建设工程文件档案形成及归档技术总结

建设工程文件档案形成及归档技术总结

杨玉华 

中国电建水利水电第九工程局   贵州  贵阳  550000

摘要： 工程竣工档案文件是工程在建设前期、建设过程及竣工阶段形成的短期、长期或永久保存的文件档案，它的形成、收集、归档直接关系到工程质量的评定和结论。本文借鉴贵阳市市政及房建工程为案例，主要对从工程文件管理、项目前期、建设过程及竣工全过程对竣工文件形成、整理、归档、数字化处理、移交进行总结、分析，确保在工程竣工后形成一套完整、准确、齐全的竣工档案。

关键词：文件形成；收集；分类；归档；数字化处理；

前言：工程文件入档工作就一项系统工程，建设单位在这个过程中起主导作用。它包括文件形成、收集分类、装订、入档，涉及项目前期、建设整个过程、竣工试运行阶段，包括规划文件、许可文件、开工文件、工程原始记录、竣工文件、试运行文件、结算文件、图文、影像及测绘文件等。竣工文件保管期限分为永久和定期两种，定期一般分为30年、10年。本文根据《建筑工程文件归档规范》（GBI 50328-2014）、《城市建设档案著录规范》（GB/T 50323-2001）、《纸质归档文件装订规范》（DA/T 69-2018）、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）相关要求，结合《贵阳市城市建设档案馆服务指南》相关要求，对工程建设文档进行系文件形成、收集、分类、归档、数字化处理进行总结。

1工程档案管理过程中，建设单位应注意事项

1.1在工程招（投）标和与勘测、设计、施工、监理、质量监督、调试等单位签订合同、协议时，应对工程文件的套数、质量、费用、移交时间等提出明确要求。

1.2成立包括各参建单位在内的工程档案管理工作领导小组，负责对工程勘测、设计、监理、施工、质量监督、调试等单位进行工程文件编制、收集、整理和归档等工作的组织协调和指导。

1.3设置工程竣工档案资料机构（建设单位档案室），档案室具体职责为：

（1）根据工程竣工档案验收的有关标准和要求，制订针对本工程竣工档案资料编制、归档整理、归档范围、保管期限表，并组织、指导实施；

（2）负责勘测、设计、施工、监理等有关单位在工程文件收集、编制、整理、立卷归档时进行具体地业务监督、指导、检查；

（3）在组织工程验收前，对工程档案进行预验收（分部验收重点检查施工原始资料和竣工图纸是否齐全，是否已整编，是否满足归档要求；单位工程验收对涉及该工程的所有参建单位的竣工资料是否齐全，是否已整编，是否满足归档要求进行检查；凡达不到要求的，责成整改后再组织验收）；

（4）参加设备的开箱验收，负责对随机文件的验收、签字以及整理、立卷工作；

（5）负责验收和接收各参建单位形成的工程档案，并对各参建单位移交的工程档案进行检查，汇总后向生产运行部门移交；

（6）负责对各参建单位移交的工程档案进行整编、著录、建立通用数据库等；

（7）根据国家验收标准在贵州省档案局正式验收前做好库房的布置和案卷的科学摆放及保管与使用工作；

（8）做好工程档案专项验收前的自检和有关资料的准备工作等；

（9）档案验收后向档案馆提供质量合格的档案资料。

2文件收集内容、范围、组卷

2.1收集内容

2.1.1工程准备阶段文件

（1）立项文件

（2）规划定点文件

（3）征地报告及批复

（4）建设用地批准书

（5）拆迁安置文件

（6）建设用地规划许可证

（7）土地使用预登记证及宗地图

（8）工程地勘报告

（9）施工图审查文件

（10）勘查设计招标文件、中标通知书

（11）工程地勘合同

（12）工程设计合同

（13）施工招标文件、中标通知书

（14）工程施工合同、协议、工程质量保修书

（15）监理招标文件、中标通知书

（16）工程监理合同

（17）投资计划批文（含逐年投资计划）

（18）投资许可证

（19）建设工程规划许可证

（20）规划图

（21）放线、验线单

（22）建设工程施工许可证

（23）工程质量监督注册表

2.1.2监理文件

（24）监理规划

（25）开复工审批表

（26）不合格项目通知

（27）合同变更材料

（28）工程竣工总结

（29）质量评价意见（基础、主体、单位等）

2.1.3施工文件

（30）持力层认证报告

（31）图纸会审记录

（32）工程定位测量资料

（33）地基处理记录及验槽记录

（34）设计变更通知，工程洽商记录，施工技术联系单

（35）隐蔽工程检查记录

（36）沉降观测记录

（37）现场施工预应力记录

（38）工程质量、安全事故处理记录

（39）分部工程质量验收报告

2.1.4竣工验收文件

（40）建设工程竣工规划认可证、消防、防雷、环保、人防等验收资料

（41）工程竣工报告

（42）工程竣工验收报告

（43）工程竣工验收备案表

（44）决算书（结算书）

2.1.5竣工图

（45）综合竣工图

（46）建筑竣工图

（47）结构竣工图

（48）水电安装竣工图

（49）采暖竣工图

（50）通风竣工图

2.1.6其它工程

（51）空调工程竣工验收资料

（52）电梯工程竣工验收资料

（53）装饰（装修）工程竣工验收资料

（54）环境工程竣工验收资料

2.1.7声像文件

（55）开工前原貌

（56）基础工程质量验收

（57）主体工程质量验收

（58）工程竣工新貌

2.2预立卷

根据项目划分表、工程进度等制定预立卷及归档计划，确定项目文件的预立卷节点时间、责任单位等。设置好卷夹（袋）。设置好预立卷的卷夹（袋），为文件立卷备好装具，卷夹封面及脊背上标明条目名称，然后将卷夹按顺序排列，以便随时整理与查找。

2.2.1文件分类与组卷

组卷应遵循文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。卷内文件内容应相对独立完整，根据文件数量组成一卷或多卷，以卷为单位装订的案卷不宜过厚。卷内文件应避免重复归档。独立成册、成套的文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。不同载体的文件应分别组卷。

2.2.2组卷方法

（1）建设与运行管理文件组卷应符合下列要求：

a）建设前期及综合管理文件应按事由结合时间顺序组卷；

b）工程建设征地与移民安置文件应按事由结合时间顺序组卷；

c）招投标与合同管理文件按招标的标段、合同组卷；

d）计划及财务管理文件应按事由结合时间顺序组卷；

e）质量及安全管理文件应按事由结合时间顺序组卷；

f）试运行与竣工验收、移交及后评价文件应按事由结合时间顺序组卷，其中竣工验收文件应按工程阶段结合事由、时间顺序组卷。

g）技术审查与咨询文件应按事由结合时间顺序组卷

（2）设计文件为勘察、设计单位形成的设计基础文件和工程设计文件，应按项目划分、专业或阶段组卷。

（3）施工文件组卷应符合下列要求

a）土建施工文件以标段为单位，应按单位工程、分部工程、检验批工程组卷，并按单位工程、分部工程、分项工程或类别并结合桩号、高程和机组、系统及设备的台套、部件、单元组卷；混凝土或砂浆配料单、砂浆强度、混凝土强度、锚杆无损检测、地基承载力、压实度、弯沉值、探伤等试验检验报告，应与相应的检验批（或工序）验收评定记录一起组卷；安全监测仪器的出厂合格证、厂家率定、现场率定、埋设考证及单元工程质量验收评定记录应一起组卷；

b）原材料质量证明、试验文件，应按单位工程结合材料种类、型号和进场时间组卷；

c）通用图、标准图可放入相应项目或单独组卷，其它涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号；

d）土建竣工图应按专业结合单位工程或分部工程组卷，金属结构、设备安装竣工图应按装置或系统、台套、部件组卷；有设计修改通知单的，应与相对应图号的竣工图存放在同一卷内，分别存放的，应在备考表互见号标注不同卷的案卷号；

（4） 设备（仪器）采购与制造文件组卷应按成套性特点，分专业、系统按台（套）组卷。同一型号的设备仪器一次采购了多台套，且随机文件相同的部分只归一个台套，其他台套相同的部分可不编入，但应在卷内备考表中注明。

（5） 信息化工程文件应以合同为单位，按事由结合时间顺序组卷；

（6）第三方试验检测文件应以合同为单位，按专业结合事由、时间顺序组卷；

（7） 监理文件组卷应符合下列要求

监理（监造）文件以监理合同为单位，按本监理合同所规定的监理内容进行分类，根据文件形成规律进行组卷。

以监理合同为单位形成的监理文件，如监理规划、实施细则、会议纪要、月（周）报、与建设管理单位、施工单位的来往文件，按事由结合时间顺序组卷。

针对不同标段的监理文件，以施工标段为单位分类，再按合同管理、进度控制、质量控制、投资控制等专业内容分类组卷。

2.3文件编目

2.3.1卷内文件页号编写要求

（1）卷内文件应在有效内容的页面上编写页号，案卷以卷为单位装订的，卷内文件应依序从“1”开始编写连续页号，且各卷之间页号互不连续，以件为单位装订的，每件均从“1”开始编写页号，且件与件之间页号不连续；

（2）成套图纸、印刷成册的文件，已有页号的文件且与实际编写页码相符可不再重新编写页号；

（3）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号；

（4）单面书写的文件其页号编写在右下角，双面书写的文件，正面的页号编写在右下角，背面的页号编写在左下角。

2.3.2 卷内目录编制要求

（1）排列在卷内文件首页之前，宜采用70g以上白色打印纸制作，幅面应统一采用A4幅面；

（2）序号，以一件文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依次标注；

（3）文件编号，填写文件形成单位的发文号，图纸的图号或设备、项目代号；

（4）责任者，填写文件形成者或第一责任者，一般以文件的盖章、落款或签字为准，单位可填写全称或规范简称；

（5）文件题名，填写文件标题的全称，文件没有题名或题名不规范应全部或部分自拟题名，自拟内容外加[ ]，自拟题名应简明、准确揭示文件主题内容、具备唯一性、方便检索；

（6）日期，填写文件的形成日期，竣工图填写编制日期，日期中“年”应用4位数字表示，“月”和“日”应分别用2位数字表示；

（6）页号（或页数），以卷为单位装订的，

“页号”填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号，中间用“-”隔开；

（7）备注，可根据实际填写需要说明的问题。

2.3.3卷内备考表编制要求

（1）排列在卷内全部文件的尾页之后，单独制作的宜采用70g以上打印纸制作，幅面应统一采用 A4 幅面；

（2）卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在立卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题；

（3）立卷人，由立卷责任者签名；

（4）立卷日期，填写完成立卷的日期；

（5）检查人，由案卷质量审核者签名；

（6）检查日期，填写案卷质量审核的日期。

2.3.4 案卷封面编制要求

（1）案卷封面可印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式，内封面宜采用70 g以上书写纸制作，幅面应统一采用 A4 幅面；

（2）案卷题名，简明、准确地揭示卷内文件的内容，主要包括项目名称或课题名称，单位工程、分部工程、分项工程、设备仪器名称，专业名称、部件名称、文件类型名称等；

（3）立卷单位，填写负责立卷的部门或单位；

（4）起止时间，填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间，中间用“～”隔开；

（5）保管期限，应根据卷内文件的保存价值分为永久和定期，定期分为30年和10年，同一卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长；

（6）密级，应填写卷内文件的最高密级。若不涉密可为空。

2.3.5 案卷脊背及案卷目录编制要求

（1）案卷脊背印制在卷盒侧面，包括保管期限、档号、案卷题名，填写时可根据需要选择。

（2）案卷目录应包括序号、档号、案卷题名、立卷单位、起止时间、件数、总页数、保管期限、互见号、备注；

（3）序号，用阿拉伯数字依次标注案卷的流水顺序号；

（4）件数，填写案卷内文件总件数；                                      

（5）总页数，填写案卷内全部文件的页数之和；

（6）备注，根据管理需要填写案卷的密级、载体形式或存放位置等信息。

3数字化处理技术

数字化文件归档与管理，保障归档文件和电子案的安全和有效利用，相关处理技术应满足《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15）等有关规定。

3.1基本要求

（1）归档的电子文件必须完整、准确、系统、安全、视听正常、无病毒、无机械损伤。

（2）归档电子文件必须经过演示、检测、整理和编辑，划分保管期限，保证其内容与纸质文件正本相一致。

（3）归档的电子文件和相应的纸质文件应同步归档。

（4）电子文件应以最后定稿归档，并与归档的纸质文件一致。归档的图形文件均要求归档电子版，没有电子版本的纸质文件，如部分竣工图、收文等应采用将纸质档案电子化的方法进行归档。

3.2分类与整理

由纸质文件数字化扫描形成的电子文件，参照纸质文件整理方式，每份文件为一件，文件排列、编码、著录与纸质文件整理保持对应关系，每份文件按照案卷建立相应文件夹，并在该文件下存储对应的电子文件。归档电子文件著录表与电子文件同时保存。

3.3归档载体要求

（1）归档电子文件的存储载体采用只读式光盘，使电子文件信息一次性写入后，只能供使用者读出信息，而不允许追加记录或擦除信息。

（2）归档的电子文件在移交前应脱机存储，存储内容主要包括电子文件、文件说明和电子文件目录。其中说明文件为文本文件（XML格式），目的是对存储文件载体的合同工程概况、电子文件归档情况进行说明，其内容包括合同工程名称、合同编号、开完工时间。电子文件归档内容、制作人、检查人、制作时间、检查时间等。归档的电子文件目录为表格文件（用EXCEL电子表格制作），应著录电子文件题名及文件编号等信息。

（3）归档电子文件时，应编制归档说明，说明光盘中存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档说明一式两份，移交单位和接收单位双方签字后各保存一份备查。

4建设工程文件档案质量要求

（1）项目文件要完整、准确、系统、签字手续要完整，内容真实可靠，符合工程实际。

（2）项目文件应为原件，因故无原件归档依据性、合法性、凭证等永久保存的文件，提供单位应当在复印件上加盖公章，施工材料质量证明文件为复印件的，应当加盖供货单位印章，并写明施工工程名称、规格、数量、进场日期、负责人签字及原件存放地点。

（3）项目文件字迹清晰，图形清晰，图表美观，使用钢笔、毛笔或碳笔，使用不易褪色的碳或蓝黑墨水等耐久性强的书写和印制材料，应符合国家现行有关标准的规定。

（4）文件材料为 A4（297mm×210mm）整理成册，图纸采用国家标准图纸内容朝内折叠成 A4 幅面，图标外翻。

（5）分包商形成的文件，应由发包人审查签字。劳务分包形成的文件发包单位应对所形成的文件承担全部的质量责任并签字确认，否则视为无效文件。

（6）用于施工中的记录及验收表格式文件，应符合现行有关行业标准的格式，未填写的空白必须划线，或按“以下空白

”一章以示闭环 。

5结束语

工程建设档案文件是在建设前期、实施过程、竣工阶段等过程中直接形成的，具有保存价值并经过整理归档的文字、图表、音像、实物等形式的工程项目文件，是对工程进行稽查、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造等的重要依据。近年来，随着市政基础设施建设的迅速发展和国家不断加大对市政基础设施建设的投资力度，地方城建档案馆正在全面加强档案的规范化管理，有效地保护与利用档案。

档案管理工作是工程建设管理的重要组成部分，各参建单位负责建立档案管理体系，明管理制度，统筹档案工作经费，规范档案管理工作，确保工程档案的完整、准确、系统、规范、安全和有效利用。同时，也不断的学习和掌握新的技术方法，养成良好的工作习惯，才能做好程竣工文件的归档工作。

参考文献：

［1］DA/T282018 建设项目档案管理规范［S］.

［2］Q/ZSD14 20405-2021 档案管理［S］.

［3］滕达 . 中央空调系统安装技术与实例分析［M］. 北京：中国电力

出版社，2015.

［4］DA/T66-2017城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范［S］.

［5］王黎平 . 电力档案标准化管理实施指南［M］. 北京：中国水利水

电出版社，2012.

［6］水利水电工程施工质量检验及评定验收规程标准［S］.

作者简介：杨玉华（1985.），女，贵州人，高级工程师，从事项目管理工作

          张禄良（1989），男，江西人，助理工程师，从事项目管理工作

          罗  超（1988），男，重庆人，工程师，从事项目管理工作