事业单位人事档案管理规范化水平提升策略分析

事业单位人事档案管理规范化水平提升策略分析

张亚楠

身份证号码：13080219860803122X

摘要：随着国家经济的发展，社会对人力资源的需求也越来越大，因此，建立完善的人事档案管理系统，是一种很好的适应社会发展的需要。在现代，人们越来越重视自己的权利，人事档案管理是否合理，直接关系到每一个人的切身利益，因而备受重视。另外，随着人才流动机制的逐步健全，各部门之间的人员流动也越来越频繁，因此，建立健全的人员档案管理体系是保证人事档案工作顺利开展的重要保证。

关键词：事业单位；人事档案管理；规范化水平

引言

事业单位的档案是高度机密和权威的，它记载着单位的基础资料和发展历程。在事业单位中，人事档案的管理是一件非常重要的工作，它的作用就是收集并保存全单位的员工档案，使其能够及时地掌握单位员工的真实状况，从而实现对事业单位内部组织结构的优化。然而，目前许多事业单位的人事档案管理还不够完善，工作不够规范，不够科学，效率不高，这就需要我们对改善与提高的对策进行积极的探讨，这样才能使人事档案管理的职能更好地发挥出来。

1.创新人事档案管理的重要性

1.1.做好人事档案管理关系到事业单位的持续发展

在日常管理工作中，往往把业务工作放在首位，而忽视了人事管理。目前，许多单位的人事档案管理方式已经不能适应当今社会对人才的要求。人事档案管理是一项重要的工作，它对人才的管理和选拔，对人才的合理分配，直接影响着一个单位的可持续、健康发展。为此，必须对人事档案工作给予足够的关注，在方式、体制等方面进行创新与变革，才能保证事业单位健康发展。

1.2.做好人事档案管理对人力资源优化配置至关重要

人事统计工作是事业单位人事管理工作中较为基础性的一项工作，同时也是推进事业单位改革和发展的一种强大的源动力。事业单位是要实现创新发展的，它所牵涉到的人和部门都很多，所以在改革的过程中，要合理地优化工作部门的设置和人员配置。此外，机构内部的人事经理之间也存在着工作岗位重叠的现象。为此，要主动调整各职能部门的职能，防止职能重叠。在此基础上，要按照现代的人力资源管理理念，对人员进行合理的调整与安抚，以避免人才的外流。

1.3.做好人事档案管理对于人才的培养至关重要

做好人事档案管理工作：一是要结合机构本身的实际情况和发展情况，给员工制定适合自己的培训方案，同时还要结合培训方案的实际经验，对训练的内容和方向进行持续的优化，以实现提高员工工作能力的目的。二是有意识地、有意识地发掘员工的潜力，把职业训练与生涯规划作为一项重要工作来培养，使其形成良好的工作作风与工作态度；三是要主动地在员工间进行调查，了解他们对目前单位的工作任务和工作要求的看法，对现有的人事管理方式是否认同，对员工的心理活动进行深入的分析，及时地把握他们的工作和生活状况。同时，根据单位的实际情况，通过多种形式的培训，不断提升自身的能力，使之更好地满足单位对工作的需要。

2.事业单位人事档案管理规范化水平提升策略

2.1.提高思想认识，充分认识人事档案管理的重要性

在新的时代背景下，人才建设对单位的作用越来越大，事业单位的领导干部要转变陈旧的观念，认清人事档案管理工作的重要性，把它放在工作体系的更高层次，要重视加强人才档案工作的标准化，在工作中要体现出精细化管理理念，使其更好地发挥其功能。要加强对人事档案工作的公关宣传，提高整个单位对人事档案工作的重视，加强与档案部门的协作，保证人事档案资料的采集与利用。在资金和人才上，我们要给予必要的支援。并对计算机、打印机、档案柜等更加先进的档案管理办公设备进行配置，并注重对档案管理者进行培训，提升他们的专业素质和专业素质，为开展有关工作创造一个有利的条件和环境。

2.2.健全人事档案管理机制，明确岗位责任

在人事档案管理工作中，建立完善的人事档案管理制度是保证其规范化、高效率的重要保证。在编制人事档案管理系统时，需要对岗位职责进行清晰的划分，对工作内容、工作方法等进行规定，对单位部门之间的合作和组织保障也要重视。建立了制度以后，可以召开人事档案标准化制度管理会议，在全单位范围内公开，由专人负责监督执行，保证制度的贯彻执行，而不是流于文字、形式化。要做好人事档案管理工作的考核和评价，要清楚地体现出这项工作在人事管理中的重要性，要及时找出存在的问题，并有针对性地加以纠正和改进。

2.3.注重档案材料的收集和整理，确保档案信息的质量

档案材料的收集与整理是最基本的工作，也是最重要的一环，只有保证了档案材料的完整、准确、真实，才能使人事档案资料的价值得到充分的发挥。此项工作是一项长期的工作，应与事业单位的发展同步进行，在搜集材料时，要认真审查档案材料的信息，对资料不全或不足的要做好备注记录，以后再加以补充和完善。要扩大资料的采集途径，构建档案信息采集系统，对人员的教育程度、家庭状况、工龄、职务、职称、奖惩等方面进行全面的搜集。同时，要对档案资料进行审核，确保档案资料的真实准确，若发现所搜集到的档案信息不真实不准确，应立即将其反馈，进行仔细核实，并进行问责。同时，也要将人事档案资料进行分类，并根据有关工作的需要，将其进行分类，将其进行有序的存放和管理，方便日后的查询和使用，这样才能充分发挥人事档案材料信息的应用价值。

2.4.引入计算机网络技术，推进信息化管理水平

在今天的信息社会中，传统的、陈旧的人事档案管理工作方式已无法适应现实的需求，因此，我们要加大对档案管理工作的力度，以极大地提高工作效率。相对于传统的工作方式，信息化的最大优点就是快捷、便捷、标准化。在计算机网络技术的支撑下，纸质档案材料信息能够数据化，通过大数据技术对其进行科学的处理，方便各部门间的档案信息的传输和共享，同时也能快速地找到所需的档案资料。事业单位应探索构建网上档案管理系统，实行统一的运行方式，实行统一的信息处理机制，切实提高档案管理的标准化水平。要做到这一点，事业单位必须增加对基础设施的投资，探讨建立相应的网络信息化人事档案管理体系，同时要注意保证电脑系统及操作平台的安全与保密。

2.5.提高档案信息的准确性

现阶段，事业单位也进行了人事制度的调整，而市场竞争机制也逐步融入事业单位，员工也开始实行合同制。这样一来，人员的流动性就会变得更大，而对于人事档案工作人员来说，需要对单位内部人员的流动进行实时监测，对人才的整体状况有一个整体的了解，包括入职、职务调动、离职等一系列的活动，同时也要及时更新档案信息，保证信息的及时性和准确性。另外，对于存在问题的档案，例如人档案分离、无头档案等，要对这些档案进行及时的处理，认真地对它们进行归类，或者将它们转移到相关方，或者将它们合并到新的档案中，对无用的和重要的信息进行合理的处理，提高信息的效率和管理的时效性。同时，要注意信息的保密性，在得到上级的允许后，可以将无用的信息全部销毁。

3.结束语

综上所述，人事档案管理工作关系到事业单位的发展和发展，在新的时代背景下，每一个事业单位都要充分认识到这一工作的重要意义，在资金、人才、制度和技术上给予一定的支撑，保证人事档案的质量，以收集、整理、存放和利用材料信息为主要内容，使人事档案的管理更加规范，提高工作效率和品质，为事业单位的可持续、稳定的发展奠定坚实的人才基础。

参考文献

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