企业档案数字化建设实践与思考

企业档案数字化建设实践与思考

曹阿丽

陕西现代公路机械工程有限公司（陕西西安710064）

摘要：随着科学技术的发展，我国的数字化技术有了很大进展，并在企业档案管理中得到了广泛的应用。在数字化技术的加持下，企业档案管理迎来创新机遇期，因此企业迫切需要寻求创新路径，打破传统档案管理的局限性，提升档案管理效能。管理创新是综合性、长期性的工作，企业需找准各大要素功能定位，积极探索档案创新管理的策略，逐步完善档案管理体系。基于此，文章首先分析企业档案数字化的内涵，其次探讨国有企业档案数字化建设过程中存在的问题，最后就国有企业档案数字化建设工作的对策进行研究，以供参考。

关键词：档案管理；数字化技术；创新管理

引言

在当前社会发展阶段，档案创新管理有着重要的现实意义，尤其是在数字化背景下，企业档案部门要重视档案创新管理。创新驱动发展，对企业档案管理工作同样适用。档案作为企业发展的重要资源，正在经历重要转型期，如档案形态电子化、档案管理数据化、档案透明信息化，这些变化极大冲击着传统档案管理模式，迫切需要企业创新档案管理方式、观念及制度，探索适应数字化背景的档案管理体系，下面将就此展开详述。

1企业档案数字化的内涵

企业档案数字化是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的文件材料,以现代技术手段转化为数字化信息，并以数字形式存储、网络形式连接，利用计算机系统进行管理。档案数字化极大地方便了对档案信息的使用和保存。

2国有企业档案数字化建设过程中存在的问题

2.1档案数字化前期工作准备不足

对于原始纸质档案来说，开展数字化的主要目的是最大程度上减少借阅利用对于纸质档案的损伤，使档案原件可以实现长久保存，同时通过数字化副本以及借助档案管理系统工具，更便捷高效地服务企业中心工作。但是在实际的档案数字化过程中，一些企业仍然停留在批量扫描的阶段，并没有提前进行轻重缓急鉴定，而且扫描后也没有进行系统的编目。未经鉴别、分类的批量机械扫描，会导致珍贵或利用率高的档案不能及时进行数字化拯救，从而造成各项成本的浪费。不进行系统性地编目著录，也会导致数字化档案与原档案关联性不高，从而阻碍后期档案的高效开发利用。

2.2推动力量不足

首先，数字档案室是企业数字资源的支撑与后盾，但企业领导对数字档案室建设的重要性认识不够，往往将更多的注意力放在了前端业务系统使用上，忽略了后端数据的归档、数据保管的安全性和可靠性，导致对数字档案室建设支持不够。其次，企业档案部门推动档案工作变革的决心与魄力不够，有的企业档案部门只注重做好档案基础工作，忽略了借助信息化手段提高档案管理水平；有的企业档案部门缺乏对档案数字化转型趋势的认识和把握，欠缺战略谋划能力和转型推动能力。最后，一般企业档案部门忽视高素质、复合型人才引进，或者引进后也容易出现人才流失问题，导致策划、推动企业数字档案室建设的人力资源不够。

2.3档案数字化信息安全管理水平有待提高

在纸质档案数字化加工的过程中，部分国有企业仍存在很多安全管理薄弱环节。例如数字化加工人员安全保密意识较差，对数字化处理档案没有足够重视，仍然把手机等设备带入数字化加工房间；例如数字化处理硬件设施未配备齐全，仍在未配有保密柜等设施的房间内积压、处理档案；有些国有企业仍采用档案数字化加工以整体外包的方式进行等，整体安全管理水平有待提高。

2.4推动力量不足

首先，数字档案室是企业数字资源的支撑与后盾，但企业领导对数字档案室建设的重要性认识不够，往往将更多的注意力放在了前端业务系统使用上，忽略了后端数据的归档、数据保管的安全性和可靠性，导致对数字档案室建设支持不够。其次，企业档案部门推动档案工作变革的决心与魄力不够，有的企业档案部门只注重做好档案基础工作，忽略了借助信息化手段提高档案管理水平；有的企业档案部门缺乏对档案数字化转型趋势的认识和把握，欠缺战略谋划能力和转型推动能力。最后，一般企业档案部门忽视高素质、复合型人才引进，或者引进后也容易出现人才流失问题，导致策划、推动企业数字档案室建设的人力资源不够。

3国有企业档案数字化建设工作的对策

3.1规范引领，建立健全档案数字化管理体系

一是要制定印发相应的制度规范。档案数字化加工过程中，涉及一系列的标准、规范和要求，涉及技术参数设置、存储格式、利用模式多个方面，在遵循国家标准规范的要求下，要适应性地建立本单位的制度规范，标准化地开展数字化加工工作。二是要建立健全相应的档案数字化管理体系，配备专门的档案数字化加工队伍和软硬件设施，同时明确各数字化小组成员的任务分工和相应职责，细化敲定档案数字化前中后整体流程，切实保障档案数字化工作规范有序推进。

3.2更加重视记录电子档案管理行为的档案

当前，企业数字档案室的电子档案管理系统采用日志方式记录用户对电子档案的操作，但难以做到对每一份电子档案的元数据进行精准的、独立的管理。从电子档案“四性”的角度考虑，电子档案管理系统应该对单个电子档案的操作行为进行记录，包括用户对电子档案的著录、修改、利用等信息，为每一份电子档案建立独立的日志档案，与电子档案全寿命周期共同保存，笔者将其称为电子档案的档案，并对这类档案按照技术中立原则进行管理，即电子档案管理系统一旦建成，任何相关方都无法对电子档案的档案进行修改，从而保证电子档案的档案真实、完整、可用和安全。

3.3安全为基，深化档案数字化安全保密管理

首先，要以提升档案数字化管理人员的保密安全意识为切入点，加强档案数字化工作中的保密教育培训，同时要明确并严格限定数字化工作人员范围,制定并组织参与人员签订档案数字化保密工作承诺书，要求各参与人员遵守规定，履行保密承诺，杜绝人员层面的失泄密情况。其次，要全面保障档案数字化信息安全,采取身份识别认证、权限控制、时间戳等信息技术手段，确保档案数字化副本安全可控。

3.4建立电力企业档案管理模块

档案归档类目通过编辑全宗类别，实现对档案的总体管理，包括全宗类型名称、级别年度以及目录选择。通过归档类目管理功能对所有信息数据进行分类整理，便于系统管理人员以及用户浏览与查找所需文件。根据电力企业信息管理需要，其类别往往由大类包含子类，具有全宗类别和二级类别，用户登录后对所需类别进行操作，查询数据库判断类别是否存在，进行更新操作，并根据数据库查询结果判断更新操作是否成功。在用户进行系统访问时，会产生用户对话请求，通过后台服务器设置用户名片来控制对话，从而避免对数据库的频繁读取操作。

结语

综上所述，通过开展档案数字化，可以为企业有效地节约人力、物力等各项成本，同时便利档案开发利用，强化档案资源体系建设，档案价值能得到更大程度的发挥和彰显。但是由于思想认识不足、人才队伍素质不高等客观问题，一定程度制约了企业档案数字化的进程。但相信我们在完善建立档案数字化体系、配备专业高素质的档案数字化加工队伍及软硬件设施、加强档案数字化质量、信息安全等各方面的管控之后，档案数字化工作一定会取得相应的发展。

参考文献

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［2］张琳.企业档案管理创新与管理服务模式改进措施［J］.陕西档案,2021(5):56-58.

［3］陈慧 ,罗慧玉 , 王晓晓 , 等 . 数字化转型背景下企业档案创新管理探究［J］. 知识管理论坛 ,2020(3):147-158.