新时代档案管理现代化建设之路探索

新时代档案管理现代化建设之路探索

夏燕玲

云南省住房和城乡建设厅城镇档案工作办公室 昆明 650000

摘要：随着信息技术的快速发展和社会的变革，档案管理面临着新的机遇和挑战。本文从以下几个方面进行研究：档案数字化转型、档案共享与开放。通过对以上方面的研究，本文提出了推动档案管理现代化建设的综合路径和措施。在新时代的背景下，加强档案数字化转型、推进档案共享与开放、加强档案保护与安全，将有助于提升档案管理的效能和服务水平，实现档案事业的可持续发展。

关键词：新时代；档案管理；现代化建设

作为记录和传承人类历史文化的珍贵遗产，档案的管理与保护至关重要。然而，传统的档案管理方式已难以适应信息时代的需求，迫切需要探索新时代档案管理现代化建设之路。新时代档案管理现代化建设是指通过引入先进的信息技术手段和管理理念，推动档案管理工作的现代化、智能化和高效化。这一建设旨在提升档案管理的效能，更好地满足社会各方对档案服务的需求，并推动档案事业的可持续发展。本论文旨在深入研究如何推动档案管理现代化建设。通过对档案数字化转型、档案共享与开放等方面的探讨，将为推动档案管理现代化提供理论指导和实践建议，以期为档案事业的可持续发展贡献力量。
     一、档案数字化转型

（一）数字化转型的意义和价值

随着信息技术的迅猛发展和互联网的普及应用，数字化转型已经成为推动各个领域现代化的重要趋势，而档案管理作为信息资源的重要组成部分也必须进行数字化转型。数字化转型对档案管理具有重要的意义和价值。首先，数字化转型可以提高档案管理的效率和便捷性。传统的档案管理方式通常依赖于纸质文档的存储和处理，工作效率较低且易受到时间、空间和人力资源的限制。而通过数字化转型，可以将纸质档案数字化存储，实现档案信息的快速检索、全文搜索和在线访问，大大提高了档案管理的效率和便捷性。其次，数字化转型可以促进档案资源的保护和利用。数字化档案可以通过备份和多地存储的方式，实现对档案信息的安全保护，避免了传统档案易受灾害和损毁的风险【1】。同时，数字化档案可以方便地进行信息提取、复制和传播，为学术研究、文化交流和社会治理等领域提供了丰富的资源，推动了档案资源的广泛利用。最后，数字化转型对档案管理的现代化发展具有战略意义。数字化技术的广泛应用和快速发展已经改变了人们获取和传播信息的方式，也对档案管理提出了新的要求。通过数字化转型，档案管理可以更好地适应信息时代的发展需求，实现档案工作的智能化、网络化和集约化，推动档案管理向现代化方向迈进。

（二）关键技术和实施策略

实施档案数字化转型需要借助关键的技术手段和有效的实施策略。以下是一些关键技术和实施策略的介绍：数字化扫描技术。数字化扫描技术是将纸质档案转换为数字形式的关键技术。它可以通过高速扫描仪将纸质文件逐页扫描成电子图像，然后使用图像处理软件进行优化和编辑，最终生成高质量的数字档案。同时，采用光学字符识别（OCR）技术可以将扫描的图像转换为可编辑和可搜索的文本，提高档案信息的利用价值，见图1。数据库和信息管理系统。建立适应数字化档案管理的数据库和信息管理系统是实施数字化转型的重要策略。通过数据库和信息管理系统，可以对数字档案进行分类、索引和检索，实现对档案信息的有效组织和管理。同时，结合数据挖掘和人工智能等技术，可以实现对档案信息的深度分析和智能应用。存储和备份技术。数字化档案的存储和备份是数字化转型中的重要环节。采用高效的存储技术和备份策略，可以确保数字档案的安全性和可靠性。云存储和分布式存储技术可以实现档案信息的远程存储和实时备份，避免因灾害或硬件故障导致的数据丢失和损坏。安全与权限管理。数字化档案的安全与权限管理是数字化转型中不可忽视的方面。制定严格的安全策略和权限管理机制，包括加密技术、身份验证和访问控制等，可以保护档案信息的安全性和隐私性，防止未经授权的访问和窜改。

图1 光学字符识别（OCR）技术

（三）档案数字化建设的措施和建议

为推动档案数字化转型，以下是一些措施和建议：制定数字化转型规划。明确目标和路线图，制定详细的实施计划和时间表。规划过程应考虑组织的特点、资源的需求和技术的可行性，确保数字化转型顺利进行。加强基础设施建设。建设适应数字化档案管理需求的基础设施，包括数字化扫描设备、存储设备、信息管理系统等。同时，加强网络和安全设施建设，确保数字档案的可靠性和安全性。培训与技能提升。加强档案管理人员的培训和技能提升，使其熟悉数字化档案管理的原理、技术和工具。培训内容应包括数字化扫描技术、信息管理系统的使用、安全与权限管理等方面，提高档案管理人员的数字素养和能力。合理规划资源投入。数字化转型需要相应的资源投入，包括资金、人力和技术支持。通过合理规划资源投入，确保数字化转型的顺利进行和持续发展。信息共享与合作。加强与相关部门和机构的合作与共享，促进数字档案资源的共建共享。建立联合数字档案库、共享标准和合作机制，推动档案资源的整合和互通，提高档案信息的利用效益。

二、档案共享与开放

（一）档案共享与开放的意义和价值

档案共享与开放是指将档案资源以开放的方式提供给公众和相关机构使用，以实现信息的共享与互通。档案共享与开放具有重要的意义和价值。首先，档案共享与开放可以促进透明治理和民主参与。通过将政府和机构档案信息对外公开，公众可以了解和监督政府行为、参与公共事务。档案共享与开放为公众提供了权威、可信的信息来源，促进了透明治理和民主参与的实现。其次，档案共享与开放有助于促进科学研究和学术交流。科学研究和学术发展需要大量的历史文献和档案资源支持。通过共享和开放档案信息，研究者和学术界可以更便捷地获取和利用档案资源，推动学术研究的深入发展，促进学术交流和合作。另外，档案共享与开放有助于保护和传承文化遗产。档案作为文化遗产的重要组成部分，承载着历史的记忆和文化的传承。通过共享和开放档案信息，可以更广泛地传播和分享文化遗产，促进文化多样性和跨文化交流，增进人们对历史和文化的认知和理解【2】。

（二）档案共享的挑战和解决方案

尽管档案共享与开放具有重要意义，但实施过程中也面临一些挑战。其中一些挑战包括：隐私与信息安全。共享档案信息可能涉及个人隐私和机构敏感信息的保护。确保共享档案信息的隐私和安全性是一个关键问题。解决方案包括建立合适的权限管理机制、采用数据加密技术，以及制定相关的法律和政策来规范档案共享的范围和条件。跨机构合作与协调。档案共享需要涉及不同机构和部门之间的合作与协调。不同机构可能存在数据格式、标准和管理体系的差异，这增加了共享档案的复杂性。问题的解决方案包括建立统一的数据标准和格式，推动跨机构的合作与信息交换。数字鸿沟和技术要求。档案共享对信息技术基础设施和数字能力的要求较高，但不同地区和机构之间存在数字鸿沟。解决方案包括加强数字基础设施建设、提供培训和支持，推动数字技术的普及和应用。

（三）加强档案共享与开放的路径和措施

为加强档案共享与开放，以下是一些路径和措施：法律和政策支持。制定相关法律、法规和政策，明确档案共享与开放的原则、范围和条件。建立档案共享的管理体系，明确责任和权限，为档案共享提供法律保障和政策支持。数据标准与互操作性。建立统一的数据标准和格式，推动档案信息的互操作性。采用开放式的数据格式和接口，使不同系统和平台能够实现档案信息的互通和共享。档案数字化和信息化。加快档案数字化和信息化进程，将纸质档案转化为数字化形式，并建立适应数字环境的信息管理系统。通过数字化和信息化，实现档案共享的便捷性和可持续性。培训与意识提升。加强档案管理人员和用户的培训与意识提升，提高其对档案共享与开放的认知和理解。培养档案管理人员的数字素养和专业能力，培育用户对档案共享的需求和参与意识。合作与共建平台。加强机构之间的合作与共建，建立档案共享与开放的联合平台。促进机构之间的信息共享、资源整合和协同发展，推动档案共享与开放的可持续发展。

三、推动档案管理现代化建设的路径和措施

（一）档案管理现代化建设的整体思路

推动档案管理现代化建设需要树立整体思路，注重档案管理的全方位发展。以下是一些重要的思路：统筹规划与整合资源。制定档案管理的整体规划和发展战略，明确目标和路线图。整合各类档案资源和信息，建立统一的档案管理体系，实现档案资源的高效利用和综合开发。科技创新与应用推广【3】。积极推动科技创新在档案管理中的应用，借助先进的技术手段提升档案管理的效率和质量。加强与科研机构和高校的合作，推动科研成果在档案管理实践中的应用和推广。加强人才队伍建设。加强档案管理人员的培养和引进，提高他们的专业素养和能力。建立健全的人才培养体系和评价机制，注重培养具备数字化、信息化和国际化视野的档案管理人才。强化法律法规建设。制定与档案管理现代化建设相适应的法律法规和政策，明确档案管理的权责和规范。建立健全档案管理的法治环境，加强对档案管理的监督和评估。

（二）综合推进档案数字化转型、共享与开放、保护与安全的策略

为推动档案管理现代化建设，需要综合推进档案数字化转型、共享与开放、保护与安全。以下是一些策略：档案数字化转型。加快档案数字化进程，将纸质档案转化为数字化形式。建立适应数字环境的信息管理系统，采用先进的数字化技术和设备。同时，加强数据质量控制和信息安全保护，确保数字档案的可靠性和安全性。档案共享与开放。制定档案共享与开放的政策和标准，建立共享平台和机制。通过开放数据接口、建立数据交换标准等手段，促进档案资源的共建共享。同时，加强隐私保护和信息安全措施，确保共享档案的隐私和安全。档案保护与安全。加强档案保护与安全的工作，建立健全的档案保护体系。采取物理、技术和管理措施，确保档案的完整性、可用性和可持续性。加强档案防灾减灾工作，提高档案的灾害应对和恢复能力。技术创新与应用。积极推动档案管理中的技术创新和应用。关注新兴技术的发展趋势，如人工智能、区块链等，探索其在档案管理中的应用。同时，加强技术培训和知识更新，提高档案管理人员的技术素养和创新能力

【4】。

（三）档案人员培训与管理的重要性

档案人员是推动档案管理现代化建设的重要力量。他们的培训与管理对于档案管理的现代化具有重要意义。首先，档案人员的培训可以提高他们的专业素养和技能水平。通过培训，档案人员可以掌握新的理论知识和实践技能，了解最新的档案管理理念和方法。培训还可以拓宽他们的视野，提高对国际档案管理发展的了解，引进先进的管理经验和技术手段。其次，档案人员的培训可以增强他们的服务意识和创新能力。培训可以加强档案人员的沟通能力和协作能力，提高与用户和利益相关者的互动和合作能力。培训还可以激发他们的创新思维和问题解决能力，促进档案管理工作的创新和改进。

结语

综上所述，新时代档案管理现代化建设是适应时代发展需求、促进社会进步的必然要求。通过档案数字化转型、共享与开放等措施的综合推进，可以实现档案管理的高效、便捷和可持续发展。同时，加强档案管理人员的培训与管理，注重技术创新和国际合作，才能够真正推动档案管理现代化建设的深入发展，为构建社会主义现代化强国提供坚实基础。

参考文献

[1]顾昕. 新时期档案管理现代化的创新与发展[J]. 中外企业家, 2017(2X):2.

[2]李悠悠. 档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势[J]. 兰台内外, 2021(29):3.

[3]刘微微. 基层事业单位档案管理现代化实现路径探索[J]. 经济与社会发展研究, 2018(7):1.

[4]赵静. 新时代档案管理信息化建设路径探索[J]. 电子乐园, 2022(12):3.