企业设备全生命周期档案合规管理的探索与实践

企业设备全生命周期档案合规管理的探索与实践

赵卫明

国家能源集团宿迁发电有限公司，江苏 宿迁 223803

摘要：由于企业设备种类和数量众多，设备档案的有效管理一直是摆在档案人员面前的严竣课题，针对企业设备动态性突出的特点，本文从设备全生命周期档案合规管理的背景、探索与实践、闪光点等方面展开，详细阐述了设备全生命周期档案合规管理的探索与实践。此项探索与实践证明，这是一种行之有效的设备档案管理方式。

关键词：企业设备，全生命周期，档案，合规

引言：国家能源集团宿迁发电有限公司（以下简称“宿迁公司”）作为江苏宿迁最大的并网电源点，拥有的设备种类和数量众多，按电厂专业划分为锅炉、燃料、汽机、电气、热控、化水、特种等类设备，这些设备从规划、招标、采购、合同、监造、物资验货、安装调试、运行使用、维护、技术改造到报废，在全生命周期的每个环节都形成了相对应的文件资料，设备档案的有效管理是摆在档案人员面前的严竣课题。宿迁公司二期工程基建设备档案工作实践证实，设备全生命周期档案合规管理是行之有效的管理方法。

一、设备全生命周期档案合规管理的背景

国家能源集团宿迁发电有限公司位于宿迁市宿城区洋北镇，于2003年8月注册成立。公司一期2×135MW机组项目于2003年开工建设，分别于2005年2月和6月建成投产。二期2×660MW超超临界二次再热机组工程是江苏省首台采用超超临界二次再热技术的60万等级机组，项目于2015年10月16日获得江苏省发改委核准，3、4号机组分别于2018年12月31日、2019年6月4日完成168小时试运行，正式建成投产。投产后机组运行指标位居行业第一，各项指标均优于设计值，运行高效灵活、安全稳定。

在科技档案里，与科研档案、基建档案相比，设备档案的动态性是很突出的，科研档案在科研课题鉴定后，基建档案在工程竣工验收后，一般都处于相对稳定的状态，不会有多大的变化。而设备档案则不同，在设备报废之前，它始终处于一种不确定的状态中，一台设备从规划开始，一直到安装调试结束以及在后续的使用过程中，必然要形成采购委员会会议纪要、立项表、招投标、合同、询价、物资验收、厂家质量保证、说明书、图纸、大小修、技改等文件资料，只要它还在正常使用，就会不断形成新的资料，直至设备的报废，其档案才停止增长。鉴于设备档案的动态性特点，在设备的全生命周期里会产生诸多节点，每一个节点中都会产生大量的与设备相关的资料，档案人员只有实行设备全生命周期合规档案管理，才能将众多节点涉及到的设备相关资料应收尽收，这也是考验档案管理人员业务素质和管理水平的关键。

二、设备全生命周期档案合规管理的探索与实践：

（一）建立健全组织机构：

宿迁公司在2016年成立了档案工作领导小组、档案管理网络，成立了《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》编制领导小组和工作小组，在各部门设置了兼职档案员。在二期工程期间，成立了宿迁公司2×660MW机组工程档案领导小组及工作小组，建立健全组织机构，在公司层面进一步强化了组织领导。

（二）建立健全规章制度：

宿迁公司自2017年以来，陆续修编了一系列档案管理制度，共有《档案工作管理办法》等14个档案管理制度，在《文件材料归档工作管理标准》里，对公司各部门的档案工作职责与分工进行了详细的划分。在二期工程期间，专门制定了《国电宿迁2×660MW机组工程设备仪器开箱资料收集管理规定》、《国电宿迁热电有限公司2×660MW机组工程竣工档案超前控制移交总目录》等7个二期机组工程档案管理制度。宿迁公司在2016年进行的三标一体化活动中，在《质量环境职业健康安全管理手册》中强化了档案专业的相关描述。一系列规章制度的建立健全对设备全生命周期档案的合规管理起到了重要的作用。

（三）设备全生命周期档案合规管理的具体实践：

为保证设备档案的齐全完整，宿迁公司对设备全生命周期档案进行了一系列合规管理：

1. 在设备的规划环节，档案人员重点收集公司采购委员会会议纪要；
2. 在设备的招标、询价环节，档案专业介入招标文件的会审，将技术资料的相关要求嵌入招标阶段的技术规范书，重点收集设备招标文件与技术规范书；
3. 在设备的合同环节，档案专业参与合同文件的会审，将技术资料的相关要求嵌入合同阶段的技术协议，重点收集设备合同文件与技术协议；
4. 在设备的物资验收环节，档案专业编制了《设备开箱资料清单》，参与设备的验收，对物资验收进行审核签字，重点收集设备厂家随机资料，对照设备的技术协议，审核随机资料的齐全、完整、准确性，针对资料欠缺问题，向供货单位发送《设备资料欠缺清单》，积极追要欠缺的资料；
5. 在设备的质保验收环节，档案专业参与物资验收审核签字，重点复核设备厂家资料的齐全、完整、准确性；
6. 在设备的安装调试环节，档案专业重点收集设备安装调试文件；
7. 在设备的检修维护环节，档案专业重点收集设备的大小修、定期检测文件；
8. 在设备的技术改造环节，档案专业重点收集设备的技术改造文件；
9. 在设备的报废环节，档案专业重点收集设备的报废备案文件。

（四）设备全生命周期档案合规管理的闪光点：

1、宿迁公司在制定《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》的过程中，档案专业广泛征求各部门意见，与各业务部门反复地、充分地沟通交流，达到了深度融合。首先，档案部门根据上一年度的公司工作纲要、部门年度工作总结、内网信息、法律部门的合同清单进行梳理后形成一个初步归档框架，发送给各业务部门兼职档案员，各业务部门兼职档案员再将此归档框架分发给各自部门内部的各岗位人员，部门内部的各岗位人员根据各自的业务工作范围进行完善后，反馈给自己部门的兼职档案员，档案部门依据各部门兼职档案员的反馈进行汇总，拟出一个初步的归档范围清单，送交档案部门负责人进行审查，然后将审查结果反馈给各部门兼职档案员，兼职档案员再把审查结果与各自部门的各岗位人员进行第二次沟通，档案部门根据兼职档案员反馈的补充意见形成最终的归档范围清单，并将此清单向公司全员进行公示，提交公司档案分管领导审核之后形成书面意见，档案部门根据公示期限结束时产生的意见和建议做最终的修订，形成当年更新版的《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》。及时修订文件材料归档范围和档案保管期限。

2、宿迁公司依据设备文件生命周期理论，紧密围绕合同管理机制，分别在合同签定和合同质保期验收环节，给予档案主管设置会审会签的权限，档案专业在招标、合同文件编制过程中将竣工档案工作要求进一步细化，档案人员直接参与合同标段招标文件起草、合同谈判会签会审，在签订合同时提出文件交付和归档要求或补充协议，有力地保障了竣工档案的编制质量以及档案移交的齐全性、完整性、准确性、及时性，为档案的全过程性控制打下良好的基础。

3、宿迁公司在二期基建工程期间，给予档案人员参与工程进度款支付流程签字权限，明确违约罚则，供货单位的档案移交工作如果达不到规定的工作进度，将按合同金额的4%扣除供货单位的工程进度款，用工程进度款结算来约束供货单位移交档案的质量和进度，档案专业与相关业务部门同步跟踪、考核、验收合同执行情况，较好地解决了供货单位竣工档案移交的及时性问题。

三、结语：

宿迁公司关于设备全生命周期档案合规管理的探索与实践证明，这是一种行之有效的设备档案管理方式，对宿迁公司二期基建工程档案的顺利通过验收，起到了关键性的作用，对投产之后的设备档案管理起到了示范性的作用。

参考文献：

[1]李明丽.基于科研生产单位设备仪器全生命周期的档案管理研究[J].《兰台世界》,2022年.S1期：39-40

[2]付兴隆.论央企设备全生命周期的档案管理[J].《机电兵船档案》,2018年.04期:72-73

[3]刘丽霞.以“设备合同”为切入点的企业工程设备档案管理初探[J].《机电兵船档案》,2015年.02期:33-35