员工管理信息系统的维护工作研究

员工管理信息系统的维护工作研究

韦荣满

广西中科曙光云计算有限公司530000

摘要：本文分析了员工管理信息系统的维护内容，进而提出维护策略。员工管理信息系统在设计开发中就可能存在缺陷，在运行过程中也会暴露出各种问题，这就需要进行有效的维护。为了确保维护工作的顺利开展，企业就要完善系统运行维护机制，改进维护人员的服务意识，并提升维护人员的专业能力。

关键词：员工管理；信息系统；维护工作

一、引言

员工是所有企业可持续发展的重要基础资源。员工管理信息系统是企业信息化建设的重要组成部分，能够存储涉及企业员工的各种信息和数据，有助于分析员工管理的潜在弱点，从而改进企业人力资源管理工作。在员工管理信息系统的帮助下，企业可以全面评估招聘、录用和评估员工等各项员工管理工作，分析不同岗位、层级员工在职业发展方面存在的潜在瓶颈，在改进企业人力资源管理方式的同时，支持员工的职业发展。公司的员工管理信息系统还利用技术手段，按照公司的相关制度收集员工的基本信息，并有效解决企业人力资源管理制度和政策的落地问题。由于员工管理信息系统设计缺陷或操作不当，可能会导致不可预测的系统故障，从而影响人力资源管理工作的正常开展。为了避免或减少对人力资源管理工作的影响，就必须及时进行维护工作，纠正系统故障，并尽可能地防止故障发生。

二、员工管理信息系统维护的内容和原则

（一）员工管理信息系统维护的内容

从维护职能的角度来看，员工管理信息系统的维护工作包括日常维护管理、检查管理、缺陷管理、故障管理、系统优化、维护资源管理和维护管控等多个方面。第一，日常维护管理。日常维护管理是指对不影响员工管理信息系统运行的日常维护工作的管理，如机房的除尘和系统数据备份。第二，检查管理。检查管理涉及检查和确认员工管理信息系统的运行状态，可分为经常性检查和初步检查。经常性检查是对维修对象的定期检查，而临时性检查是临时对员工管理信息系统的检查。第三，缺陷管理。缺陷是指影响员工管理信息系统安全可靠运行、性能和服务质量的异常现象或隐患，缺陷管理指的是对缺陷处理过程的管理。第四，故障管理。故障是指在没有事先安排的情况下发生的服务中断，而故障管理是对故障处理过程的管理。第五，系统优化。系统优化是指对应用系统、软硬件平台和基础设施的改进和优化。第六，维护资源管理。维护资源管理包括维护工具和备件的管理以及维护信息的管理。前者指的是对维修工具、备件、仪器设备进行集中管理。后者指的是对维修信息资源和账户及权限的申请受理、发放、使用以及回收，包括桌面资源、平台软件资源、网络资源、存储资源等。第七，维护管控。维护管控指的是在员工管理信息系统维护期间对维护工作的管理控制活动，包括维护评估、维护报告、系统运行前的准备工作、应急方案的制定和应急演练、维护期间的系统测试工作等。

（二）员工管理信息系统维护的原则

员工管理信息系统的维护工作必须遵循一定的原则，才能保证维护工作的顺利实施，减少可能出现的风险，具体原则包括下列三个方面。首先，扁平化管理的原则。在扁平化管理模式的基础上，优化员工管理信息系统维护流程，改变传统的先检查后审批的模式，以扁平化管理取代自上而下的顺序管理，淡化预审、检查和审批之间的界限，提高检查和审批流程的效率。其次，精细化管理原则。这一原则指的是针对员工管理信息系统的维护，要对每一项操作的细节进行深入分析，找出存在的主要问题和薄弱环节，然后有针对性地制定相应措施，要求具体部门和人员实施。最后，持续改进的原则。员工管理信息系统的维护不可能一下子解决系统存在的所有问题，企业必须不断调整维护方法和流程，以满足公司人力资源管理环境的不断变化。

三、员工管理信息系统的维护策略

（一）完善员工管理信息系统运行维护机制

第一，创建一个员工管理信息系统问题清单和相关的信息化知识库。建立员工管理信息系统问题清单的目的在于，让企业的每一位员工在使用员工管理信息系统时及时上传问题，提高企业维护员工管理信息系统的整体能力，让全体员工都参与到员工管理信息系统的维护工作中，捕捉问题，培养应对问题的能力，减少员工对这一系统漠不关心的情况。建立信息化知识库可以让技术人员和人力资源管理人员分享他们的知识，避免因工作人员身份的变化而导致知识转移的中断，并确保减少工作人员流动对员工管理信息系统使用和维护的负面影响。第二，员工管理信息系统问题清单和知识库应定期维护，定期解决问题。员工管理信息系统维护人员要确定问题清单中所列问题的严重程度和紧迫程度，只有满足程度要求或已到维护期，才能对员工管理信息系统进行更改和升级，而且升级期间不应影响人力资源管理工作的正常开展，以减少员工的不满和抱怨。第四，妥善管理员工管理信息系统的供应商。在系统维护阶段，企业应当加强与供应商的沟通和互动。虽然在维护阶段，系统供应商的角色已经产生了变化，但与企业仍然存在合作该你了，所以维护人员在维护期间必须与供应商的相关部门密切协作。

（二）改进员工管理信息系统维护人员服务意识

企业管理层和普通员工对员工管理信息系统维护人员的服务态度往往有不同的评价，其服务意识也需要提高。建议采取下列方面的措施。首先，根据激励理论，企业管理制度中应当应明确维护人员的职能地位，增强他们的自信心和荣誉感，使这部分人员在维护工作中实现自我价值，从而更加积极地投入到维护工作中。其次，对维护系统人员加强服务意识的指导，提升其对系统维护工作的重视，从根本上端正系统维护人员的服务态度，增强其服务意识。最后，设立匿名意见箱，如果系统维护人员的行为存在问题，员工可以向企业匿名举报，采取适当的惩戒手段解决维护人员的服务态度问题。必须指出的是，尽管第三种手段有助于问题的快速解决，但它并不是万能的，可能会影响维护团队的意识，挫伤系统俄日胡人员积极性，产生负面情绪，因而要审慎使用。

（三）提升员工管理信息系统维护人员专业能力

信息系统维护技术处于不断发展和变化的过程中，更新速度快。员工管理信息系统维护人员必须重视自我提升，及时掌握最新技术，以满足系统维护任务的要求。为了提高维护人员的专业能力，建议企业采取以下几方面措施。首先，企业可以运用专家讲座、培训和考试等方式，结合系统维护流程对维护人员进行培训，使维护人员具备维护工作所需的专业知识和实践经验。其次，负责员工管理信息系统维护的工作人员可以在高校、职业培训机构或优秀企业接受进一步培训，学习和掌握前沿的信息技术，以便更好地适应企业员工管理信息系统维护的环境和需求。最后，制定维护人员培训的保障制度，从物质上保证制度的落实，而且还可以提供一定的资金奖励，使信息系统维护人员树立终身学习理念，不断优化自身的知识结构。

四、结语

员工管理信息系统可用于管理员工信息和绩效考核，实现企业人力资源管理工作的信息化，提升企业的竞争力。员工管理信息系统系统显著提升了企业人力资源管理过程的效率，提高企业人力资源的利用率。但员工管理信息系统在设计开发中就可能存在缺陷，在运行过程中也会暴露出各种问题，这就需要进行有效的维护。为了确保维护工作的顺利开展，企业就要完善系统运行维护机制，改进维护人员的服务意识，并提升维护人员的专业能力。

参考文献：

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