档案管理信息化与数字化的思考

档案管理信息化与数字化的思考

王森1温从凌2

身份证号码：4127021983****5679 身份证号码：3303261987****0772

摘要：《国家档案局关于实施全国电子文件格式标准化工作的通知》：该通知要求各部门应严格遵循国家电子文件格式标准化规范，确保电子文件长期保存和可读性。《中华人民共和国档案法》：档案法要求各级档案部门应当建立健全档案数字化管理制度和技术标准，加强对电子记录的管理，保障电子文件的完整性和可信度。《国家信息化发展战略纲要》：该纲要提出加快档案数字化建设，推进数字档案技术研究和开发，优化电子档案管理流程，提高档案信息化水平。《国家档案数字化建设指导意见》：该意见明确了推进档案数字化建设的总体目标、重点任务及实施措施，提出了推动数字化档案建设向纵深发展的要求。《国家文化遗产保护法》：法律要求文化遗产档案采用数字化技术进行保存，保证文物档案的安全性、可靠性和可持续性。这些政策规划都旨在促进档案管理信息化和数字化的进程，提高档案管理的效率和质量，保证档案信息的安全性和长期保存。

1 档案管理融合信息化与数字化技术的优势

1.1 实现资源共享

档案管理数字化信息化的资源共享优势主要表现在以下几个方面：提高档案利用效率：数字化和信息化的档案管理使得档案可以存储在电子数据中心中，用户只需上网查询或下载相应的档案材料。这大大提高了档案利用效率，节省了翻阅时间和人力成本。拓宽档案利用渠道：数字化和信息化的档案管理使得档案可以通过多种方式进行利用，包括移动端、PC端、Web端等多种形式。用户不再受限于时间、地点，可以随时随地查询所需资料，这种便捷性极大地拓宽了档案利用渠道。提升档案安全性：数字化和信息化的档案管理不仅可以在多个层面上进行备份和保护，更能够建立起足够的防范措施以保护信息和档案内容的安全性，防止丢失和破坏。加强档案与其他资源的交流：数字化和信息化的档案管理可以极大地促进档案与其它资源之间的交流与合作，例如与图书馆、博物馆、文化遗产机构等开展互联互通，在共享数字化档案的基础上深入合作，使各种信息资源得到更多利用。促进档案文化传承：数字化和信息化的档案管理通过电子媒介的方式，将不同时期的档案内容进行分类、存储、加工、管理和利用，可以极大地促进文化遗产的传承，丰富和提升档案所承载的信息价值。

1.2 多元化的查询方式

档案管理数字化信息化的多元查询方式优势主要表现在以下几个方面：查询便捷：数字化和信息化的档案管理使得档案可以通过移动端、PC端、Web端等多种方式进行查询，用户无需再到档案馆现场查阅档案，大大节省了查询时间和成本。数据精准：数字化和信息化的档案管理可以对档案内容进行深入整理、归纳和分类，从而提高了数据的精度和准确性。用户可以快速找到自己所需的信息，不再需要耗费很多人力去筛选数据。多维度查询：数字化和信息化的档案管理可以将档案内容按照时间、地点、政治、法律、文化等多个维度进行分类，用户可以根据自己的需求选择不同的查询方式，从而实现更为准确的查询。多种查询途径：数字化和信息化的档案管理支持多种查询途径，如关键词检索、条目检索、目录检索等，可根据不同需求选择不同的检索方式，提供更多查询的可能。支持查询复杂操作：数字化和信息化的档案管理可以根据不同的查询需求，设置复杂的查询条件，例如支持模糊查询、逻辑运算、区间查询等，用户可以通过这些高级查询方式，精确查找所需的资料信息。

2 当前档案管理信息化与数字化建设的问题

当前数字化信息化档案管理存在以下问题：数字化档案的建设和维护成本高。数字化档案需要专业的技术和设备支持，建设和维护成本较高，尤其是对于小型机构而言更为困难。数据质量和完整性难以保证。安全性保障不足。数字化档案的存储、传输和使用涉及到大量的信息安全问题，如数据泄露、病毒攻击、系统被黑客入侵等，因此安全性的保障也是数字化档案管理必须考虑的重要问题。档案系统之间缺乏统一标准。目前各地区、各部门数字化档案系统之间缺乏统一性，缺乏标准化的管理和共享机制，导致相互之间的数据交换、共享等方面存在一定的障碍。

3 档案管理信息化和数字化的建设策略

3.1 加大基础设施建设投入

加大数字化档案管理基础设施投入，需要从以下几个方面入手：加强政策引导。政府要加大对数字化档案管理的政策支持力度，制定相关优惠政策和奖励机制，鼓励企业和机构积极投入数字化档案管理建设。增加投入。数字化档案管理需要投入大量资金建立相应的设施和技术支持系统，尤其在云计算、大数据等领域进行适当的投资可以提高数字化管理的效率和质量。整合资源。数字化方案的实施需要整合各方资源，例如集成码流分发、安全管理、监控系统等基础设施及人才等，以确保数字化化档案的工作顺畅运行。

3.2 加强信息安全管理建设

加强信息化数字化档案管理的安全管理环节需要从以下几个方面进行：建立完备的安全管理制度。建立并完善信息安全管理制度，制定针对数字化档案管理的安全管理规章制度、安全检查标准和应急预案等。安全防护措施的落实。建立网络及服务器的安全防护系统，包括安装杀毒软件、设置防火墙、加密传输、备份数据等措施，并加强对特定用户的访问权限管理。安全审计和监测。建立安全审计制度，定期进行安全审计工作，检查系统漏洞并及时修补。同时，建立安全监测系统，对入侵者进行实时监测和应对。加强教育培训。加强数字化档案管理人员的安全意识教育和技能培训，提高他们识别和防范安全风险的能力，增强数字化档案管理团队的整体安全保障能力。合理分门别类的保护档案。根据档案的敏感度和重要程度确定不同的保密级别，并采取相应的安全保障措施，如采用密码、加密等技术保护重要档案的安全。总之，加强数字化档案管理的安全管理环节需要从制度、技术和人员等方面进行整体推进，确保数字化档案信息在存储、传输和使用过程中始终处于安全的状态，并避免出现数据泄露、病毒攻击等问题。

3.3 规范档案管理统一标准

规范信息化数字化档案管理的标准，需要从以下几个方面入手：制定数字化档案管理标准。第一，数字档案馆管理系统软件设计需要遵循的相关技术标准主要包括：《GB2312-1980 信息交换用汉字编码字符集、基本集》、《GB18030-2000信息技术信息交换用汉字编码字符集、基本集的扩充》、《MARC/CNMARC 机读目录格式》、《ISO /IEC11179元数据的规范和标准》、《可扩展置标语言（XML）、《ISO Z39.50检索协议》、《标准置标著录（EAD）》、《资源描述框架标准（RDF）》等以及计算机程序设计通用标准、计算机网络安全管理等方面的标准。第二，有关数字档案的标识、存储、交换、检索、管理等方面的标准主要包括：《中国档案机读目录格式》（国家标准）、《电子文件归档与管理规范》（国家标准）、《网站资源归档与管理规范》（正在研究制定）、《归档电子文件真实性鉴定规程》（已列入计划研究制定）、《纸质、缩微、录音、录像档案数字技术规范》（正在研究制定）、《档案管理网络安全测试规程》（已列入计划研究制定）、《数字档案元数据标准》（需要研究制定）等。制订的与数字档案馆建设和运行相关法律法规，在档案法中明确数字档案馆及其数字档案的法律地位；国家档案行政管理部门制定出台电子文件归档管理办法、电子（或数字）档案管理办法，明确数字档案向档案馆移交的时效、方式、格式，数字档案的保管期限等；数字档案馆建设设计规范，明确数字档案馆设计的总体结构、功能要求、安全保证、管理制度、载体保管要求等。这样才能推动数字化档案管理的规范化、标准化和无缝化发展。

4 结语

综上所述，档案管理信息化与数字化建设，需要加强规范化建设，制定统一标准，完善信息安全管理体系，增加基础设施方面的投入。进而提高档案管理的效率及质量。

参考文献

[1]吴艳琴.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].信息记录材料,2020,21(03):77-78.

[2]陈薇薇,仲杰.信息化背景下企业档案信息资源的管理及开发利用[J].电力勘测设计,2019,130(S2):144-147.