影响档案资料收集归档的齐全性，还会对档案资源管理工作的顺利开展产生限制。

（三）档案室资料收集结构单一

某些县级供电企业中的档案室以党务文件、政务红头文件等资料为主，鲜少设计各部门专项活动的内容。还有部分县级供电企业的档案室，虽然档案资料内容比较丰富，但是却以传统的纸质档案资料为主，鲜少涉及录音磁带、照片，音像等电子档案形式。档案管理信息化水平偏低，档案管理效率也会受到一定的影响。

（四）某些活动档案收集难度大

在县级供电企业组织开展重大活动期间，并没有将档案管理人员纳入成员单位。在这种情况，某些档案管理人员不能提前介入，也就无法在重大活动开展期间，进行相关资料的收集、归档、整理、保存与利用。这些资料的收集与归档出现问题，也就无法发挥出其在指导相关业务活动开展方面的作用。另外，在县级供电企业档案之间建设活动中，发现一些档案资料分散在不同的档案室或个人手中。如果不对这些档案资料进行整理，将有可能增大档案损坏或者档案流失等问题的出现几率。

（五）档案信息化建设力度不足

在计算机等设备应用到县级供电企业中的同时，企业在日常经营管理中也出现了大量的电子档案资料[4]。但是，档案管理人员却没有任何电子档案管理经验。很多档案管理人员依然在采用传统的手工管理模式，依然以查阅案卷为主，管理效率非常低。如果不对这种传统的档案管理模式进行创新，引入信息化的档案管理模式，必然会影响这些档案资料利用价值的体现。

三、县级供电企业档案室资源建设路径

在明确了县级供电档案室资源建设工作常见问题之后，结合以往的县级供电企业档案管理工作经验，可以确定要想加强档案室资源建设，需要从以下几方面入手。

（一）加强档案室建设

档案室资源建设，尤其是档案资料征集工作的开展，是一项有着较强社会性、政策性、操作性和公关性的工作，对于档案室机构的设置、档案管理人员的专业素养等方面的要求比较高。只有从机构、人员以及制度等方面加强档案室建设，才能够为县级供电企业的档案室资源建设工作的顺利开展打好基础。例如，某一县级供电企业就在档案管理部门，设置了一名专职档案管理员和各部门兼职档案员，主要对各部门及各专业产生的资料进行实时收集归档，其最终工作内容就是档案室资源建设。

另外，在这些档案管理人员履职的过程中，不仅涉及多个专业，还需要参与企业组织开展的各种业务活动，遇到的问题和状况也比较复杂、多变。只有档案管理人员具备较高的思想政治素养、较强的专业技术能力，才能够做好档案室资源建设工作。而且，在我国档案服务范围不断扩大的形势下，一些现代化技术手段也开始渗透到档案管理工作中[5]。要想利用这些现代化技术手段提高档案管理工作水平，为档案室资源建设的顺利实施打好基础，就必须要对档案管理人员的综合素养提出更高的要求。即档案管理人员要在日常工作中主动学习与档案管理有关的政策、法律法规和业务知识，提升自身的专业素养，同时与其他部门的工作人员进行积极的沟通和交流，引导这些部门的工作人员积极配合其档案资料收集工作。为了保证档案资料收集的完整性与全面性，还需要对兼职档案管理人员网络体系进行完善，做好档案室资源建设重要性的宣传工作，强化各部门档案管理人员的档案意识。

（二）加强档案管理制度的完善

县级供电企业在档案室资源建设方面，还需要对档案管理制度进行完善。首先，对档案管理网络进行完善。例如，在档案管理人员出现变动时，要在第一时间优化档案工作领导小组，充实档案管理专职人员和兼职人员。然后，对档案管理专职人员和兼职人员的工作职责进行明确，与其签订档案管理目标责任书，将档案管理工作纳入电力资源年度工作目标考核体系当中，并在奖惩机制的支持下，在企业内部构建一个良好的档案管理氛围[6]。其次，结合电力资源档案管理机制，对档案管理人员的岗位职责进行明确，对立卷归档制度、资料查阅制度、资料保密制度和档案检定销毁制度等进行完善，然后再将这些制度装订成册，作为档案管理人员的行为准则。借助各种形式，加强档案室与企业内部其他部门的沟通与互动，保证档案资料收集归档的及时性，减少档案遗失、档案残缺等问题的出现。最后，对档案资源的分散管理体制进行改革，设立综合档案室，将县级供电企业的所有档案资料集中在一起，进行统一管理。同时，增设陈列室、荣誉室，专门负责荣誉实物档案的保管与收藏。

（三）加大档案资源的接收与征集力度

县级供电企业要想加强档案室资源建设，还需要对档案资源的接收与征集工作开展予以高度的重视，通过各种档案资源在档案室的汇聚，打造一个档案资源优化配置、档案内容共享共用的格局，为县级供电企业的进一步发展储备更多的档案资源。

在我国法律法规体系下，档案资源的接收与征集，都是档案室资源建设中最基础的工作内容。其中，档案资源的接收，指的是按照相关规定和要求，对属于本档案室接收范围内的档案资料尽心交接与验收[7]。而档案资源的征集，则是指按照相关规定和要求，将属于本档案室接收范围内，却散存于他处的档案资料收集进室。做好档案室资料的接收与征集，可以进一步提高档案室资料结构的完整性，为档案室资源建设工作质量的提高打好基础。

目前，某些县级供电企业在档案室资源建设工作中，并没有对档案资料的接收与征集工作开展予以高度的重视。为了解决这一问题，不仅要对档案资料的接收与征集工作予以高度的重视，制定相关方案，还要实现档案资料接收与征集工作的同步进行，确保所有与电力企业有关的有利用价值的档案资源都能够汇聚到档案室。

（四）对档案资料接收思路进行拓展

目前，很多县级供电企业的档案室资料都存在着档案门类单一、档案资料载体形式单一、各种档案资料比例失调等问题，例如文书档案、纸质档案和党政档案过多，科技档案、专业档案、电子档案、（专业）经济业务档案过少等[8]。分析造成县级供电企业档案室资料这一现象的原因，主要与县级供电企业对于档案室资源建设的思想认识不全面、不准确有关。例如，很多县级供电企业在档案管理方面，依然在沿用传统的工作思维，只对文字材料进行收集和归档，并没有对企业业务活动中形成的照片、视频等资料进行收集与整理。即便部分企业领导也收存了一些招聘或视频资料，但是却没有将其与文字材料一起，移交至档案室。这就是县级供电企业文字材料多、照片和视频等电子材料少的主要原因。

为了增强档案资料的收集力度，需要结合档案资料的使用需求，对档案资料的收集范围进行调整，除了传统的文书档案、纸质档案和党政档案之外，适当的加大科技档案、专业档案、电子档案、经济业务档案等方面资料的收集力度，以此来丰富档案室内的现有资料内容。另外，在县级供电企业组织开展各种重大活动的时候，也要注重各种文字资料和电子资料的收集。档案管理人员可以积极参与到这些活动当中，亲自收集各种资料内容，并构建专门的电子档案资料库，通过照片、视频等形式档案资料的收集，为县级供电企业后期经济、文化活动的组织与开展打好基础。

（五）加强地方性资料的纳入

一个地区或者城市在长期发展过程中逐步形成的、当地所独有的特点，就是地方特色。我国是一个地域辽阔、人口数量非常多的国家。不同的地区有着不同的地理环境、风俗习惯和文化背景。这些地方特色，使得当地的供电企业也拥有了独特的发展模式，并在日常发展过程中形成了极具地方特色的档案资料。将这些极具地方特色的档案资料纳入档案室中，让档案室资源建设富有地方特色，具有十分重要的意义。

结合以往的档案资料征集经验，发现经过反复多次的档案资料征集之后，现在留存在个人受众的历史档案资料很少，很多历史档案资料都形成与某些单位或个人编辑出版的书籍、史志、年鉴统计资料等[9]。这些资料大都是某些工作人员在参考大量档案资料和文字材料的基础上形成的二次文献或三次文献。这些资料比原始的档案资料更加系统、集中、精炼，更能够反映出县级供电企业的历史发展情况或者当地的电力发展情况。所以，档案管理人员可以将这部分档案资料纳入档案室的资料收集范围。

（六）加强电子档案资源的建设

在数字化技术的普及下，我国各行各业的档案管理工作也开始进行数字化转型。尤其是电子档案资料的产生，通过文、表、图、影、像等形式，将县级供电企业的发展历史展现出来。这些电子档案也应当成为县级供电企业档案室资源建设的重点。

另外，在县级供电企业办公自动化环境下，也开始在网络平台上，围绕“电力建设”“电力调度”“电力营销”等主题开展交流活动和义务活动。这种无纸化办公模式的实施，虽然极大的提高了县级供电企业的经营管理效率，但是也产生了大量的电子文件。县级供电企业要想对这些电子文件进行妥善的管理，就必须要加强电子档案数据库建设，通过电子档案的产生、积累、归档、保管与利用等环节，提高电子档案的管理效率[10]。首先，加强县级供电企业日常经营管理中各类纸质材料的扫描，在完成相关管理工作任务的同时，生成电子影像档案，形成纸质档案和电子档案。其次，加强无纸化办公环境中形成档案资料的审核、收集与归档，借助现代化管理工具，提高档案室资源的管理效率。

四、结语

综上所述，站在县级供电企业角度考虑，加强档案室资源建设具有十分重要的意义。结合现阶段县级供电企业档案室资源建设现状，要想从整体上提高档案室资源建设质量，为县级供电企业的进一步发展提供保障，不仅要加强档案室建设，完善档案管理制度，做好档案资源的接收与征集，还要加强地方性治疗的纳入，加强档案的数字化建设和信息化建设。

参考文献：

[1] 杨安芳,段丽风. 县级供电企业档案室资源建设之我见[C]. //第七次华北地区档案学会学术讨论会论文集. 2012:14-15.

[2] 石永霞. 浅谈县级供电企业档案信息化[J]. 供电企业管理,2009, (3):40-41.

[3] 刘彦清. 档案室资源建设之我见[C]. //第七次华北地区档案学会学术讨论会论文集. 2012:86-87.

[4] 杨娜,牛颖. 国有大型企业集团自主完成纸质档案数字化转换工作的实践探索[J]. 办公自动化,2023,28(9):49-51.

[5] 史健. 数字化转型背景下企业档案信息资源共享服务保障体系建设研究[J]. 兰台内外,2023(33):5-7.

[6] 王巍. 企业档案鉴定的程序和方法与档案资源开发利用[J]. 现代企业,2023(10):42-44.

[7] 刘开蒙. 企业数字档案室建设问题与对策分析[J]. 北京档案,2021(7):28-30.

[8] 陈功娥. 以知识管理为导向的企业数字档案室建设研究[J]. 兰台内外,2022(33):34-36.

[9] 胡志富. 档案信息化建设实践与思考[J]. 兰台世界,2012(z2):73.

[10] 曾慧梅. 企业档案是企业发展的助推器[J]. 兰台世界,2010(z2):74.