航空企业数字档案馆建设实践研究

航空企业数字档案馆建设实践研究

巨芬

中航西安飞机工业集团股份有限公司  陕西省西安市710089

摘要：随着我国社会经济和信息技术不断提升，数字档案馆是档案馆的发展方向，已经在档案界成为共识，航空企业应抓住机遇，深入开展数字档案馆建设，创新档案工作模式，提高档案工作效率和现代化水平。

关键词：航空企业；数字档案馆建设；策略

引言

现代社会，大数据、云计算、互联网快速发展，航空企业档案工作者应该正视技术带来的新变革，不断更新思维和工作方式。航空企业档案管理工作必须紧跟时代发展，改革管理方式，将传统档案管理利用模式向现代化档案管理利用模式转变，企业数字档案馆建设已经成为时代发展的必然趋势。

1航空企业数字档案馆建设主要内容

1.1基础设施建设

数字档案馆建设需要现代化的设施设备做支撑，进行数字化加工的计算机、扫描仪等操作设备，硬盘、光盘、磁盘、服务器等存储设备，确保机房安全的消防设施、防盗监控与温湿度调控设施，以及进行档案信息网络查询利用的企业局域网等，对已有的设施设备要进行提升改造，添置新的设施设备，使其满足数字档案馆建设要求。

1.2管理系统建设

通过档案管理系统的数据接口，采集各部门，各种类型档案信息数据，形成档案的目录数据、内容数据，并对档案信息数据进行检测验证。档案管理系统具有档案业务管理基本功能，对企业档案室的各类档案信息资源的收、管、存、用进行全过程管理。设置权限管理，利用者依据权限可以浏览、下载及打印电子文件。档案管理系统应具有档案信息发布，资源共享，查询利用的功能。

1.3数字资源建设

数字档案资源是航空企业数字档案馆最有价值的财富。要加快推进企业馆藏纸质档案、音像档案、实物荣誉档案的数字化工作，在数字化加工中，严格执行标准规范，保证数字档案资源质量良好，安全可用可靠。《纸质档案数字化规范》和《企业数字档案馆建设指南》是指导数字档案馆建设的技术规范和标准，保证电子档案归档种类齐全，归档渠道畅通，不遗漏各部门应归档的各类电子文件，做到电子档案应归尽归，应收尽收。

1.4制度规范建设

制度建设是数字档案馆建设的基础性工作。目前相关的国家标准规范和技术管理文件近20个，用来指导规范数字档案馆建设工作，推动了企业数字档案室建设。结合企业数字档案室建设特点，制定各项管理制度，例如，电子档案利用制度，数字档案室人员岗位职责等，以规范化、制度化推进企业数字档案室建设。

2航空企业数字档案馆建设存在的问题

2.1档案信息化人才缺乏

航空企业数字档案馆打造了全新的档案工作环境，档案人员不再单单是库房管理员，也不再仅仅专注于编页码、著目录等基础性工作，而是更多倾向于计算机网络技术、信息技术的综合应用。档案信息化人员要能够通过电子档案管理系统开展文件材料的收集、整理、鉴定、组织、分析、提供利用、辅助编研等具有现代化意义的工作内容。再加上企业数字档案馆系统性特点，比如档案数字化、子模块创建、后期运维等，都亟需档案信息化复合型人才。但是，在实际工作中，由于待遇、地域、专业性质等诸多因素得的制约，企业单位很难招到高素质的档案信息化人才，尤其是发展较差、待遇较低的单位，档案信息化人才更是缺乏。在档案实际工作调研中，有的单位连基本的档案专业人员都极度缺乏，更谈不上招到优秀的、既懂信息化又懂档案业务的复合型人才。解决这个老大难问题，任重而道远。

2.2档案信息安全存在隐患

信息安全问题是当今社会的一大难题，也是各国政府都非常重视的一件大事。档案作为企业资产，其信息安全更加重要。企业数字档案馆存储的档案资源都是企业院所核心的信息资源，一旦遭到网络攻击，数据被破坏，后果是极其严重的。网络环境下，数字信息必须依赖计算机网络环境而存在，这是一把双刃剑。我们既享受了信息环境带来的极大便利，同时也要面对信息环境带来的巨大挑战。如数字信息长期保存带来的顺利读取问题、软硬件更新迭代问题，黑客、病毒入侵，自然灾害等，都给档案人员带来极大的挑战和困难。在企业档案管理工作中，我们就曾遇到旧式录音录像带无法读取的问题，需要进行光盘转录等抢救工作。这些隐患就随着信息社会的快速发展而潜伏在各个角落，随时随地都能构成巨大的威胁。因此，对于档案信息安全问题必须要高度重视，慎重研究解决。

3航空企业数字档案馆建设实践策略

3.1完善企业数字档案馆建设模式

企业数字档案馆从开始建设发展至今，其建设内容更加丰富，功能需求更加具象化，建设模式也随建设主体的变化而发生变化。随着智慧档案、知识管理等新概念、新内涵的不断提出，理想中的企业数字档案馆模式则进一步演变成为基于知识内容检索的、具有人机交互界面的、支持面向对象分布式查询的信息资源库。因此，企业数字档案馆建设对档案信息管理系统的功能要求更加完善，对档案资源的存量、类型、门类等有了更高的要求，对专题数据库建设、网络信息传输等有了明确的标准。更加海量存储的档案信息汇集于企业数字档案馆档案管理信息系统内，要求档案信息化人员要对档案信息进行分门别类的存储、利用和开发，档案信息集成整合优势将更加明显。

3.2成立航空企业数字档案馆建设工作领导小组

成立领导小组，由档案管理部门牵头，多部门参与，主管领导担任组长，主抓数字档案室建设工作，为该项工作顺利推进提供坚强有力的组织保障。企业数字档案室建设涉及范围大，参与部门多，因此领导小组要包含多部门参与，多领域专家参加。领导小组主要协调指导各部门间工作，解决工作中出现的问题，按照总体目标、建设内容，分阶段实施计划，确保每一阶段的工作任务扎实完成。

3.3构建航空企业数字档案馆信息服务平台

构建航空企业数字档案馆信息服务平台，就是要立足服务平台基本要素开展建设工作。首先，构建档案工作网络。网络就是高速公路，是确保数字档案信息快速流转的基础所在。二是开发门户网站。企业数字档案馆一定要开发建设门户网站，这是档案信息流向各个业务端的窗口，具有展示功能和服务功能，网站设计要简洁大方、流程简便、便于查询。三是建设专题数据库。要根据企业业务特色，建设不同种类不同类型的档案数据库；还要加强数据库管理，增强检索功能。

3.4加强复合型人才培养

建设数字档案室是一项长期庞大的系统工程，需要既懂档案管理，又懂计算机操作及信息化技术的复合型人才。对现有人员开展技术培训，提高他们的信息技术能力；制定教育培训计划，每年组织开展档案人员继续教育培训，不断更新观念，用新思想新观念促进档案管理水平提升；定期聘请专业人员讲授网络知识，计算机操作，数字化加工，软件操作等相关专业知识，提升档案管理人员的信息化知识和计算机操作技能；组织档案人员上网观看学习专家解读数字档案馆建设的相关标准规范，加深档案人员对标准规范的理解，熟练运用标准规范开展数字档案信息资源管理工作。

结语

综上所述，航空企业数字档案馆建设，其本身在档案信息存储、利用、检索和管理等方面的能力占有绝对优势，是信息技术、网络技术和档案信息化发展的共同产物，必将深刻改变档案工作环境和档案事业的发展变革。档案工作者要顺应时代发展的潮流，敢于打破旧有的观念，创新发展。

参考文献

[1]王洋.航空企业数字档案馆建设模式研究[J].中国档案，2018(5)

[2]张珍光.航空企业数字档案馆建设策略分析[J].办公室业务，2019(9)

[3]白玲玲,胥静.关于航空企业数字档案馆建设实践的思考[J].机电兵船档案，2019(3)