浅谈工程管理中工程资料的重要性

浅谈工程管理中工程资料的重要性

蒋燕  ,潘福钏  ,张旭  ,杨鑫

中国建筑第八工程局有限公司西南分公司 成都 610041

摘要：工程作为企业合作中的一个重要环节，项目管理部门必须积极地探索和完善。项目工期长，人员流动大，资金投入大，涉及的领域太多，项目管理难度大。所以，企业要做好工程资料的搜集工作。此外，工程资料既是项目实施的基础，也是项目质量的体现，也是一种间接加强监督机制的手段。所以，企业要从全局的视角，对项目信息的输入与管理中出现的问题进行分析，并对其进行相应的改善。

关键词：工程资料；工程管理；优化措

前言

工程资料和工程管理是互相依赖的，而工程资料既是项目管理的执行原则，又是对施工成果的反馈。然而，在我国的经济活动中，往往只注重施工而不注重文件记录，设计图纸、人员流动记录、材料采购等数据采集模糊、格式多样，有的还会造成资料的遗失。由于项目涉及面广、数据多，工作人员在阅读过程中很难了解其内容，一旦出现质量问题，项目负责人很难确定哪个环节出了问题，事后很难追究责任，而财务上的漏洞也很难被查出来，从而造成不必要的损失，而损害公司的利益。不仅在管理上存在着很大的难度，而且在对项目的回顾中也很难对其进行总结。文章从工程资料与工程管理的相关概念，工程资料的重要性，项目实施过程中遇到的问题及处理办法等方面进行了探讨。

1、相关概念

工程管理是企业在整个项目过程中，包括融资、招标、施工、采购、质量检测等一系列工作的统称。工程资料是指工程实施过程中所发生的一切书面材料，包括计划、施工管理、材料采购记录、施工人员记录、质量验收材料等。可以说，工程资料是计划实施时，所有人员的行动指南、工作进度和资金流动的全部纪录。施工数据能及时掌握施工进度，了解人员调动，确认资金流向，确保施工材料的质量。在施工过程中发生争议时，公司可以根据施工记录对其承担的责任进行判定。若在工程竣工后发生了质量问题，则可以向法院提起诉讼，以维护其经济利益。总之，工程资料是项目建设中的“动脉”，它能为每个环节的运行提供指示，并及时反馈每个施工流程。

2、工程资料的重要性

2.1工程进行的依据

工程资料主要有：项目前期的施工环境资料收集、各企业建筑材料的价格、质量、图纸、人员安排表等。施工场地周围的环境收集是进行建筑设计的基础，设计者应根据土壤地质、水源、地下条件等情况进行详细的规划。企业采购原材料的价格质量是采购原材料的重要参考，因此，企业在采购原材料时要做好采购和资金预算。同时，施工期间原材料的价格变动也是工程资料中的一项内容，是对项目成本进行最终结算的一个重要参考。图纸是工人在具体项目中的工作计划，为施工的方式、分工等提供了基础，通过对图纸的分析，技术人员可以将不同的地区进行联合施工，从而大大提高了施工的效率，缩短了工期，降低了工作支出。人员排班表主要针对员工的轮班、人员开工、下班、休假、加班时间等进行了详细的布置，以便员工能有条不紊地进行工作，并给出了明确的工作时间，避免了不必要的争议。因此，资料在工程实施中起着举足轻重的作用，为项目设计、投标报价、工人工作指南等起着举足轻重的作用。由于缺乏相关的工程资料，在施工过程中，会发生多次变更，人员分配混乱，部分完工后整体不一致。所以，要加强对工程资料的搜集，以便为具体实施项目提供基础。

2.2反应工程质量

工程资料应包含建筑材料采购、人员施工等相关信息。施工结束后，验收人员在进行工程质量审查时，仅根据外观轮廓、表层材料的简单区分，不能对室内的状况进行审查。但工程物料中包含了工业原材料的采购与利用，企业通过对原材料的了解，确定了建筑的质量等级。同时，在后期有关部门的质量审查中，以工程资料为主要依据，工作人员的施工纪录可以体现材料的使用情况、建筑物的具体施工方案、人员工作的谨慎认真程度等，可以杜绝材料丢失、偷工减料等情况的出现，减少不必要的浪费，确认所购建材完全用于项目中，有效保证工程的实施进度和施工质量。在具体的项目实施过程中，若不能对建筑材料的使用情况、人员的工作情况进行详细的记载，就会出现施工情况模糊、材料实际去向不明、施工方式不合格、最终质检出现问题等情况，对企业经济造成损失，影响公司发展效益，阻碍企业发展进程。所以，对建筑材料采购、人员、施工等项目信息的采集与记录都要严格进行。

2.3强化监管

工程资料的整理实际上就是整个项目的监督。工程资料中有人员流动、资金输出、材料使用、工程建设等方面的信息，通过对这些信息的梳理，可以让监理人员对工程的具体执行情况有一个大概的了解，从而间接监督工程建设，规范施工人员的行为，加快施工进度。同时，通过对工程数据的分析，为监测工作提供了基础。监理在进行阶段工作审计时，可以参考有关的资料，计算出实际的资本情况，并将其与帐目的数据进行对照，从而了解项目的情况。因而，利用工程资料来加强对项目的监控，可以有效地控制资金的流向，确保公司资金的使用。如果不对执行过程进行详细的记录，就会造成管理上的困难，所以，对各个环节的执行都要进行详细的记录。

2.4追责依据

在项目完成后，进行成本核算和质量验收时，若有违规行为，则由公司依法追究有关责任人和承包单位的责任。此时，可以将施工程资料作为投诉材料，例如，如果承包公司有偷工减料的情况，则可以统计材料采购数量、运送材料、材料使用情况，确定材料的详细情况，再按照合同规定，由承包公司按照规定给予相应的补偿。如果合同方不遵守规定，不能协商，则可以向法院递交相关材料，经法庭审理后，再由有关部门进行强制执行。对工程资料的完善，能为企业的经营活动提供参考，降低企业的经济损失，甚至可以从合同中获取更多的商业利益，从而间接地保障项目的质量、企业的声誉、提升公司的品牌价值。另一方面，可以增强企业的震慑能力，预防不良企业的竞争行为，加速企业的发展，降低企业发展的障碍。若项目记录不全、模棱两可，则会使争议变得很难解决，甚至会给公司带来不必要的损失，从而降低公司的流动资金，而影响公司的后续投资，尽而对公司的经营产生不利的影响。所以，施工单位应注重对工程资料的采集与填写。

3、项目施工中工程资料存在的问题

我国商业工程的传统观念是重视项目的执行，忽视了资料的记录，所以在填写工程资料时往往会有不符合要求的现象。首先，资料的标题、内容、表格的设计不够科学。在施工过程中，往往会出现以项目名称为表格的现象，而且由于单位划分不清楚，表格设计不合理，造成最终单位职责错乱，表格不能审核。其次，在填写数据的时候，工作人员并不注意填写数据，不知道该如何填写，造成了信息模糊，工作划分不清，有的人的名字对应错误，有的人的工作情况虚假。由于对文件材料的不重视，往往会在项目完成后，将资料集中填写，以便伪造数据，对一份工程报告进行多次复制，导致上报不及时、数据严重错误，给项目审批带来极大难度，给建筑质量安全留下隐患，为资金造假留下操作空间，也对公司发展造成不利影响。

5、结语

文章着重对有关工程资料、工程管理的概念、工程资料的重要性、工程资料的使用、工程资料的处理等方面进行了论述。工程资料是项目执行的重要依据，也是项目质量的直接反映。要规范填写方法，以科学的方法进行整理，保证最后的资料采集正确。总之，工程资料是项目执行过程中的全部工作和文件，在资金监控、施工指导、质量确认等方面发挥着重要作用。