浅析档案统计在档案管理中的作用

浅析档案统计在档案管理中的作用

白海英1 闫志彤2

太仆寺旗人力资源服务中心 太仆寺旗园区综合服务中心 内蒙古锡林郭勒盟027000

摘要：随着社会的发展和进步，使得不同类型单位规模不断扩大，随之而来的则是档案内容的不断丰富。省体育训练中心档案规模不断扩大，促使档案管理质量和效率的提升。在科学技术的不断发展完善下，档案管理信息化逐渐发展，虽然为档案管理提供了新的方法，但同时也加大了档案管理的难度，而做好档案统计工作，能够有效化繁为简，使相关人员直观了解档案情况，进而提高档案管理的整体水平，发挥档案统计工作的作用。

关键词：档案统计；档案管理；作用

引言

档案统计工作的开展，能够统计整个单位档案数量、种类等多方面，获取相关档案数据并对其科学分析，以整理和归纳等方式，直观呈现出档案总体情况，发现档案相关工作规律，进而提高档案管理的质量和效率。

1档案统计在档案管理中的作用

(1)提升档案管理认知。思想认识影响行为动作，在档案管理工作中，档案统计工作影响着工作人员的整体认知，要想提高其对档案管理的认识，使其意识到档案统计的重要性至关重要。相关法律法规明确指出，档案是文字、图表等相关历史信息的重要记录，于国家建设和社会发展均具有重要价值。所以，只有充分意识到档案的重要性，充分利用档案数据信息，优化档案统计，才能使其持续发挥历史价值，发挥其保存管理的意义。全面反映档案情况。档案统计能够辅助档案管理工作，(2)全面反映档案各方面情况。包括档案种类、数量、实时更新变动情况等。通过科学的档案统计，可以更好地了解档案当前的管理情况，并分析其中存在的问题等，代替以往仅依靠客观印象或个人经验，分析评估档案的各种情况，保证对档案开展科学、有效的规划管理，使得档案管理工作在更具科学依据的条件下高质量开展。(3)优化档案管理流程。档案统计能够有效帮助工作人员在档案管理过程中及时发现问题和隐患，找出管理漏洞，并以此为依据，多次利用档案等。通过档案统计，既能够找到档案安全风险或重复存储等不良问题，又能够及时找到高价值的档案材料，优化档案流转管理，促进档案资源的交流共享，不断以此为基础，优化档案管理流程，使得档案管理质量和效率不断提高。

2档案统计在档案管理中的作用的注意问题

(1)档案统计数据的准确性和完整性：档案统计数据的准确性和完整性是档案管理工作的基础。在统计过程中，如何确保数据的准确性和完整性是首要问题。这需要档案管理人员在统计过程中严谨认真，确保每一份档案都能被准确地记录和归类。同时，对于档案的缺失或损毁，要及时进行补充和修复，以确保档案数据的完整性。(2)档案统计方法的合理性与适用性：随着科技的进步和社会的发展，档案统计方法也在不断更新。如何选择合理且适用的统计方法是提高档案管理效率的关键。档案管理人员需要根据档案的性质、内容和需求，选择合适的统计方法，如电子化档案统计、数据库管理、大数据分析等，以提高档案管理的现代化水平。(3)档案统计成果的共享与利用：档案统计成果的共享和利用是档案管理工作的重要目标。通过档案统计，我们可以了解档案的形成、管理、利用情况，从而为档案的合理利用提供依据。因此，如何实现档案统计成果的共享和利用，提高档案利用效率，是档案管理面临的一个重要问题。这需要建立完善的信息共享平台，实现档案统计数据的在线查询、下载和打印等功能，方便用户查阅和利用。(4)档案统计与档案管理的协同：档案统计是档案管理的重要组成部分，二者之间存在密切的联系。如何实现档案统计与档案管理的协同发展，提高档案管理工作的整体水平，是档案管理需要关注的问题。这要求档案管理人员在实际工作中，将档案统计与档案管理相结合，确保统计数据的实时更新和有效利用，以提高档案管理工作的科学性和规范化水平。

3档案统计在档案管理中的优化策略

3.1制定合理的档案统计计划

(1)明确统计目标：在进行档案统计前，需要明确统计的目标和范围，以确保统计工作的针对性。例如，可以针对档案的利用率、档案的存储情况、档案的破损程度等方面进行统计。(2)制定统计表格：根据统计目标，设计合适的统计表格，以便于收集和整理数据。表格应包括档案的基本信息（如档案编号、档案名称、形成时间等）以及需要统计的各项指标。(3)制定统计周期：确定统计周期，如年度、季度或月度，以确保档案统计工作的连续性和及时性。(4)分配统计任务：将统计任务分配给专门的档案管理人员，确保统计工作的专业性和准确性。

3.2提高档案统计数据的质量

(1)确保数据准确性：在统计过程中，要确保数据的准确性，避免因数据错误导致统计结果失真。可以通过培训档案管理人员，提高其统计技能和责任心，以提高数据准确性。(2)完善数据审核机制：建立数据审核机制，对提交的统计数据进行严格审查，确保数据的合规性和真实性。(3)采用先进技术：利用现代信息技术，如数据库管理系统、数据挖掘技术等，对档案统计数据进行高效、准确的整理和分析。

3.3加强档案统计数据的分析和应用

(1)开展数据分析：对统计数据进行深入分析，发现档案管理中的问题和不足，为改进档案管理工作提供依据。(2)制定解决方案：根据分析结果，制定针对性的解决方案，提高档案管理的效率和质量。(3)建立预警机制：通过数据分析，发现潜在的档案管理风险，如档案存储空间的不足、档案破损等，及时采取措施予以防范。

3.4建立健全档案统计数据的管理制度

(1)制定规章制度：明确档案统计数据的收集、整理、分析和应用等方面的要求，确保档案统计工作的规范化。(2)加强档案统计人员的培训和考核：定期对档案统计人员进行培训，提高其专业素质和能力；同时，加强对档案统计人员的考核，确保其工作质量。(3)完善档案统计数据的保管和保密制度：确保档案统计数据的安全，防止数据泄露和滥用。

3.5档案统计在档案管理中的发展趋势

(1)信息化：随着计算机技术、网络技术和数据库技术的不断发展，档案统计工作逐渐从传统的手工操作转向信息化管理。档案统计数据的收集、整理、分析和呈现都将借助现代信息技术手段，提高工作效率和准确性。(2)数据驱动：在大数据时代背景下，档案统计将从传统的描述性统计向数据驱动的预测性统计转变。通过对海量档案数据的挖掘和分析，为档案管理提供有针对性的决策依据。(3)智能化：随着人工智能技术的不断发展，档案统计将实现智能化。利用机器学习、深度学习等技术，实现档案统计数据的自动化收集、分析和预测，减轻档案管理工作人员的负担。(4)一体化：档案统计将与其他档案管理业务相结合，实现一体化发展。通过构建统一的档案管理平台，实现档案统计与其他业务模块的紧密集成，提高档案管理工作的协同性和整体效率。

结语

档案统计在档案管理中的发展趋势表现为信息化、数据驱动、智能化和一体化。为实现这些发展趋势，档案管理单位应加大投入，提高档案统计工作人员的素质，加强与其他业务模块的协同，以充分发挥档案统计在档案管理中的作用。只有紧跟时代发展步伐，才能更好地为档案管理工作提供有力支持，提高档案管理工作的水平。

参考文献

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[3]张晓彬.分析当前档案统计在档案管理中的作用[J].科技传播，2018，10（10）：179-180.