县级档案馆信息化建设研究

县级档案馆信息化建设研究

刘一平

曲靖市师宗县档案馆    655700

摘要：文章旨在分析县级档案馆实施信息化建设的必要性及存在的问题，并从优化硬件设施、完善软件配套、提高系统建设水平等方面提出优化县级档案馆信息化建设的现实路径。

关键词：县级档案馆；信息化建设；解决方案

县级档案馆是地方政府的重要组成部分，负责管理本地区历史文献资料和文物。如何在信息时代背景下，保护好传承下来的档案文献，更好地服务社会，已成为一个重要的议题。实施信息化建设，将大大提高档案管理的效率和质量，减轻工作压力，推动档案资源共享和利用，提高档案文化价值和社会影响。

1.档案信息化概述

档案信息化指的是将传统的纸质档案电子化，即将档案文档数字化存储、管理和检索，以实现档案信息的智能化利用和共享。这种方式可以大大提高档案管理的效率，节省存储空间，减少管理成本，增强档案保密性和可靠性，更好地满足信息化时代的档案管理需求。随着信息技术的不断发展和应用，各行各业都在积极推行信息化改革，档案管理领域也不例外。档案信息化不仅为档案管理带来了新的思路和方法，也为人们提供了更加便捷的档案查询和利用方式，为国家和社会的发展做出了积极贡献。档案信息化的具体实现方法主要包括数据采集、数字化转换、数据存储、数据传输和安全保障等几个方面。数据采集需要通过扫描、拍照、录像等设备将纸质档案数字化，数字化转换则需要通过OCR（光学字符识别）或ICR（手写字符识别）等技术将图片中的文字转化为可编辑的数字文本，数据存储则需要建立虚拟的电子档案库，通过云计算等技术实现档案的灵活和共享[1]。而数据传输和安全保障则需要考虑网络环境的适应性和安全性问题，采用数据加密、电子签名等技术来保护档案信息的安全。

2.县级档案馆信息化建设中存在的问题

2.1软硬件设施不完善

软硬件设施不完善是县级档案馆信息化建设中存在的主要问题之一。其中，在软件设施方面，县级档案馆普遍采用过时的管理软件或自行开发的简单软件，无法满足当前信息化管理的需要。这些软件操作繁琐、界面陈旧、功能单一、慢速卡顿，使得信息管理效率低下，极大地增加了管理工作量和难度。而在硬件设施方面，县级档案馆普遍存在设施老化、配置低劣等问题，例如计算机、扫描仪、打印机等硬件设备的性能无法满足日益增长的信息处理需求，部分设备甚至已经达到了报废期，严重影响了办公效率和工作质量[2]。此外，软硬件设施不完善的问题还带来了其他问题和挑战。例如，信息资源获取与共享的难度增加、数据安全与保密性低下、技术维护成本高昂等。在现代化管理的基础上，信息化管理已经成为必然趋势，而软硬件设施不完善将阻碍信息化管理的进程，影响档案馆管理的现代化和科学化。

2.2系统建设水平有待提高

县级档案馆的信息化建设中存在着系统建设水平不高的问题。在系统建设过程中，考虑到各种因素，如预算、人力、技术等，县级档案馆的系统建设水平普遍较低。这导致系统的功能、性能和稳定性都无法达到预期的效果，影响了数据的准确性和完整性。同时，由于缺乏专业的技术人员，县级档案馆的信息化建设过程中面临的问题难以得到妥善解决。例如，如何保证数据的安全性、如何升级系统至最新版本等。而且，在应用程序开发过程中，如果没有足够的技术人员支持，会导致开发周期延长、质量下降等问题。除此之外，县级档案馆在信息化建设过程中还需要注意一些其他的问题。比如，社会化服务平台跟进不足、与上级部门对接不足等。尤其是社会化服务平台的问题，县级档案馆必须要适应现代社会的快速发展，加快推进社会化服务平台的建设，让更多的用户能够方便地获取到所需的信息和服务。

3.县级档案馆信息化建设的现实之路

3.1优化硬件设施

优化硬件设施需要对现有设备进行评估和升级。县级档案馆的设备大多数为老旧设备，性能已经不足以满足新型应用需求。为了提高工作效率和服务质量，需要进行评估，确定哪些设备需要更换或升级。尤其是服务器、台式电脑、扫描仪、存储设备等，必须具备较强的稳定性、安全性和高速数据处理能力，以支持信息共享、数据分析和数字化管理。同时，优化硬件设施需要加强网络建设。目前，县级档案馆的网络构架多为局域网，无法实现远程共享和互联互通，也存在安全问题，为了建立稳定、高效、安全的信息互联网，需要引入新技术，如云计算、虚拟化等，并加强防火墙、入侵检测、数据备份等安全措施，以保障信息安全和业务连续性[3]。此外，优化硬件设施需要提高办公自动化水平。在信息化建设中，办公自动化是提高工作效率和管理水平的关键，县级档案馆需要引入电子文档管理系统、电子公文处理系统、数字化图书馆等，以实现信息共享、业务流程化和数字化管理。

3.2完善软件配套

完善软件配套需要根据实际业务需求选择适合的软件系统。县级档案馆工作涉及多个领域和业务，如档案管理、数字化资源管理、电子公文处理、电子阅览室等。为了有效地管理和利用这些信息资源，需要引入适合的软件系统，如电子文档管理系统、档案管理系统、数字化图书馆管理系统等。这些软件系统应该具备较高的可靠性、稳定性和兼容性，以满足工作需求和用户体验要求。同时，完善软件配套需要加强系统集成和数据共享。数据共享是信息化建设的核心内容之一，可以极大地提高工作效率和服务质量。县级档案馆应该建立统一的数据管理平台，实现各个软件系统间的数据交换和共享，以避免重复录入和数据丢失问题。此外，完善软件配套需要提高系统安全性和应急能力，信息安全是县级档案馆信息化建设中必不可少的重要环节，要保障信息安全，必须加强软件系统的安全性设计和应急能力建设

[4]。县级档案馆应该引入网络安全设备，如防火墙、入侵检测等，实现对系统和数据的安全保护。同时，还要建立应急预案和备份机制，加强数据恢复和业务连续性保障。

3.3提高系统建设水平

提高系统建设水平需要加强对信息技术的引进和应用。目前，国家在信息技术方面的投入不断增加，新型技术层出不穷。县级档案馆应该积极了解最新的技术发展趋势，充分发掘新技术的应用潜力，尝试引入多种创新性的信息技术手段，如云计算、大数据等，同时，提高系统建设水平需要做好信息资源的整合与共享，县级档案馆管理的档案和文献密集，而且流传时间较长，搜寻起来不容易，这就体现了县级档案馆信息化建设在整合资源和数据共享方面的重要性[5]。只有实现信息资源的整合与共享，才能更好地服务社会公众和行政机关。为此，县级档案馆应建立统一的信息管理平台，实现信息资料的标准化管理、分类归纳和检索分享，以便于查询利用。另外，在提高系统建设水平的同时，初步建立数字化档案库。数字化档案是近年来一个热门的话题，已经成为县级档案馆信息化建设的重点之一。顺应当前数字化浪潮，县级档案馆应当重视典籍的数字化建设工作，并且通过适当的技术手段将已有的电子资源与实物档案融合起来，从而实现古代文献的数字化保护、整理、检索、利用等功能，助力县级档案馆数字化建设进程的加快。

4.总结语

如今，信息化建设已然成为县级档案馆的重要发展趋向。事实上，信息化建设不仅可以提高档案馆的运转效率，节约人力物力成本，更可以保护档案资源，提高档案馆的服务质量和水平。因此，本文主要探究了县级档案馆信息化建设的有效路径，以期助力各级档案馆推动信息化建设的进程，为更好地服务社会、保护历史文化遗产做出更大的贡献。

参考文献

[1]赵文廷.关于县级档案馆档案信息化建设的几点思考[J].黑龙江档案,2022(06):263-265.

[2]刘媛.县级档案馆信息化建设存在的问题与解决对策探析[J].黑龙江档案,2020(03):109.

[3]周微.县级档案馆信息化建设途径研究[J].黑龙江档案,2020(03):116-117.

[4]夏丹丹.关于县级综合档案馆信息化建设的研究[J].传播力研究,2019,3(35):295.

[5]刘国伟.对县级综合档案馆信息化建设的若干思考[J].兰台内外,2019(21):37.