项目管理在医学科研档案管理中对管理质量的影响

项目管理在医学科研档案管理中对管理质量的影响

徐琳

成都市双流区第一人民医院    四川成都   610200

【摘要】目的：探讨项目管理在医学科研档案管理中对管理质量的影响。方法：通过分析我院2022年1月-2023年1月需要整理的医学科研档案共80份，按照记录时间顺序进行分组管理，对照组（40份）采用常规管理方式，观察组（40份）在常规管理基础上使用项目管理，对比两组档案管理使用的时间及出错率。结果：观察组档案管理用时间更少，出错率更低，差异具有统计学意义（p＜0.05）。结论：和使用常规的管理方式进行比较，在医学科研档案管理中应用项目管理，能够有效缩短档案整理时间、降低出错率，节省人力资源，提高管理质量，具有极大的应用价值。

【关键词】项目管理；医学科研；档案管理；管理质量

随着国内科技水平的提高和管理体系的不断完善，我国对科研项目的管理也越来越重视，医学档案也不例外。医学科研档案是有关医学研究的档案，与其他档案相比，医学档案更加零散复杂，因为医学档案是医院人员在从事医学科学研究活动中直接产生的，具有原始性，想要将这些原始医学档案应用于后续科研工作中，就必须要对应用先进的管理理念对这些档案进行整理[1-2]。项目管理就是一种科学合理的新型管理模式，已有研究证实，项目管理能够有效提高管理质量。在本次研究中，对我院2022年1月-2023年1月需要整理的医学档案进行分组论述此观点，现报道如下：

1.一般资料与方法

1.1.一般资料

本研究根据档案产生的时间顺序编号，采用随机数字表法将80份需要整理的档案资料随机分成两组，每组40例。

1.2方法

对照组科研档案进行常规管理，观察组科研档案在使用常规管理的基础上同时采用项目管理。具体方式如下：

1.2.1项目启动

医学科研档案具有专业性、复杂性的特点，为保证档案整理的效率和准确性，必须要在医院领导的指导下，由专门的档案管理机构进行管理归档。这个过程中，很有可能会需要其他部门的配合，医院要提前和其他部门协调沟通好，争取档案管理顺利进行。

1.2.2项目规划

项目管理要求项目执行前制定完备的项目规划，所以在整理医学科研档案前要制定完备的项目规划，项目规划主要包括以下几个方面。（1）确定项目管理负责人。项目管理负责人必须具有专业素养且参与过有关科研的医护人员，一般为负责科研的科主任。确定好项目管理责任后要以项目管理负责人为中心建立项目管理团队，项目管理团队要听从项目管理负责人安排，积极配合项目管理工作。（2）制定项目管理目标。在执行项目前，要对需要整理的医学档案进行调研，根据档案的情况明确项目管理目标。更有针对性地进行整理归类。（3）制定档案管理制度。项目管理团队要在医院和项目管理人的领导下，明确项目管理目标、制定档案管理制度，要档案管理工作有据可循。要完善项目管理考核和奖励制度，定期进行考核，考察项目管理工程的成果，对工作负责的工作人员进行奖励。

1.2.3项目执行

执行阶段是项目管理最重要的阶段，其效果直接影响项目管理的效果，未放置项目执行过程中出现突发状况，应严格按照项目规划方案执行。在执行项目管理工作前，要对管理团队人员进行培训，增强其专业素养和责任感。虽然项目执行要严格按规划方案执行，但执行过程中不可避免会出现新的问题，如果效果不好，要及时与上级领导沟通，按项目执行情况适当调整项目规划。

1.2.4项目控制

项目执行过程中要安排专门工作人员对项目管理工作进行监督，如果发现不符合工作要求的做法，及时制止并纠正。项目进行一段时间后，要进行阶段性小结，复盘该阶段存在的问题。

1.2.5项目收尾

档案整理完毕后要对工作进行复盘，以书面报告的形式整理和总结整个工作过程中遇到的问题及提议和要求。

1.3观察指标

比较两组档案整理所用的时间以及档案整理的出错率。

1.4统计学分析

统计分析将采用SPSS20.0统计软件进行，显著性水准定为0.05。符合正态分布的计量资料用表示，不符合正态分布的计量资料用中位数和四分位数描述；正态且方差齐采用t检验，否则采用秩合检验。计数资料用例数和百分数描述，组间比较采用X2检验。

2.结果

2.1两组档案整理需要的时间对比

观察组档案整理需要时间比对照组更短，组间对比具有统计学上的差异性（P＜0.05），详见表1：

表1：两组档案整理时间对比（±S，d）

2.2两组档案管理中的出错率对比

观察组出错率均比对照组低，组间对比具有统计学上的差异性（P＜0.05），详见表2：

表2 两组档案管理中的出错率对比[n(%)]

3.讨论

当下很多医院在科研档案管理方面存在很多问题，最根本的原因是缺乏档案管理理念，对医学科研档案管理的重视度不够，所以在档案管理上形式主义严重，没有付诸实际的行动

[3]。比如，很多医院都会口头要求工作人员提高档案管理质量，但是很少开展相应的培训，医护人员学不到相应的管理知识。另外还有一些规模比较小的医院，没有足够的经费投入到档案管理的培训上，使得培训的内容比较落后，培训的力度也远远不够。这样落后的培训体系培训的内容和现实中的应用还是存在很大不同的，是无法直接应用到实际之中的，理论与实际的脱节，也不利于提高医院工作人员的管理水平和综合素质。其次很多医院医学科研档案管理制度不够完善，医学科研档案管理没有体制支撑，缺乏对医学科研档案管理的考核、激励和监督制度，由于缺乏先进的技术，多数医院都很少对工作人员进行定期的考核，也有很多医院的工作人员利用所谓的人脉，为了减轻工作难度，拉拢考核人员，破坏考核的原则[4]。还有的医院只是进行相应的考核，在考核之后，没有针对成绩良好的奖励机制。没有相应的奖励机制，工作人员之间没有形成竞争，也没有进步的动力，员工的积极性不高，不能发挥出自身的能力水平，不利于医院科研档案管理水平的提高。缺乏监督制度导致医学科研档案管理人员缺乏责任感，工作中执行力弱。这些问题出现在医学科研档案管理中就会导致人力资源浪费，影响档案管理质量，因此必须应用新型管理方式，提高档案管理质量。

项目管理就是一种在常规管理基础上更加科学合理管理手段。相对于传统的管理模式，这种管理模式对医学科研档案的管理更加细致，将档案管理的各个环节都纳入管理范围之内，能够更好地对医学科研档案进行管理[5]。本研究也表明，相比于传统的管理模式，对医学档案使用项目管理，能够有效缩短档案整理时间，降低出错的概率，管理效果更好。

综上，和常规管理相比，在常规管理的基础上对医学科研档案进行项目管理，能够有效缩短档案整理时间，降低出错的概率，在管理中辅助效果良好，值得广泛推广。

参考文献：

[1] 陶庆梅, 闫雪冬. 医学人工智能项目在科研管理中存在的问题及思考[J]. 中华医学科研管理杂志, 2021, 34(2):5.

[2] 叶倩宸， 徐丹， 陈俊，等. 医学本科生大创项目进科研实验室的创新管理模式探索[J]. 中华医学教育探索杂志， 2022, 21(04):415-418.

[3] 薛纯良, 李宣海, 张廷翔, et al. 从改善基金项目管理看加强科管队伍建设的重要性[J]. 中华医学科研管理杂志 1993年06卷4期, 12-15页， ISTIC, 2021.

[4] 黄艳. 科研档案管理工作对医疗机构科研发展的影响研究[J]. 中国卫生标准管理, 2021, 12(1):4.

[5] 杨涛莲, 杜君, 白慧君. 新形势下医学科研机构项目管理改革探索与研究[J]. 中国医药导报, 2023, 20(1):4.