我国档案馆员在专业服务方面存在的问题和解决对策

我国档案馆员在专业服务方面存在的问题和解决对策

陶海南

济南市济阳区人民医院  山东济南  251400

摘要：目前我国各地的档案管理工作普遍存在疏漏现象，而要想档案工作细致入微、万无一失，档案馆员的责任不可忽视，也是决定工作开展顺利的关键所在。现在档案管理普遍出现的问题是人员重视度不够、管理水平低下、队伍专业度欠缺等几大问题。笔者深入分析了如何采取有效地措施来提高档案管理的开展和进行，希望能对业内人士有所助益。

关键词：档案馆员；专业素养；服务水平

1引言

档案管理工作是一个单位的核心所在，单位的发展规模越大就需 要配备更加完善的管理体系，但是经过调查统计，现如今我国档案管理 工作仍然存在很多不足之处。高校的学子在大学期间只能够通过书本 获取相应的知识，缺少实践锻炼，这样就造成了理论与现实脱轨的情 况，很多学生毕业之后无法快速适应这种改变，就会给自身以及企业造 成巨大的不良影响，严重者甚至难以胜任工作。很多从事管理的工作人 员素质水平低下，仅仅能够负责简单的记录及整理工作，长此以往，很 多管理人员会慢慢忽视这项工作的重要性。档案管理工作科技含量的 高低不仅仅依靠处理技术，还与工作人员的自身素质有很大关系。

2提升档案馆员专业服务水平的必要性分析

在信息化时代，档案管理工作越来越注重其自身自动化系统的建设，越来越依赖信息技术。因此，只有加强人才队伍建设，不断培养技术骨干，才能有效实现档案管理工作的现代化。这要求档案馆员队伍必须具备最基本的信息化技术能力，并拥有一定的信息判断能力和信息处理能力，从而适应和满足不断增长与更新变化的档案信息资源的需求。总之，人才队伍建设将会是档案管理工作的基础。档案馆员必须要能够运用现代化的信息技术手段来进行档案管理工作。因此要不断提升档案馆员队伍的业务水准，通过让他们掌握扎实的专业知识基本功，为档案管理提供可靠的信息资源依据，从而不断地推动档案管理工作事业的有效进步和发展。

3档案工作的具体流程

 3.1 上架接收管理工作

第一点：提前准备进库详细工 作。档案进入之前，应该由专门的负责科室派遣工作人提前制定好相关 清单，详细记录进库的数量及时间，整理成书面信息之后再发送给相关 库房工作人员。库房工作人员需要按照这份清单提前预留出适当的库 位做准备，以便及时做好接收及清点工作。第二点：做好详细检查与标 准装订工作。当档案入库时所有的资料应该准备好两份备用，工作人员 需要对所入库的详细目录进行划分及整理工作，检查每一分档案的编 号是否出现失误、缺漏的情况，如无差异最后进行装订工作。两份目录 一份交由接待室人员便于日常调取，另一份交由库房管理工作者留档。

3.2封档留存管理

一部分档案会有工作人员刻录扫描成光盘形式进行储存，这些不 能随意公开的档案需要经领导共同研究之后再进行封档工作。相关事 宜应该交由专人进行管理，由库房管理领导主持整个活动，其他相关人 员全体到场进行共同监督。有人员如果想要调出这些封存的档案一定 要填写相关审批表，馆长及其他领导统一研究后方可批准调阅，整体批 阅应该小于 10 卷，每天申请档案都需要做详细记录，如果上一次借阅 未归还则不应该继续申请。

3.3档案外移工作

将档案调出管理部门主要分为个别调出以及全宗移出两种，人员 也需要做好详细记录，登记人员需要明确借阅时间、具体数目及移出原 因。当有特殊个别案例移出时，应该在卷宗目录处做出详细标注。卷宗 移出时需要通知专业的接待室，工作人员需要书写专业的书面材料进 行说明上报院长办公会，当全体批准后方可移出。

4档案馆员工作现状

档案管理工作涉及材料的收集、整理、修缮、归档等烦琐程序，档案管理人员年复一年、日复一日地从事相同的工作环节，面对这种单调繁杂的事务性工作，容易产生职业倦怠的情绪，结果导致的症状有：一定工作压力下导致慢性疲劳综合征，尤其是长期从事档案管理和研究人员，与外界沟通较少，性格内向，精神抑郁，容易出现偏头痛、失眠、健忘等症状，注意力容易受外界影响[1]；心理承受能力降低，面对机械重复的工作，档案馆员往往缺乏成就感和敬业精神，认为得过且过也不失为一种生活常态，没有必要进行更高、更远的人生目标规划，甚至会忽视自我价值实现的意义，一旦工作中遇到困惑或不如意时，就会显露烦躁、沮丧、绝望等不良情绪，从而产生对职业价值观的扭曲理解；当职业倦怠情绪发展到一定程度，会对社会角色定位产生矛盾心理，比如不愿意参与集体活动，自我封闭地对待周围的事物，也无法很好地处理与外界的人际关系，悲观、消极、戾气十足地对待生活。总之，职业倦怠情绪弥漫的环境下，不但降低档案部门的服务效能，还有可能使档案部门成“人才洼地”。

5如何提升服务水平

5.1强化自主学习意识

很多年轻馆员可能是第一次接触档案工作，或者在该领域内资历尚浅，所以工作的过程中离不开学习，往往学习与工作并重。因此，完成日常工作不难，但要在工作中总结出规律并上升到理论水平并不容易。当今社会已经进入大数据时代，新时期要求档案馆立足于大数据，在提高原来服务水平和服务质量的同时，积极主动地向社会发布一些知识成果，提供参考咨询等服务，这意味着档案人员的服务模式和流程必然要进行相应的调整，所有的这些都是需要通过努力提升自身来得以实现。

5.2加强人才培训

信息化时代，档案管理要实现其现代化建设，就必须要制定规划，优化资源，组建以管理人才、技术人才、业务人才为核心的高素质精英队伍。对此，要依据档案工作人员的不同个体情况、素质水平以及岗位特点，来为他们制定一个科学化、制度化的人才培训计划，通过讲座、研讨会甚至是进修等方式，来对他们进行继续教育。与高校教育相比，对档案管理者的继续教育将更具直接性、目的性和高效性。继续教育的具体纲要也必须要作为人才培训计划的重要内容，纳入档案馆员培训机制中

5.3做好人才考核及激励等工作

加强制度建设，要将档案管理工作纳入管理工作的考核内容中，具体就是要根据岗位特点和工作要求等因素来对档案管理工作者建立一套全面化、客观化以及量化的考核体系，以业绩为考核中心，围绕职业道德、专业素质等因素来建构档案管理工作者的考核标准，同时立足于考核机制的基础上，还要建立一套有效的激励机制，来激发档案管理工作者的工作热情。

5.4增强合作意识

和谐的人际关系可以激发人们的热情、智慧，增强归属感和责任心，提高工作积极性和工作效率。档案馆的大部分工作都是通过人来运转的，各种事情时时刻刻都在与人发生着联系，并为人服务。随着智慧档案馆概念的提出，馆内业务沟通和馆际交流会越来越频繁，人与人之间的联系与合作也会随着更加紧密。可以说，往后的工作中如果没有合作意识，就无法做好工作。

6结束语

综上所述，档案工作是一项服务性极强的工作，需要馆员们长时间坐班，日常工作比较细致、琐碎，甚至是单调、重复。同时，在信息化时代，各种新思潮、新知识、新情况、新问题层出不穷，如果在档案管理工作中依然陷入旧观念、旧模式和旧管理，将严重阻碍该项工作的有效开展和进步。为此，需加强人才培训，改变工作理念，强化团队协作，从而提升档案馆员的服务水平。

参考文献

[1]朱焕芝，朱秀春，阮梦怡.刍议档案馆员专业素质的提高[J].合作经济与科技，2013（06）：59-60.

[2]杨志斌.档案馆员职业素质培养策略研究[D].黑龙江大学，2010.