基于数字信息化在人事档案管理中的重要性

基于数字信息化在人事档案管理中的重要性

贾寒冰

邯郸市军队离休退休干部第二休养所              

摘要：随着数字信息相关研究的推进和技术的转化应用，数字信息技术已经对社会不同领域的许多工作产生了重要影响。数字信息技术在事业单位人事档案相关工作中的应用，可以提高档案管理的效率，为档案信息的收集、整理和应用提供便利。但是，事业单位人事档案数字化信息化建设的实际情况中还存在很多问题，影响了技术优势的发挥。因此，有必要对数字信息在事业单位人事档案建设中的应用存在的问题进行分析，并选择有效的策略。

关键词：数字信息化；事业单位人事档案建设；应用

事业单位人事档案可以记录事业单位员工的详细状态。档案中的信息包括员工的个人成长经历、职业发展和变化、家庭状况等。在事业单位的各种管理活动中，都需要应用到员工的人事档案中，如劳动合同管理活动需要根据人事档案的内容确定各类管理细节。由此可见，事业单位人事档案的重要作用。在人事档案管理和档案申请的相关工作中，通过纸质档案进行档案信息整合和档案申请的效率较低，便捷性不足。因此，有必要重视事业单位人事档案的数字化信息化建设。

一、实施人事档案数字化管理的优势

1、科学规范的人事管理制度建设，不断加强档案基础保障服务效果

事业单位人事档案数字化管理后，会有多余的人力资源可以调配。人事档案管理数字化后，可以使事业单位人事档案的所有信息更加完整，更方便查阅。有效获取答题信息，有效利用机构人力资源。这种方法在一定程度上提高了事业单位选拔人才的效率，也有利于人力资源的配置。

2. 科学、规范的人事档案管理流程为人事档案的数字化管理提供了条件

利用数字化技术对人事档案进行管理，可以在一定程度上避免档案信息被篡改的现象。在今天的就业条件下，教育和年龄是最重要的因素之一。有些人在填写个人档案时作弊，但利用数字技术可以在互联网上共享信息，可以识别人事档案的真假，为管理者服务。人事档案数字化管理可以更加真实可靠，也可以筛选出一些虚假信息。

3.优化人事档案管理机制，为人事档案数字化管理提供保障

优化人事档案管理需要做的是将人事档案划分为合理的层次，并明确每个层次的职能。而数字化技术的运用可以使档案管理不再受地域和时间的限制，实行统一管理。利用数字技术进行档案管理，可以在一定的时间内查阅更多的人事信息，省去了很多繁琐的步骤，比传统的人事档案工作要方便得多。

4、科学规范的人事档案数字化管理，不断提高人事档案管理效率

科学规范人事档案管理流程，既节省了时间，又提高了效率。如何规范流程，从日常管理、仓库管理、系统维护三个方面来论述。日常管理中的工作步骤主要是收集、整理、审核、验收、修改等。通过不断改进，这些日常工作流程将变得更加简单和整合。在仓库管理方面，利用数字化可以实现信息的自动存取、文件数量的自动计数等。

二、人事档案数字信息化建设中存在的问题

1、未能构建起完善的档案系统

不同行业、不同类型、不同规模的事业单位，其内部人事档案管理模式会有一定的差异。总体而言，各类事业单位的纸质档案管理模式已经发展相对成熟，受工作习惯和原有管理模式[1]的影响，数字化信息人事档案系统建设缓慢。

2、档案管理规范应用不足

首先，档案管理存在不够规范的问题。事业单位数字化档案管理的内容很多，人事档案只是其中之一。部分单位在数字化档案管理中，档案类型分类不到位，人事档案与其他档案信息混杂管理。其次，人事档案的使用是多样化的。电子文件具有传播速度快、可复制的特点。部分用户缺乏安全意识，没有按照安全规范保护文件信息的安全。

3、档案管理人员信息素质不足

在数字信息档案的管理中，既要求管理人员有档案管理的经验，又需要有一定的信息思维，能够正确认识数字档案的特点以及档案传输和应用的变化。然而，一些管理者缺乏信息素养，影响了管理的有效性。

三、数字信息化在人事档案建设中的应用策略

1、增强重视程度，树立正确认识

首先，事业单位各级管理人员需要认识到档案管理工作的重要性，了解数字化档案的应用，做好档案管理工作。这就要求负责人事档案管理的人员与事业单位部门负责人、管理人员进行持续沟通，通过专业指导提升事业单位管理人员和从业人员对档案管理的重视程度，积极配合数字化信息化人事档案建设的需求。其次，要认识到人事档案数字化改造是档案管理数字化信息化建设的基础，在档案信息的收集、整理和传递应用中要发挥数字信息的优势。例如，在人事档案信息采集中，可直接采用在线档案信息采集模式，事业单位员工自行编辑人事档案的基本内容。同时，专门的人事档案管理人员需要对基本信息进行审核和确认，并完成对信息的调整和其他信息内容的补充，在确定信息真实、准确、完整后，才可以归类到信息档案中。例如，在档案的应用中，需要管理人员或系统根据信息化档案管理系统的功能自动提供相应的人事档案信息。用户需要提交申请申请，系统或管理人员根据人事档案信息的重要程度批准或拒绝申请。

2. 整合数字信息技术的优势，构建完善的档案管理系统

在数字信息档案管理中，应用档案管理系统具有积极的意义。需要建立管理系统，并根据档案管理和档案应用的具体需求设计系统功能，对各类人员开放不同的权限。在系统功能的设计和完善中，首先要关注人事档案的检索功能。档案管理人员具有阅览和调阅所有人事档案的权限，其他事业单位人员的权限会受到所属部门、职务等因素的影响，各类事业单位人员均可在权限范围内进行档案检索和信息下载。其次，随着经营时间的增加和员工人数的增加，人事档案的信息量也会随之增加。有必要区分不同时期的人事档案，划分档案的重要性。为此，档案管理系统需要具有重要性分级功能，系统的这一功能需要根据事业单位的发展变化需求进行调整和完善[2]。

3.注重效率和安全，提高人事档案建设的规范性

数字化信息化档案管理系统可以适应事业单位各类档案管理需求，人事档案只是其中的一部分。为了促进档案管理规范化发展，必须做好档案信息的分类工作，将人事档案与其他事业单位档案进行明确区分。例如，在数字档案中，您可以设置专门的人事档案部分，其中仅存储人事档案的信息内容。这种有效的文件分类可以使系统中文件信息的内容更加清晰，有效避免信息混乱的情况，提高文件存储、检索和应用的效率。其次，在人事档案数字化信息化建设中，要注意档案应用的安全性。通过文件信息的安全保护功能、系统安全权限限制和安全通知信息，提高文件安全性，引导文件应用人员树立安全意识。在文件信息本身的安全管理中，可以通过信息水印对人事档案信息进行限制，避免重要的文件信息被挪作他用。

4. 加强纪律保障

加强纪律保护在人事管理中是非常重要的，因为个人信息需要得到保护，如果其安全性得不到保障，员工在工作中就会处于恐慌状态，上网本身就有一定的风险，这就对人事档案管理提出了极高的要求。例如，相关人员访问档案的过程需要制定相应的规定和给出策略，以防止档案信息的泄露和丢失，单位应建立一套完整的网络防御安全体系，请相关网络安全人员定期检查档案信息，避免外部病毒入侵。制定严格的保护措施制度，严打泄密者，奖励保卫者。只有这样，才能保证人事档案处于安全的环境中，让员工放心工作，让单位有保障地前进。

四、结束语

事业单位人力资源管理仍然是一个突出的问题。本文主要从人事档案的数字化管理入手，提出了人事管理的新高度，使数字化与人事管理紧密结合。要切实提高人事档案管理工作的全面性和高效性，全面提升员工素质和专业实践能力，完成人事档案从输入整理到查看分析的全过程无缝管理。方便快捷的数字化管理平台保证了人事数据的完整性和准确性，也使管理变得严谨、规范，将人事信息带入事业单位人事管理，方便人事管理，最终促进单位的整体发展，为今后的人事管理提供宝贵的经验。

参考文献：

[1]刘红.网络信息时代背景下，人事档案管理信息化探讨[J].兰台内外,2023(16):13-15.

[2]杨帆.数字化时代人事档案资源开发与利用研究[J].行政事业资产与财务,2022(24):94-96.

[3]盛黎.数字信息化在事业单位人事档案建设中的应用[J].中阿科技论坛(中英阿文),2020(02):130-132.