企业档案数字化建设实践与思考

企业档案数字化建设实践与思考

申璐

天津经济技术开发区南港发展集团有限公司 天津市300280

摘要：在我国进入21世纪快速发展的新时期，信息技术发展十分迅速，在信息技术广泛应用的大环境中，企业的生产经营活动产生了大量电子文件，企业档案管理急需从传统管理方式向现代化档案管理转变，档案数字化建设无疑将成为企业档案工作的一项重点工作。

关键词：企业档案；数字化建设；实践与思考

引言

一个企业在自身发展和走向成功的历程中，会形成很多管理经验和档案资源，这些资源能够为企业未来的发展奠定坚实的基础，提供充分的依据。同时这些资源会随着企业的发展，逐渐以档案的形式呈现。在当前的社会背景下，企业构建档案资源管理体系，能够促使企业的竞争力增强，使企业获得充足的发展机会，还能够充分调动企业员工的积极性，增强企业的文化底蕴，为企业创造越来越多的经济效益，助力企业实现快速发展。

1现代企业数字化转型的实质与内涵

数字经济是继农业经济、工业经济之后的主要经济形态，它是以数据为内在驱动力，以现代通信网络为主要载体，以“大数据”“云计算”等信息技术为主要推动力，实现基于“新需求、新供给”的新经济形态。企业的数字化转型是数字经济时代企业生存发展的内在动力和必然选择。数字化转型是数字经济发展对企业发展提出的深层次的变革要求，也是企业在数字经济时代利用“云计算”“大数据”“区块链”等技术，寻求自身发展，摆脱传统产业结构所形成的发展困境的有效手段。可以从三个方面来理解和诠释企业数字化转型的内涵。一是企业数字化转型的核心或本质是转型，转型以适应数字经济发展的需要；二是数字是转型的载体和手段，数字经济的重点产业无论是“云计算”“大数据”“物联网”或是“区块链”，无不是以数据或数字为载体实现其功能和正常运转的；三是“化”，说明数字化转型是一个持续改进、不断深化的过程。

2企业档案数字化建设实践与思考

2.1全程管控，强化档案数字化过程质量把关

首先要秉承库藏价值优先、珍贵档案抢救优先、效益优先的基本原则，统筹安排档案数字化加工工作。做好电子档案的质检工作，在档案数字化加工前明确档案编目要求，明确像素、格式等各项参数，明确质检时间、方式、责任人及合格要求；数字化加工中扫描人员随时自我“质检”，对扫描后的文件随时进行纠偏、去污处理，做好对扫描效果的管控；数字化加工完成后由专职人员对数字化档案整体质检，从档案的扫描效果、档案系统元数据著录情况、档案数字化副本挂接准确率等各方面进行抽检，直至其满足标准要求。

2.2对馆藏档案摸底评估，制定实施方案

企业在进行数字化建设前，首先对馆藏档案的数量、种类、案卷质量进行统计，在此基础上，确定数字化的范围。结合档案的使用价值、利用频率、珍稀程度和保管期限，制定数字化工作实施方案。明确进行数字化的先后顺序，按照由查阅利用率较高档案到查阅利用率较低档案，由珍稀档案到普通档案，由年代较近档案到年代较远档案的原则，分批次开展数字化工作。其次对需要数字化的档案进行检查整理，主要内容有：检查档案是否有破损，对破损档案要进行修补；档号编制是否规范，档号编制有误的档案要重新编制档号；保管期限划分是否准确，保管期限划分不合理的档案要重新划分保管期限；案卷题名与目录题名是否一致，不一致的以档案内容为依据统一题名。对成捆、成卷的档案要先组织立卷，后进行数字化处理；最后档案数字化要有计划一部分一部分地搞，第一阶段进行地质科技档案数字化，第二阶段进行文书档案数字化，其他类型的档案可以放在第三阶段对其进行数字化。

2.3明确企业档案工作数字化转型的战略定位—目标是转型，而非数字化

传统意义上的数字化是利用计算机技术对数据进行采集、加工、转化，目的在于将原始的数据和非结构化的数据通过“格式化”的方法使其转变为结构化的数据，并存储在计算机系统中，以提高数据的检索和利用效率。而数字化转型的重点在数据治理，着重对数据在数据库之间的流转、接入、存储和检索的协调、分配与管理，从而实现对企业所拥有的全部数据的治理及其分析、分类、维护、流转和应用等。也就是说企业档案工作的数字化转型，并非是对传统纸质档案的数字化或者增加信息化设备、构建信息系统，而是从企业发展的战略定位出发，对企业档案工作的目标和方式方法进行调整，从而适应并满足企业档案工作数字化转型整体战略目标的需要。

2.4挖掘企业档案资源文化潜力

企业档案管理人员应积极作为，提升自身的主观能动性，促使档案资源走出档案库房，及时与外界共享，提升企业档案资源的文化潜力。每个企业的特点不同，有的企业科研能力较强，有的企业文化建设比较完善，有的企业管理能力高超。企业档案管理人员应根据自身的发展现状，增强主动性，努力提升企业档案资源的价值。企业档案管理部门要根据自身的优势，开发有价值的特色文化产品，如企业史展厅和企业发展成果陈列室等，将企业档案资源的文化职能淋漓尽致地发挥出来，使企业各级领导和员工都能够了解企业档案资源的状况，明晰企业档案资源的作用和地位，积极作为，充分发挥企业档案资源的文化价值，增强企业的软实力。

2.5图像处理存储

按照规范要求，处理图像时要去除黑边黑框，去除图像中较多较大杂点，保证图面干净，对图像的色彩及倾斜度进行适当调整，对有红色印章的图片，要做锐化处理，处理后图像的对比度、亮度等参数设置合理，图像最大程度接近档案原貌。按照以上标准，对图像进行验收检查，错误率控制在1%以内，处理好的图像要及时进行存储备份。

2.6企业档案工作数字化转型的动力

技术的发展是企业档案工作数字化转型的外部动力。现代信息技术的发展和应用促使企业档案管理部门必须进行数字化转型，以适应整个企业数字化转型的需求。企业档案工作数字化转型的内部动力是档案载体的变迁。电子文件逐渐取代纸质文件成为档案工作的主体，致使档案工作必须进行数字化转型，以适应海量数据递增的需求和各类信息系统“遍地开花”的现实。如果企业档案管理部门没有及时应对外部环境和内部环境的变化，仍然按照传统纸质档案管理思路来进行数据的管理，终将被企业数据管理部门所取代。同时，企业档案工作数字化转型必须借助流程化优势，自上而下地进行档案数据的治理与管控。通过优化档案数据的管理流程，同时与企业其他信息系统相结合，把档案管理的需求在信息管理系统中固化，从而实现各类数据的有效治理，使其既符合企业档案管理工作的要求，又能满足企业高效运营和正确决策的需求。

结语

综上所述，通过开展档案数字化，可以为企业有效地节约人力、物力等各项成本，同时便利档案开发利用，强化档案资源体系建设，档案价值能得到更大程度的发挥和彰显。但是由于思想认识不足、人才队伍素质不高等客观问题，一定程度制约了企业档案数字化的进程。但相信我们在完善建立档案数字化体系、配备专业高素质的档案数字化加工队伍及软硬件设施、加强档案数字化质量、信息安全等各方面的管控之后，档案数字化工作一定会取得相应的发展。

参考文献

［1］国家档案局.纸质档案数字化规范（DA/T31），2017.

［2］韩阳.企业档案数字化建设探析［J］机电兵船档案，2019.03.

［3］江丽华.档案数字化工作中存在问题及对策思考［J］档案建设，2020.02.

［4］丁德胜.我国数字档案室建设新思路［J］档案学研究，2014.01.