国企档案管理数字化转型路径探索

国企档案管理数字化转型路径探索

彭戈

湖南人才市场有限公司，湖南  长沙  410000

摘要：档案管理是国企工作的重要内容，与企业生产、建设、经营等方面息息相关，真实地记录着国有企业的发展历程，也是企业进行决策的重要参考。当前，我国社会环境发生改变，国企发展模式亦做出调整，国企档案亦呈现多样化态势，在此背景下，传统的档案管理工作已无法满足国企发展需要，若想始终发挥档案的重要价值，促进国有企业高效发展，就必须要实现档案管理的数字化转型，本文将对具体工作路径做出分析，望业内同仁予以参考。

关键词：国企；档案管理；数字化转型

引言

近年来，我国科技水平不断提升，信息技术走入人们生活，并被各行业及领域广泛应用，且为其现代化发展提供了有力的助益。国有企业是国家经济发展的中流砥柱，在时代的变革当中，国企也一直在追求创新与发展，希望能够坚实的力量，应对日益严峻的市场竞争，并始终为国家及人民作出贡献。档案管理一直都是国企当中的关键环节，为企业的发展提供了基础的支撑，在新的发展时期当中，将信息技术融合于档案管理工作当中、完成国企档案工作的数字化转型，是时代发展的大势所趋，也是国有企业当前亟待解决的重要问题。

一、档案管理数字化转型的意义

档案数字化建设以信息技术作为依托，对其所衍生的多媒体、大数据、云计算、云储存等各项技术进行应用，对档案进行收集、整理、分类、计算、储存工作。从根本上而言，数字化建设颠覆了传统纸质存储管理档案的方式，使该项工作变得更加方便 、快捷，且具有较高的精准性与可靠性。在项目推进的过程当中，不论是何种类型的信息资源，都可以实现向数字化的转化和保存， 同时还能够满足信息共享的需求，不但为国有企业的档案使用提供了便宜，还能够减轻相关工作人员的工作压力，提升国有企业各项工作的效率。具体而言，国企档案管理工作数字化转型的意义可分为以下几点：

（一）提升档案管理工作效率

在此前的档案管理工作中，以纸质保存的是方式为主，即便是能够应用计算机进行档案管理，也是缺乏网络技术的支持，只是简单地进行单机管。通过长期对档案管理工作的观察与研究能够发现，传统的管理方式存在两点明显的弊端：第一，随着企业的发展，档案资料不断增加，工作人员的工作量逐渐增大，这就难免会使得部分工作人员在工作上存在疏忽，对整体工作造成影响。第二，国企在运营中各部门需要查阅档案资料时，往往会耗费大量的时间，影响工作的进度。由此可以看出，档案管理工作的数字化转型能够有效地提升企业管理工作的效率，也对其他工作的开展有着重要的促进作用。

（二）对重要资料做加密保护

国有企业在我国有长久的发展历史，在此历程当中，会生成很多重要的档案和资料，其中有很大部分都是企业十分重要的资源，对企业从事生产、建设、经营等工作有着重要的影响。通常来说，企业在做出重要的决策之前，都需要对相关档案做出查阅，并以此为依据，制定发展计划与战略目标。但是，在以往的档案管理工作当中，由于纸质档案在保存方面比较困难，经常会出现档案损坏或是丢失的现象发生，对企业产生不利影响。而档案管理道德数字化转型则能够有效解决这一问题，通过应用信息技术当中的档案加密手段，能够防止档案的丢失，企业的资源得到保护。

（三）实现是国企的创新发展

现阶段，我国科技、经济正在突飞猛进地发展，各行各业都在积极地进行创新，而现代化技术则是创新当中一种十分必要的手段[1]。国有企业是国家发展的核心，在市场环境的变化下，国有企业必须发挥良好的带头作用，积极完成企业的改革之路。档案管理工作贯穿于整个企业当中，只有实现档案管理的数字化转型，才能够推动整个企业走向现代化、科技化的方向，最终实现国有企业的高效改革。

二、档案管理数字化转型的路径

通过前文的分析能够看出，在新的时代当中，国企档案管理工作有着非常重要的意义和价值，该项工作的数字化转型是企业实现发展与创新的必经之路。然而，在实际工作的过程当中，仍有部分企业对档案管理数字化转型的重视程度不足，工作人员的信息化素养也实有待于提升，企业转型与发展的路径尚不清晰，针对这些问题，以下提出国有企业档案管理工作实现数字化转型的几点建议：

（一）积极转变思想 确定转型方向

若想实现国有企业档案管理工作的数字化转型，首先要做的便是对传统思想的转变。党的二十大会议上提出创新、协调、绿色、开放、共享等发展理念，这对国企档案管理工作有着重要的指引作用。深入分析其中内涵，数字化档案建设已经成为国有企业未来发展的必然走向，也唯有做到数字化建设，才能够达成国家的发展目标[2]。企业负责人要发挥主导作用，积极对档案管理人员及企业员工开展思想工作，使其能够明确时代的发展趋势，全力支持数字化档案建设工作。档案管理工作人员也要积极传统档案向数字化的转化工作，在促进企业各项工作发展的同时，也实现了低碳、环保目的，提升国企档案管理工作的价值。

（二）培养专业人才 优化档案管理

档案管理工作人员是该项工作的主要执行者，其自身的信息化水平与职业素养决定着工作的质量。因此，在转型发展的道路上，企业需要尤其注重对人才的培养。首先，在工作开展的初期，企业要积极引进先进的技术人才，最好能够是相关方面的专家，做好对工作计划的制定，并逐步地在企业当中完成档案信息化建设，形成完整的管理系统[3]。其次，企业要加强对内部人才的培养，主要需加强员工的信息化素养，使其能够熟练地使用档案管理相关软件，能够高效地做到收集、归纳、储存资料。最后，要对档案管理人员的工作做出定期的考核，保证其能够保持较强的技术水平，以及具备良好的职业素养，对工作当中表现优异的人员，要给予一定的奖励，以提升其工作的热情。

（三）细化具体工作 完善管理制度

在档案管理工作实现数字化转型的道路上，需要逐一做好每一环节的工作，并做好每一个细节的处理，才能够构建成一个完整的数字化档案系统[4]。需要注意的是，档案管理工作并不是某一部门专属的工作内容，在实现信息共享的背景之下，国企所有部门都需要积极地配合数字化建设工作，根据实际工作的内容，建设数字化档案系统，并对云计算、人工智能等技术进行应用，提升处理信息、共享信息的效率，推动企业各部门工作高效发展。

三、结束语

综上所述，国有企业的发展与国民经济密切相关，更对国家的整体发展有着重要的影响。在新时代到来之际，国有企业应当做到与时俱进，谋求创新，明晰档案管理数字化转型的重要意义。同时，国有企业需重视对人才的培养，搭建档案信息管理平台，不断在实践当中摸索经验，持续优化与完善档案管理数字化建设，使档案成为国企的核心资源，促进国有企业稳定、长久的发展。

参考文献：

[1] 蔡盈芳. 企业档案工作数字化转型：概念，背景，内容与路径[J]// 2019年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集. 中国档案学会； 中国文献影像技术协会， 2019.(004):5.10025-10025.

[2] 杨冬梅, 郭晓翠. 数字化转型背景下图书馆档案管理的问题与对策[J]. 西安电子科技大学学报：社会科学版, 2020, 28(015):4.00056-00056.

[3] 王启天. 信息化背景下图书馆档案管理数字化转型路径的发展方向——以山西省政府办公厅史志档案中心为例[J]. 中文科技期刊数据库(全文版)图书情报, 2022(012):4.1036-1038.

[4] 姜超. 新发展阶段浙江档案工作转型发展新征程——对贯彻落实《关于新时代全面推进档案工作数字化转型的意见》的认识和思考[J]. 浙江档案, 2020.(09):3.3027-3028.