文书档案电子信息化管理探讨

文书档案电子信息化管理探讨

1张智,2王梅

1鄂尔多斯市政府投资项目代建中心 内蒙古鄂尔多斯市 017000

2鄂尔多斯市自然资源局 内蒙古自治区鄂尔多斯市 017000

摘要：电子信息化管理是指借助计算机设备及其软件系统对电子文件进行管理。通过将不同类型的文书档案存储于数据库，赋予不同人员查阅权限，建立基于电子信息化管理系统的文书档案自动收集、记录和存储的管理系统，可为文书档案信息查询提供可靠保障。与传统的纸质文书档案管理模式相比，文书档案电子信息化管理不受时空限制，存储所需空间更小，有利于提高管理效率，降低管理成本。

关键词：文书档案；电子信息化管理；对策

前言

文书档案管理是档案管理过程中非常重要的组成部分。文书档案管理中信息电子化技术的引进和应用，在很大程度上提升了文书档案管理的工作效率。但是随着网络信息化的普及和覆盖范围的扩大，大多数信息的传播都会通过互联网来进行传输和管理，在快捷便利的同时，也带来了各种各样的问题。因此，做好文书档案管理信息电子化的使用和维护十分重要。

一、文书档案概述

文书档案是指用通用文书转化而来的部分档案的习惯总称，大多数是由机关、团体和企事业单位在处理行政管理事务活动中产生的，通常包括请示、报告、批复、通知、决定、计划、总结、会议纪要等等。文书档案在保管过程中要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则。

二、文书档案电子信息化管理的意义

2.1管理效率显著提升

文书档案电子信息化管理依托计算机信息技术，以及数据库管理平台，实现文书档案生成、归档、管理的自动化，相较于传统的纸质档案管理模式，文书档案电子信息化管理无需手工对纸质文档进行操作，在档案信息化管理系统中进行即可，极大地提升了文书档案管理的效率和效果。

2.2信息共享越发便捷

文书档案电子信息化管理，基于计算机信息系统及设备，对原本纸质的文书档案进行了电子化文献信息转化，随着网络信息技术的应用，电子文献信息可以通过“关键词”等形式进行检索、查阅，且可以通过计算机网络技术的应用，实现文书档案管理系统间的互联互通，突破了文书档案管理的时空界限，实现文书档案电子信息的跨系统、跨区域共享。

2.3电子文件保存稳定

纸质文书档案管理受高温、高湿、氧化剂等外部环境影响，保存寿命难以与电子文件模式下的电子文件管理相比。随着电子信息技术的换代更新升级，在存储、读取电子文件信息时，可根据系统兼容要求和光盘、磁盘、U盘等不同电子载体特点，实现电子信息的实时存储、传输和读取，具有较强的安全稳定性。

2.4文件传递速度更快

传统管理模式下，文书档案的传递速度主要依靠邮政系统、机要邮寄等形式，文件传输受距离长短影响较大，给档案存档、检索以及利用等造成极大不便。随着计算机信息网络技术的应用，文书档案电子信息化管理可借助网络渠道，利用网络技术进行传输，极大地提升了文书档案传递的效率。

三、优化信息电子化在文书档案管理应用的对策

3.1牢牢把握信息电子化背景下档案管理的原则

在文书档案管理中应用信息电子化相关技术，将会催生出档案管理的理论、方法原则等，也会让机构的内部管理出现新的问题，需要有关工作人员进行深刻的思考与探索。因此，机构应以文书档案的安全性为切入点，充分挖掘出实现档案信息电子化的深刻价值。要求管理人员对电子版档案和纸质版档案区别对待，使档案管理工作更加稳定。在此背景下的文书档案管理工作，更需要以效率和质量为保障，灵活运用计算机、数据分析、互联网等各种信息技术相关的设备或科技，展现出文书档案信息的收集和处理的实际价值，帮助管理人员在更短的时间内能完成更多的档案信息处理工作。

3.2加强档案管理基础设施建设

若想使文书档案管理工作取得理想的成效，需要加大基础设施建设的力度，为档案管理的信息化建设埋下伏笔。应严格按照相关要求，结合本机构的实际情况，做好先进基础设施的配备工作。要建设标准的文书档案管理制度，促使档案管理工作的有序化、规范化、标准化。在该管理制度中，应当明确文书档案信息电子化的技术标准，其中包括归档的格式、质量标准、管理流程要求等，对于档案信息的收集、审核、分类、存储等各项环节都需具备清楚的制度条例。尤其是在线归档和信息处理，以推动管理工作的全面信息电子化，使管理水平得到提升。传统的文书档案主要针对具有一定存储价值的档案和资料进行收集，通过一系列处理后进行存档，但在信息电子化的应用下，文书档案则呈现出了实时存储的特点，也更加重视数据的收集和存储的完整性和速度。在管理这些文书档案之时，管理人员也要善于根据管理体系，适当拓宽档案的领域范围，注意发现和预测文书档案的实际价值，使该项工作更具全面性。

3.3重视档案管理团队建设

信息电子化环境中的文书档案管理，对于管理人员的基础理论、实践操作技能都提出了更高的要求，机构要更加重视档案管理人才团队的建设。可定期组织管理人员参与各种专项的培训和学习，由业内的专业人士讲解信息电子化背景下文书档案管理工作面对的新形势和新任务，使管理人员能够建立系统性的档案管理专业知识体系，加强自身的具体操作能力，助推其更加积极、主动地投入到工作中。与此同时，也要帮助管理人员树立创新意识、责任意识、质量意识，谨遵职业道德操守，避免在实际工作中出现各类违规行为。将文书档案的形成与管理都归入到全体工作人员的职责范围内，打造出标准化、现代化的档案管理工作环境，构成文书档案管理与信息技术结合应用的强大合力，用以提升档案管理团队的凝聚力和工作效能。

3.4关注档案保密性的提高

第一，对于档案管理中使用的网络，要对内网、外网进行分离处理，这种内外网分类管理的方式，可明显提高档案的保密性。在两层网络构建的基础上，管理人员要做好路由器的防护管理工作，需要留意其中不属于本机构的IP地址，将其予以屏蔽后，可加入一些需要的服务器地址，以实现在不影响任何人使用网络的前提下起到实时防护的作用，对于服务器具有良好的保护效果。第二，可搭建网络防火墙。防火墙自身通常会存在认证机制，有助于防止病毒、黑客攻击等危险因素进入到保护区域内，还可构成信息内容记录，便于管理人员对防火墙的工作内容进行查看。当前防火墙有许多类型，机构要根据实际需要加以优选。当网络环境受到攻击后，防火墙可立即对攻击内容进行检测和告知，辅助管理人员做好基础防护工作，降低档案丢失问题出现的几率。第三，管理人员对于文件保密处理方面也要有良好的处理技能，这也是影响未来档案管理工作的一项重要因素，需要管理人员多加重视。化的文书档案库房，配备良好的系统、互联网硬件等所需要的设施，还应当布置独立的服务器与存储设备。此外，先进技术的投用也是不可或缺的，云计算、大数据、人工智能等可实现对信息的深层次处理，使档案管理系统的功能更加丰富与强大。当与机构内部整体网络实现兼容后，可符合档案资源共享、系统互通的要求，满足档案使用者的不同需要。

结束语

综上所述，文书档案管理信息电子化的应用是如今时代发展的产物，要想适应时代的发展，推陈出新是非常关键的一步。文书档案管理信息电子化的发展，有着传统纸质档案管理不曾有的方便、清新和快捷，但同时也会有安全、虚假和泄露等风险。因此，在好好利用电子化信息技术的同时，也要时刻做好文件备份和技术提升工作，抓住优势，避之劣势，从而加快文书档案管理信息自动化进程。

参考文献:

[1]高慧龙.台站文书档案管理电子化系统的应用分析[J].数字传媒研究,2021,38(09):43-45+63.

[2]裘晓萍.浅谈大数据时代文书档案电子化建设[J].办公室业务,2021(01):183-184.