设备随机资料收集和整编的方法分析

设备随机资料收集和整编的方法分析

李彩英

宝钢湛江钢铁有限公司   广东湛江   524072

摘要：设备随机资料是企业档案的重要组成部分，与企业的生产、经营和未来发展有着直接相关的关系。设备随机资料，包括设备采购、管理、调试、生产、维护等过程中形成的原始记录，设备档案在生产过程中始终有着不可替代的重要作用。因此，加强对设备随机资料收集和整编的管理，这项工作可以帮助企业优化产品设计，也可以帮助企业预测设备故障的发生，提高生产效率，降低企业经营成本，同时，对项目的顺利推进、后续运维与管理以及风险控制等，都具有重要的意义。

关键词：设备随机资料收集和整编方法分析

设备随机资料对于后续的设备运行、维护管理工作起到至关重要的作用。通过合理的整编方法，可以将设备的使用说明、维护手册、维修记录等资料整理得井井有条，使现场使用单位能够更好地了解设备的特性和维护要求，并进行及时、有效的维护工作。设备随机资料，主要来源于设备合同采购方、现场项目组、设备供应商、开箱单位等多个形成部门，以至于设备随机资料可能具有不同的格式、结构和标准，这使得收集和整编过程变得更加复杂和困难。因此，本文围绕设备随机资料的收集和整编方面展开分析。

1设备随机资料通常收集方法

建设期的项目具有体量大、人员少、任务重的特征，因此档案管理部门采用过程监督的方式，弥补设备开箱验收的不足：首先，在项目开工过程中，要及时监督随箱资料的收集情况；接着是在开箱检验单位移交资料时，项目档案负责人按照合同和技术附件核查资料的完整性；最后是项目档案负责人根据收到的设备文件，以项目为单位填写“设备文件审核确认单”，并提交给现场项目组审核确认、签章，细化每一个流程，确保设备随机资料的完整性。

2设备随机资料收集和整编存在的困难

2.1资料归档不规范

开箱单位在对设备随机资料整编数据的归档过程中，存在不重视或不熟悉交工规范的现象，就会出现例如没有按照统一的命名规则、规格型号填写错误、卷内文件目录结构混乱、文件分类错误、归档位置不统一等情况。如果出现设备随机资料归档不规范的话，就会给后续的查找、利用带来很多困难。

2.2资料丢失或损坏

存在因现场开箱单位对设备随机资料的管理不当，导致文件丢失、损坏的情况发生。这种资料文件丢失、损坏情况的发生，不仅会造成信息丢失泄露，也会导致设备随机资料移交归档的不完整和不准确。

2.3资料更新滞后

现场项目组因生产所需，对特种设备进行维护，并定期报验，但并未及时更新特种设备材料的清单信息，出现存在滞后或不规范的情况，这可能导致归档的特种设备材料不准确和不完整。

2.4资料记录不完整

设备供应商提供的设备随机资料中，存在涉及合格证、质量合格证明书缺少关键信息、规格型号或记录的完整性不够的情况。这可能导致在后续的设备维护、故障排除和质量控制方面，档案资料无法提供全面的支持。

3设备随机资料收集和整编的对策

3.1档案管理部门建立规范的整编归档流程

3.1.1统一命名规则：制定统一的文件命名规则，包括设备名称、型号、出厂编号等关键信息，以便于文件快速识别和检索。

3.1.2规范卷内文件目录结构：建立清晰、有层次的文件夹结构，设备随机资料按开箱检验记录、装箱单、合格证（含：检测报告）、用户手册（含：安装、维护、使用手册）、随机图纸顺序整理排列，避免混乱和重复。

3.1.3设备编号标识：在案卷审核记录中加入设备编号标识，以保证每个设备的资料都能够被准确得到利用。

3.1.4培训和指导：档案管理部门加强对现场开箱单位的监督和检查，确保其正确处理设备随机资料，落实安全管理措施，及时发现问题并予以纠正。

3.2设立负责设备资料管理的团队

3.2.1可根据设备到货、资料交付的实际情况以及相关技术资料：安装手册、维护手册、使用说明书、装配图、易损件图纸及随供件清单，作为设备随机资料抵达物资公司，由开箱单位按设备合同约定条款验收交付资料、收集齐全。

3.2.2若未按合同交付，物资公司应联系设备合同签订人员，联系设备供应商补充。

3.2.3加强资料安全意识的培养，鼓励开箱单位主动报告资料丢失、损坏或异常情况，并及时采取措施处理，以最大程度地规避潜在风险。

3.2.4设备随机资料的安全性，采取适当的措施，如文件加密、权限管理和数据备份等，防止丢失、损坏和未经授权访问的情况发生。

3.3及时更新特种设备资料清单

为了确保特种设备资料的准确性和及时性，在项目交工前,通过与现场项目组进行沟通，按季度更新特种设备资料清单，可以确保及时收集到最新的设备信息。

3.4为解决设备随机资料记录不完整的问题，可以采取以下措施

3.4.1要求设备供应商提供完整资料：在与设备供应商进行合作时，明确要求他们提供包含所有必要信息的完整设备随机资料。确保合格证、质量合格证明书等文件中包含关键信息，如规格型号、技术参数、性能指标等。

3.4.2审核设备随机资料：参与设备开箱活动，审核设备随机资料，以确保其完整性和准确性。检查合格证、质量合格证明书等文件，核对其中的关键信息，并与实际设备进行比对，确保记录的完整性和一致性。

3.4.3强化内部设备审批流程：项目组相关设备管理员根据设备随机资料满足现场使用需求的原则，负责审批设备随机资料和设备编码的正确填写，并在案卷审核记录上签章确认，确保设备随机资料记录的准确性和完整性。

3.4.4加强设备供应商资料交付的管理：加强对其质量管理体系的审核和监督。要求设备供应商提供可追溯的质量证明文件，并与他们合作解决资料不完整的问题，确保设备随机资料的准确性和完整性。

在设备管理工作中，设备随机资料收集是一项重要工作，对设备随机资料进行整编分析，能够为设备运行管理提供依据，有利于提高设备运行效率。所以，我们要重视设备随机资料的收集工作，并有效整编分析，发挥设备随机资料的价值。

参考文献

[1]王敏.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].中国管理信息化，2017，20(16)：181

[2]常晓燕.浅析档案信息化建设与档案管理[J].现代国企研究，2017(12)：107