健康教育档案收集整理与利用探讨

健康教育档案收集整理与利用探讨

李杨 

长春市健康教育中心    吉林省 长春市 130000

摘要：本文旨在探讨健康教育档案的收集、整理与利用的重要性和方法。健康教育档案是个人健康管理的重要组成部分，对于提高公众健康意识，预防疾病，促进健康生活方式的形成具有重要作用。通过对健康教育档案的有效管理和利用，可以更好地服务于个体和社区的健康需求。

关键字：健康教育；档案；收集；整理；利用

引言

健康，是人人追求的目标，是人类最宝贵的财富，特别是随着经济发展和社会进步，健康的概念更为宽泛，它已涉及到人口、经济、社会稳定与发展等诸多方面。而健康信息又是维持和促进健康的重要资源，为把这一资源尽快而有效地输送给广大人民群众，使每个人都能掌握健康的主动权“人人享有卫生保健”，使整个社会营造有利于健康的环境，就必须抓紧抓死并不断改进健康教育工作，使其走向科学化、规范化、制度化的道路。为达此目的，对健康教育档案资料进行规范化管理和利用，以便及时总结经验教训，以利再战，就显得尤为重要。

1健康教育档案的内涵

所谓健康教育是指通过信息传播和行为干预，帮助个人和群体掌握卫生保健知识，树立健康观念，合理利用资源，自愿采纳有利于健康行为和生活方式的教育活动与过程。而健康教育档案是指在开展健康教育工作和活动中形成的，对有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它记载、展示了健康教育的全貌，对今后更好地开展健康教育工作具有指导与借鉴作用。

2 健康教育档案的收集形式、制度

2.1健康教育档案的收集形式

（1）日常收集和定期收集相结合：健康教育档案是医疗卫生领域的重要资源，因此在日常生活中就要注重档案的收集工作。不能在需要时才临时进行档案收集，这样容易导致档案信息缺失，影响档案的完整性。日常收集可以包括卫生机构的健康教育会议、健康教育活动等；定期收集可以包括卫生宣传日、每月的黑板报宣传、卫生中心每月的病人健康指导等。

（2）文字资料、音像视频等的整理和归类：在开展健康教育过程中产生的文字资料、音像视频等应妥善保存，并进行相应的整理和归类工作，以便于后续的档案管理和使用[1]。

2.2 健康教育档案收集制度

为了确保健康教育档案的收集和整理，我们必须在收集制度上制定相关规定。我们不仅要进行形式上的收集，还要注重制度管理，以保持档案资料的完整性。通过管理制度来确保健康教育档案、各科室健康教育的工作会议记录、卫生机构的健康教育计划以及教育总结文件、专家的健康教育座谈会和宣讲记录以及卫生机构发布的科普文章等都被记录下来。此外，还需要记录和归档在教育过程中拍摄的视频、照片以及与健康咨询相关的问题。明确的规定将帮助和指导各单位收集健康教育资料，使健康教育信息资料的收集更加简单易行，并为信息的开发利用提供了便利条件。

3健康教育文件材料的整理

健康教育档案的整理归档应按照不同类型的文件进行分类。纸质文件需要按照预防医学科技档案管理要求进行分类、划分保管期限、立卷、编制目录和装订等。电子文件则需要按照电子档案整理办法进行分类和编目，并进行拷盘备份[2]。声像和实物档案则需要分别按照照片、录像带、影碟和实物进行分类编号、编目和归档。声像档案，也称为音像档案或视听档案，是以音响、形象等方式记录知识信息的特殊载体形式的档案，包括照片、影片、唱片和录音录像档案等。它具有真实记录性、典型性、视听形象性、艺术美感性和交流通用性的特点，在健康教育工作活动中发挥着重要作用。在归档声像档案时，每个盒子内都应包含登记表（可以是目录式或卡片式），并注明摄影或摄像者、时间、地点、人物、事由、背景、节目时间和盘数等简短说明。对于照片档案，需要注意不同活动的照片不能混淆，要进行分类组卷。此外，声像档案的保护要求较高，包括适宜的温湿度（温度为21°C±31°C，湿度为40-60%）、存放在防磁柜中、保持清洁以防灰尘的危害、定期检查以及清洗多次使用和污损的录影带和录像带等。电脑制作的课件需要注明课题名称、讲解人、时间、地点和内容摘要等信息，并进行拷盘备份保存。健康教育档案的保管期限可分为永久、长期和短期等。

3. 健康教育档案的利用

健康教育档案的利用不仅有助于推动社会医疗事业的发展和建设，还能增强人们的健康生活观念，促进形成健康的生活方式。因此，建立健康教育档案是确保人们健康的又一保障。在利用健康教育档案时，应注意以下几点：

3.1 建立健康教育信息网站

结合现代信息技术的优势，针对社会的具体需求，我们可以建立一个专门的健康教育信息网络平台。通过网络，我们可以加强人民对健康教育的普及知识，总结预防疾病的措施。此外，在网络平台上设立问题专栏，为人民提供健康咨询，推动健康教育的建设[3]。

3.2 加强健康教育宣传

随着人们生活水平的提高，人们对健康的关注度和重视程度也在不断加强。卫生机构应当抓住这一机会，积极开展健康教育的普及宣传，使生动的健康知识逐步融入人们的日常生活。将健康教育档案的信息面向社会，让信息资料活跃起来，发挥档案的生命力，为社会和人民提供健康指导。

4健康教育档案的管理程序及质量控制

4.1 聚材

广泛收集各部门的健康教育材料，要求数量丰富。通过鉴别和比较筛选出高质量的文件。

4.2 审定

对文件的准确性、完整性、一致性、价值性和机密程度进行鉴定。具体做法是审查和对比搜集来的材料，选择质量更高且具有承前启后意义的文件作为入卷资料。

4.3 立卷

也叫归档，即在收集和审定材料的基础上，按预立卷条目将材料分类编成案卷，以备日后使用和查考。主要程序和做法是对审定的材料进行分类、编排页数序码、登记卷内目录、写出案卷标题、装订、填写卷皮、登记案卷目录和输入计算机等。在此过程中还需注意以下几点：

（1）入档材料的载体和字迹必须规范。纸质载体规格一律为16K型；归档文件材料为A4型；字迹为耐久或较耐久的碳素、蓝黑墨水或黑色复印粉，不可使用容易变质的彩色笔或铜笔等。

（2）归档文件可采用年度-机构（问题）-保管期限或保管期限-年度-机构（问题）等方式进行分类。归档文件应按照事由、时间和重要程度在最低一级类目内排列，会议文件和统计报表等可集中排列。

（3）归档文件应以“件”为单位进行装订。根据文件的价值程度，可分为永久和定期两种。永久部分可采用左侧装订，先用档案专用装订线以三点一线的方式装订左下侧，然后装订右侧；定期保存的文件可保持原装订形式，散页可用订书器装订。

（4）归档文件编排件号的方法是在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始逐件编号，并在文件首页上端偏右侧加盖归档印章和填写相关内容。

（5）编制归档文件目录和封面，并输入计算机，创建检索目录，以便查找。

（6）未能入档的材料需经有关人员严格审查登记后，在监督下销毁，严防丢失泄密或错销。

5.结论

健康教育档案的收集、整理与利用对于提高公众健康水平，促进健康管理具有重要作用。未来，随着大数据、人工智能等技术的发展，健康教育档案的手机管理和利用将更加智能化、精细化，为个体和社区健康管理提供更多可能性。

参考文献：

[1]李晓涛.职工健康教育档案管理浅析[J].内蒙古科技与 经济,2017(22):50+63.

[2]章伟芳,赵叶芳区级医院健康教育档案的规范化管理与 应用[J].中医药管理杂志,2017(18):158-159.

[3]刘学飞,丁瑞英.解析健康教育中档案收集整理与利用 [J].世界最新医学信息文摘,2017(36):168-169.