建筑工程竣工验收阶段常见问题及资料处理对策

建筑工程竣工验收阶段常见问题及资料处理对策

起建叶

云南杨枫建设工程有限公司  650051

摘要：本文旨在探讨建筑项目竣工验收阶段遇到的常见文件难题，并提出克服这些障碍的战略措施。通过分析文件不完整、归档混乱、缺失文件总结不足等具体问题，本文分析了高效的文件管理对建筑项目成功移交的重要性，提出了改进文件管理的详细策略，包括实施全面的文件核对表、通过数字文件管理系统实现归档流程标准化，以及通过云端项目管理平台加强文件汇编。本文认为，对文件管理的细致关注不仅能简化项目移交流程，还能显著降低风险并改善项目的整体成果。

关键词：建筑工程；竣工验收；资料处理

建筑项目的竣工验收是建筑工程领域的一个关键阶段，是建筑物或构筑物正式交付使用前的重要检查点，包括按照预定的标准和要求对建筑工程进行严格的检查和验证，以确保项目符合安全、质量和性能标准。它包括对建筑完整性、结构稳定性、机械、电气和管道系统的全面审查，以及对当地建筑规范和法规的遵守情况。竣工验收阶段不仅要保证建筑的安全性和功能性，满足预期用户的需求，还要履行建筑公司与客户之间的合同义务。通过这一缜密的过程，相关人员可以确信建筑项目得到了精确执行，满足了所有规范，从而保障了使用者的福祉。

一、建筑工程竣工验收阶段的概述

建筑工程中的竣工验收阶段是一个决定性的里程碑，标志着项目从施工阶段过渡到可入住或使用阶段，这一阶段需要进行全面评估，以确认项目的各个方面都达到了项目文件中规定的建筑、结构和运行标准，并符合相关的标准，这一过程非常全面，包括对建筑结构完整性、安全系统、无障碍设施和公用设施安装的检查，以及环境和能效评估[1]。它不仅要确保建筑的物理完整性，还要验证项目是否符合法律、安全和功能要求，从而保护开发商和未来住户的利益。成功竣工和验收标志着项目被认为是安全的、功能齐全的，可以用于预期用途，有利于施工团队向业主或运营商顺利移交项目。

二、建筑工程竣工验收阶段资料处理常见问题

（一）资料不齐全

建筑项目在竣工验收阶段遇到的一个常见问题是文件不全。由于全面的记录对于验证工程是否符合所有合同、法规和质量标准至关重要，因此文件不全可能会严重延误项目的移交进程。不完整的文件可能包括缺少批准书、检验报告或材料和工艺证书，而这些对于证明符合建筑规范、安全法规和环境标准至关重要，这些缺失不仅会妨碍证明项目符合规定要求的能力，还会使相关人员面临潜在的法律责任、经济损失和声誉损害。缺乏完整的记录会导致承包商、客户和监管机构之间产生纠纷，使入住认证工作复杂化，并有可能延误项目的最终审批，这一挑战凸显了在整个施工过程中一丝不苟地保存记录以确保竣工验收阶段顺利过渡的重要性。

（二）资料归档混乱

在建筑项目竣工验收的文件阶段，一个普遍存在的问题是文件归档混乱，这种无序会严重阻碍验证和确认过程，而验证和确认过程对于证明项目是否符合规定的要求和标准至关重要。如果合同、设计图、检验报告和合规证书等文件没有系统归档，检索重要信息就会变得费时费力，而且容易出错，这种混乱的文件管理方式不仅会延误项目的验收阶段，还会增加忽略关键合规问题的风险，从而可能导致法律纠纷和经济处罚[2]。此外，杂乱无章的文件阻碍了项目利益相关者（包括承包商、建筑师、工程师和监管机构）之间的有效沟通和协调，使任何差异的解决和整个项目移交过程变得更加复杂。

（三）资料缺失汇总

建筑项目在竣工验收阶段出现的一个重要问题是缺乏对缺失文件的全面总结，这一问题源于在整个建筑生命周期内对项目文件的跟踪和管理不足。由于缺乏一个集中的系统来跟踪不完整或缺失的文件，如最终检验报告、保修证书或环境标准合规性等，导致项目移交所需的文件收集过程分散且效率低下。由于工作人员急于确定、汇编和提交必要文件以履行监管和合同义务，这种文件监督方面的漏洞会导致项目验收阶段出现严重延误。效率低下不仅会延长时间，还会增加不符合法律和安全标准的风险，可能导致财务责任并破坏项目的完整性，这一挑战突出表明，项目团队之间亟需进行细致的文件管理和协调，以确保顺利、及时地过渡到项目竣工和验收。

三、建筑工程竣工验收阶段资料处理对策

（一）完善资料清单

在建筑项目的竣工验收阶段，建筑方可以实施一个全面、动态的文件清单系统，该系统应在项目开始时建立，并在整个生命周期内进行细致更新，以涵盖所有必要文件，如设计图、许可证、检验报告、材料测试结果和合规认证，包括承包商、工程师、建筑师和监管机构在内的所有项目相关者都应可以访问核对表，以便实时更新和跟踪文件提交状态。通过将文件收集、提交和验证的责任明确分配给特定的团队成员，该系统可确保问责制并促进文书工作的高效管理。此外，建筑方可以将核对表与数字项目管理工具集成，可以自动提醒和警告待提交的文件，以此大大降低因文件缺失或不完整而造成延误的可能性，这种方法不仅简化了验收阶段，还提高了建筑项目的整体透明度和合规性，使移交过程更加顺利，并将法律和财务影响的风险降至最低。

（二）规范归档流程

为了解决建设项目竣工验收阶段文件杂乱无章问题，建筑方可以通过建立数字文件管理系统（DMS）实现归档流程的标准化，该系统的设计目的是将所有与项目相关的文件，包括合同、设计文件、许可证、检验报告和合格证书等，分类、存储和管理到一个集中、安全的数字存储库中。文件管理系统应具备方便用户的搜索功能，可通过关键字、日期、文件类型或其他相关标准快速检索文件。施工方可以实施严格的访问控制和审计跟踪，以此确保文件处理的安全性和可追溯性，降低错放或未经授权更改的风险。通过采用这种数字文件管理方法，建筑项目可以显著提高效率，降低文件出错的风险，简化竣工验收阶段，最终实现更有序、更及时的项目收尾。

（三）加强资料汇总

在建筑项目竣工验收阶段，建筑方可以整合一个基于云的项目管理平台，方便所有人员实时共享、更新和协作文件，该平台应具备按类别和阶段系统整理文件的功能，确保从最初设计到最终合规证书的每一份文件都有据可查，且易于获取。通过在平台内设置自动工作流程和通知，平台可以提醒利益相关者待处理的任务、文件提交或审查，从而最大限度地减少延误，确保及时完成每项文件要求。平台还应提供版本控制功能，以跟踪文档的更改和更新，提供清晰的修改和审批审计线索。关于如何有效使用平台的定期培训课程和明确指南，可以进一步确保所有项目参与者了解自己在文档管理中的角色和责任，这种积极主动的文件汇总和协作方法不仅能简化验收流程，还能大大降低文件缺失或不完整的风险，促进更顺利、更快速地过渡到项目移交。

四、结语

总之，建筑项目的顺利完工和验收取决于细致入微的文件管理，其中包括实施全面的核对清单、标准化归档流程，以及通过先进的数字解决方案加强文件汇编。通过采取这些战略措施，建筑业利益相关者可以确保项目移交流程简化、高效、合规，这些做法不仅有助于及时完成项目，还能大大降低与文件错误相关的风险，最终提高各方的满意度。

参考文献：

[1] 林红梅.竣工环保验收在建筑工程中的应用及存在问题分析[J].中国科技期刊数据库 工业A, 2023(4):4.

[2] 陈文刚.浅析房屋建筑工程竣工验收问题及管理策略[J].房地产世界, 2022(23):119-121.