优化建筑工程施工档案资料管理的对策研究

优化建筑工程施工档案资料管理的对策研究

王兰珍

身份证号码：460004199110024022

摘要：社会经济飞速发展，推动了建筑行业的发展，与此同时人们对建筑工程稳定性与安全性提出了更高的要求。由于建筑施工质量资料编制可以直接反映建筑工程的真正质量，在建筑施工质量资料编制过程中，应详细记录重要活动、施工过程以及施工状况等，提升建筑施工质量资料编制与管理水平。

关键词：建筑工程；资料管理；问题；管理措施

引言

建筑工程施工过程中，涉及到众多的资料和文件，包括设计文件、施工图纸、合同文件、验收报告等等。这些资料不仅是建筑工程施工过程中的重要依据和凭证，更是对于项目后期运营、维护和管理至关重要的信息资产。然而，目前在建筑工程施工资料管理方面，还存在诸多问题和不足，如管理体系不够完善、资料管理效率较低、安全性和保密性难以得到保障等等。因此，如何进行高效、规范、安全的建筑工程施工资料管理，已成为建筑工程施工管理中的一个重要课题。

1建筑档案资料管理工作的重要性

1.1建筑档案资料具有凭证作用

建筑档案资料就是指建筑单位在进行施工建设过程中所产生的各项原始档案数据，这些数据极具真实性和可靠性，它可以作为切实可信的证据来保护全体员工和业主双方的合法权益，避免出现问题时双方由于责任不明确而出现互相推诿现象。因此，建筑档案资料在建筑工程中所起的作用是其他材料无法替代的，它是重要的凭证，具有极强的权威性。

1.2建筑档案资料具有可参考性

建筑工程施工的各个环节均会产生相应的资料，建筑档案资料最为显著的特点是成套性和整体性。倘若建筑项目在进行施工的过程中没有建筑档案资料可参考，那在实际的施工过程中极易出现由于管理不科学、计划不合理等原因而造成的不必要的损失。建筑单位必须高度重视资料管理工作，只有这样实际施工中所产生的建筑档案资料才能够得到更为精准详细的记录，从而更加方便同类招标项目、主管部门检查等工作的顺利开展。所以，建筑档案资料是建筑项目中必不可少的档案材料，它对建筑工程后期的各项工作有着较大的参考价值。

2工程资料管理中的问题

2.1管理制度不够健全

尽管大部分的施工单位都会对施工资料进行管理，但由于资料的管理方法比较落后，资料的管理体系不够完善、不够合理，缺乏一套完整、科学合理的资料系统。很多施工队伍都是把资料发给了相应的工作人员，所以整个资料管理系统非常松散。每个施工人员对施工资料的理解有着非常明显的差异,在这种情况下，就非常容易出现不同标准和格式的文件资料，从而造成建筑工程资料的全面性达不到相关标准。另外，由于缺乏统-一的管理体系、整体管理体系不完善、建设项目的不合理等因素，会使设计方案与实际施工难以相结合，从而对项目的总体质量产生不利影响。

2.2相关工程资料管理人员专业素质不高

建筑档案资料管理工作具有较高的专业性，因此建筑工程资料的管理工作人员一定要具备较高的专业素质，否则会非常不利于该项工作的顺利进行。现阶段，一些施工企业所选用的资料管理工作人员并不是专业的，他们大多数没有相关的从业资格证，资料管理专业的知识水平较低，从而严重影响了管理工作的效率。不仅如此，还有一些资料管理工作人员还身兼数职，他们在此工作上所投入的时间和精力较少，从而严重阻碍了资料管理工作的发展。

2.3管理时效性较低

对建筑工程资料管理时效性造成影响的因素相对较多，根据施工建设行业现状可知，主要表现为施工资料后补问题严重。由于本身能够发挥作用的资料并不多，并且在计算机软件系统下进行施工资料管理也没有得到足够的监管，建筑工程企业缺乏责任意识，使得许多施工资料的记录、保管都存在滞后性，施工资料记录人员未能及时根据施工进展记录好相关资料，而多以后补形式完善施工资料，包括施工资料及文件的电子签名等，如此一来，导致建筑工程资料及文件缺乏时效性与实时性，导致资料难以被合理利用。

3建筑工程资料规范管理的有效措施

3.1建立完善的资料管理体系

建立完善的资料管理体系是提升建筑工程施工资料管理效率的基础。具体可以从以下几个方面进行建设：（1）制定资料管理制度和规范。建立资料管理制度和规范，规范资料的收集、整理、存储、归档和保管流程，明确各类资料的管理责任和权限，从源头上保障资料的质量和可靠性，确保资料的完整性、保密性和可追溯性。（2）建立资料分类体系和编码规范。建立科学合理的资料分类体系和编码规范，将所有资料进行标准化分类和编码，便于资料的管理和查询。同时，建立资料的元数据和索引库，可以实现对资料的快速检索和查询，提高管理效率和准确性。（3）优化资料存储和归档方式。优化资料存储和归档方式，建立完善的资料档案管理体系，实现资料的数字化、电子化、云存储和备份，提高资料存储的可靠性和安全性。同时，对于涉及到机密信息和知识产权的资料，需要采取相应的保密措施，确保资料的保密性和安全性。（4）建立资料共享和交流机制。建立资料共享和交流机制，实现资料的共享和协同管理。可以通过建立资料共享平台或者使用协同工具，将资料进行共享和交流，实现多方协同管理，提高管理效率和水平。（5）强化资料管理人员培训和管理。强化资料管理人员的培训和管理，提高资料管理人员的专业素养和技能水平，加强对资料管理工作的监督和管理，确保资料管理工作的质量和效率。通过建立完善的资料管理体系，可以实现建筑工程施工资料的科学管理和高效利用，提高建筑工程施工的管理水平和效率，为建筑工程的顺利进行提供保障。

3.2重视专业素养的提升

建筑企业应重视管理工作人员专业知识和能力素养的提升，加强实施人才培养战略，只有这样才能切实有效地提高管理工作的整体质量。建筑企业可邀请经验丰富或极具权威的专家开展一些与资料管理有关的知识技能培训课和指导课，以此来提高员工的实际管理能力和自身的专业知识，培养员工高度的工作责任感和积极性。与此同时，管理工作人员还应具有不断学习的良好品质，做到与时俱进敢于创新，结合当下建筑行业的发展前景及时对建筑工程资料管理制度进行科学合理化的完善与革新，从而达到提升自身专业素养的目的。建筑企业所选用的资料管理工作人员一定要具备相关的知识储备和经验，尽量做到持证上岗，在进行管理人员的选拔工作时，最好分为笔试和面试两个环节，从而确保工程资料团队的整体水平，提升资料管理工作的整体质量。

3.3把数据安全作为信息化建设的底线

安全是档案信息的生命线，要立足于建设工程档案管理系统特点，制定相应的防控措施。一是在技术层面，构筑安全可靠的防火墙系统，防火墙的系统过滤功能能够在出现紧急情况时，开启保护并通知管理者，这是目前公认的最有效的防控机制。二是建设防水墙。防水墙是保护信息安全的最新成果，主要是对外界病毒、介质入侵进行二级防护，在综合性档案馆已经普遍推广。三是建立用户数据保护系统。通过让管理员设置复杂的应用密码，增强账户的保密性，并配备预警机制，能良好地保护数据安全。要增加入侵检测系统的使用效率，通过调阅日志、访问记录等，检测是否有安全漏洞，以便于及时采取补救措施。

结束语

综上所述，信息化为建设项目档案插上了翅膀，建设工程档案管理由原来的库房时代迈上了数据时代，极大改变了传统档案管理的面貌，为企业决策提供更有力的决策支撑。作为建设项目档案的管理者，应该顺应时代之变，把信息化应用到档案工作的全过程，提升管理质量和水平。

参考文献

[1]苏娇健,茹佳欢.建筑工程资料管理中常见的问题及规范管理对策研究[J].建筑与预算,2022(11):40-42.

[2]马宁.建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施探讨[J].中国住宅设施,2021(10):145-146.