建设工程合同管理的方法与技巧

建设工程合同管理的方法与技巧

王胜1,张洁2

（1.马鞍山钢铁股份有限公司技术改造部 马鞍山 243000 2.马鞍山钢铁股份有限公司技术中心 马鞍山 243000）

摘要：现代企业的正常运营离不开合同的签订和履行，如何有效地防范合同管理中可能存在的法律风险，对于国有企业的健康稳步发展有着十分重要的意义。[1]合同管理作为建设工程中非常重要的一个环节，起到了承上启下的轴承作用。既在建设工程进行前约定了合同双方的责任与义务，也在过程中为处理双方的付款，异议与考核提供直接的依据。合同管理不仅针对合同本身的管理，而是依据《民法典》对合同签订的材料审查，条款谈判，合同签订，合同履行，合同变更及终止，合同材料归档的全过程管理。全程参与建设工程的各个阶段，因此合同管理对保障工程高效率，高质量，高标准的建设尤为重要。

关键词：合同管理资料存放技巧

一、合同签订注意事项

随着经济一体化的发展，各行各业都面临着一定压力，市场竞争激烈，这对国家企业的未来发展极为不利，由于资源有限、利益诱惑使得市场环境变得格外复杂，市场风险随之而来，这就要求央企在发展过程中，能够正视发展环境，尽量避免受到市场风险的严重影响，有效规避风险，最有效的途径就是加强合同管理。[2]在合同管理中，合同签订作为首要且重要的一环，必须细心谨慎，且足够的重视，漏掉任何一个细节，都有可能对公司的利益造成损害。

合同签订主要有三个主要环节：合同前资料审核，合同的草拟，合同谈判及签订。合同前资料审核环节，合同签订前对招投标文件及技术资料的完整性、合规性需进行严格的复审，资料不完整，手续不合规直接造成的结果直接影响合同的合规性。合同的草拟，对招投标文件及技术协议内涉及的相关条款及内容需仔细审核，特别是非常规条款，因为该部分通常为发包人、承包人前期对工程各类详细内容进行沟通商定后的内容，如发包人、承包人的责任划分，承包人的合同范围及支付方式等，需根据不同合同需特别注意，这直接影响了后期合同正本中的条款。明确这些条款以后，可让双方在合同履行避免出现不必要的商务纠纷。合同谈判及签订，在拟好合同初稿以后，发包人、承包人对合同内的条款进行谈判，无论是发包人、承包人，在合同谈判及签订过程中，要充分考虑本公司的实际，对合同中有困难的条款进行谈判与辩驳，这环节如果不做细致，对合同后面的履行可能会造成很大的困难，甚至出现无法继续履行合同而终止的事情发生，这样无论对发包人还是承包人，都会造成很大的损失。因此，无论是发包人还是承包人，合同签订环节必须严把关，只要合同签好了，双方才有好好合作的可能，才能更好地推进工程建设。

二、合同履行注意事项

合同履行中，发包人作为项目管理方，对承包人主要以管理四大目标为主，即：投资目标，进度目标，质量目标，安全目标。发包人在工程建设上，我认为首要是严抓安全关，对建设过程中五牌一图、安全宣贯、安全措施等做的不到位的单位，第一次警告，第二次严惩。只有足够重视安全管理，才能平稳高效地推进工程建设。二是严控质量关，对于工程质量的把关，也是重中之重，工程质量直接影响到建设安全，生产安全以及公司的耗能及效益。无论是因为设计缺陷还是材料质量不合格导致的工程质量不过关，公司利益受损是必然，此外，建设及生产过程中，因此引发的安全事故对个人，公司，承包方都会造成很大的负面影响，因此，工程的材料，发包人及监理单位必须严格监控。投资和进度，作为发包人，主要是要将项目前期的可研做细，做准，条件允许，可多花些时间，这样会最大可能接近工程实际，为以后的控制工程投资和推进工程进度做很大的保障。

三、合同材料存放方法

在合同管理过程中，会经常查阅资料。如查询合同条款，审计审查，法务审查，商务纠纷，甚至法院案件，都会用到招投标资料及合同原件或者扫描件。若找不到合同及相关资料，或者查询不及时，对我们来说，会造成一定劣势，所以合同及其相关资料的存放也是极其重要的一环。资料的存放主要有两方面，一是线上资料的存放，二是线下资料的存放。

首先是线下资料的整理与存放，很多企业，目前的合同及相关资料都是纸质的，经常出现不知道资料在哪，或者该岗位换了一个人接手，前面同事的资料需要花费很大的时间和精力熟悉整理，这不仅浪费人力，也消耗了时间，减少了思考如何把工作做的更高效的时间。所以这对我们存放资料的规则要求比较高，既要分类明确，又要方便查阅且便于“传承”。这里我详细介绍资料存放的两大类维度，一是按时间，二是按项目。我们都知道，每年发包人会有多个项目，一个项目通常有多个合同，少则几个，多则几十上百个，这些合同首先我们按项目分，一个项目的合同放在一起，一个项目里的合同按照签订时间顺序再存放好。合同过程中的相关资料，如何过程会议，合同变更，竣工结算资料需一块与其存放。二是把分类好的合同，以项目为单位，按照时间顺序进行整理，这就是“经纬度”资料存放模式，以时间为纬线，项目为经线，定位到该项目，项目内部按时间便可很快找到指定合同资料。

其次是线上资料的整理与存放，线上资料与线下资料存放类似，一个时间为一个文件夹，这个母文件夹里面按项目分为不同的子文件夹，项目文件夹内，每个合同又为一个子文件夹，归类到项目文件夹内。合同过程会议资料及变更记录等都保存到线上合同文件夹内。部分单位，如果有项目单位，每一个项目单位下有不同项目，同样适合这套“经纬度”存放模式，这样的模式，可快速定位资料位置，并且可无限按照此套规则扩容，各类适用性都很强。

四、结语

死板的进行合同的条款把控对于合同管理的意义不是很大。这是一个灵活并且需要专业化技能的不断改进不断探索新方法的过程。[3]合同管理作为建设工程中重要的一环，无论是各个环节，我们都应该引起足够的重视。此外，合同管理过程中，我们遇到各类各样的问题是常态，所以我们需要灵活变通地处理各类事宜，不能死板，只有这样，我们才能更好地将这份工作做的尽善尽美，只有这样，才能保障工程项目更高质量的建设。

[参考文献]

[1]苗卉，有关国企合同管理的浅析 [J] .文史博览，2014(10)：75-76.

[2]尹晗，基于合同管理的央企合规管理运行机制[J] . 2022(01)：148-150.

[3]赵静文，建筑工程项目中合同管理的技巧[J] . 2018(23)：145-147.