基于云会计的财务共享中心费用控制研究

基于云会计的财务共享中心费用控制研究

马娜

（中铁九局集团有限公司   辽宁省沈阳市  110000）

摘要：基于云会计的财务共享中心费用控制体系，一方面可以简化报销程序，减轻了财务工作人员的工作量，另一方面还可以使工作更加透明化和标准化。通过本文的研究为完善基于云会计的财务共享中心费用控制提供有益建议。

关键词：云会计；财务共享中心；费用管控

早在2011年，大数据这一概念就被提出来。信息的快速增长和多元化发展，引发了对于数据处理的更高要求，大数据应运而生，它使数据处理具有更强的决策性、敏感性和系统优化能力。云计算将数据从硬件转移到虚拟系统，大数据将数据进行高效的处理。这样，大数据和云计算的结合就是完全可行的了，云计算为大数据的数据处理工作提供了良好的平台，大数据借此可以提高数据的查询效率和分析能力。大数据云计算对市场经济产生深刻的影响，而对于会计行业一个整天和数据打交道的行业，影响更是巨大的。会计工作无论是财务核算、报表填写还是控制预算、预测前景都离不开结构化数据，而大数据时代所带来的是海量的非结构化数据。对于数据的分析整合显得尤为重要，要快速地挖掘有用信息，将大数据与会计相结合，全面分析相关信息。以云会计和大数据为核心技术建立的财务共享中心费用管控通过流程的整合与相关业务系统的无缝集成，能将报销事项需要的报告、预算等直接传递至各个环节，通过与银行信息系统的对接能够实现跨区域的集中支付，规范化的流程设计可以费用报销管理制度以系统的方式进行呈现，降低了审计成本，提高了风险管控水平。

1.作用

财务共享中心会通过费用报销系统，将纸质版报销票据转换成电子版并上传到云会计操作平台，传送及时、准确，可以省去不必要的人工环节，财务审核员、报销人员等借助网络技术便可实现在线操作，进而实现费用报销的管控，以下是这些工作内容在实际情况中产生的主要价值。

1.1可以有效缩减企业的运营成本

在企业的运营过程中，总会有一些零散的资金在企业内部的部门之间流动，利用效率较低，一定程度上造成了资金利用上的浪费。财务共享中心模式是一种全新的财务管理模式，在当前的集团企业中被广泛运用，借助云会计和大数据技术的融入与运用，能够实现财务共

享服务模式的搭建，进而为进一步提高财务管理工作的效率与质量提供了新思路。而在企业开展经营管理活动的过程中，费用报销贯穿于始终，呈现出了动态化发展特点，相应管控的难度相对较大。企业在运用了财务共享中心以后，能够有效地将这些零散的资金进行收集，从而实现综合性的管理和使用，大大降低了企业的资金成本。在大数据时代，财务共享中心能够有效地收集信息，并能够有效地处理相关信息，使企业的资金能够合理地被利用起来，能够更好地提升财务管理工作的效率。随着当前科学技术的日益发达，财务事业也应该进一步发展，在当前的大数据时代，公司可以形成一套完整的财务制度，通过制定科学合理的报销单据业务流程，从而有效地降低资金成本，并采用财务信息共享的模式，来提升财务人员的工作绩效，使企业所有的子公司能够互相建立联系，使财务共享的机制能够更加科学、合理、规范，从而降低资金风险。

1.2最大限度地减少财务费用错报的情况

在传统的企业发展中，纸质发票是最常用到的，企业工作人员要想到财务部门报销相关的费用，只需要提供纸质的发票即可。在此过程中，报销人员可以错报花销数量，只需要有纸质的发票即可，人为造假的机会很大，无形中会侵害企业的经济利益。而当今电子发票的

使用，大大减少了报销费用造假情况的发生。因为电子发票一旦形成，该发票的信息就会及时地传送到财务共享中心，财务共享中心的工作人员会在尽可能短的时间内利用技术手段对该笔费用进行处理，可以大大缩短费用报销的时间，并且从源头上规避发票造假的情况发生，

同时也在很大程度上缓解了企业工作人员提前垫付费用的经济压力。在大数据时代，企业对员工进行费用报销，应该建立更加严格的管理机制，这同样也是财务工作当中一项重要的工作内容，有一些学者指出，电子发票的使用能够使公司内部的费用报销流程和审核过程变得更加高效、便捷，同时由系统自动生成的电子凭证，能够使数据更加直观明了。另外，公司可以建立一个网上的“云计算”报销系统，更好地实现由网络、财务以及银企直联系统这三项系统之间的结合，使报销的工作能够更加自动化，同时在一定程度上以“云计算”为基础的费用报销方式，能够更好地处理相关的数据，减少财务费用错报的情况。

1.3对企业建造财务数据库发挥积极作用

在新的历史发展阶段，企业建立财务数据库，一方面，能够让企业中的领导及时了解和掌握企业经营过程当中的一些财务情况，以便为企业的发展做出科学、正确的决策，另一方面，有利于企业的相关工作人员对企业真实财务状况的了解和分析，从而推动企业的发展。

不断创新发展的财务管理机制，形成了一种创新型的财务管理模式即财务共享中心，在这项技术被广泛运用之后，就取得了良好的效果，得到了广大企业以及财务管理人员的赞誉。随着大数据时代的到来，从事会计工作的工作人员运用财务共享模式，一方面能够使财务管理的方法更加优化，帮助提高财务工作的效率，另一方面有利于企业建立起一套科学合理、规范的费用报销监管制度，提升企业资金使用的效率，大大降低企业发生风险的概率。利用财务共享系统，在进行报销工作的过程当中，就能够直接把纸质版本的发票通过扫描后上传到云计算平台，就可以利用科技第一时间完成报销，并且还可以让公司员工以及审核的员工、主管等都利用互联网，对审批和报销工作的整个流程进行即时监管。

2.财务共享中心收费报销控制过程

在企业的发展中运用云会计的财务共享中心是时代发展的必然趋势。云会计的财务共享中心可以把纸质版本的发票上传到操作平台，而财务部门的工作人员也能够即时接收这些消息，从而大幅减少人工劳动量，而报销人员、财政审计人员、主管部门领导干部等有关人员的审批也只需在网站上进行即可，极大地提升了政府报销费用的控制效率与服务质量。

2.1报销申请环节

在公司发展壮大的过程中，要想向财政兑现所有税费的报销，第一步要做的便是向财政提出报销申请。在财务信息共享中心的模式当中，第一项工作就是明确报销的费用属于哪个范畴，并且协调好具体的报销范围以及对应项目。在公司的运作流程中，不少费用都提前进

行了计划，并按照岗位、出差性质、员工数量、职位要求等因素做出了细致的分类，有的公司甚至还会做出更为细致的划分，如餐补费、车补费、办公开支、住宿费用、内部管理费用等。以企业的销售人员为例，他们要到外省市出差，首先就要在管理系统当中提交自己出差

的出差申请，然后依据实际的需要确定出差所要乘坐的交通工具、所要居住的酒店等。随着社会的快速发展，很多商旅平台都推出了很多的优惠活动，能够满足商务出差人士的各种出行、住宿的实际需求。对于分公司相应的审核人员而言，需要对所提供的报销票据进行初步

审核，然后通过借助影像系统进行扫描与数据的上传，同时相应票据信息进入报销管理系统并以智能化分工来实现对票据的复审。在财务共享中心下，费用报销系统具有电子影像OCR识别功能，能够实现支票识别、表单识别以及手写体识别等。例如，有的出差人员有接机需求和送机需求，就可以在网络上预约各种车型的网约车，与此同时，出差的工作人员还可以依据本次出差的人数以及身份等信息来选择合适的车型，可以是经济的，也可以商务的，有多种选择。

2.2主管领导审批环节

这一环节的工作，主要是让公司的部分部门负责人可以对已报销的事项以及所提供数据的真实性做出鉴定，而在云会计财务信息共享中心体系中，主管领导可以在网络上进行审批，极大地提高了财务报销工作的效率，给报销人员和财务工作人员提供了极大的便利。在公司的实际发展中，需要由主管领导进行审查批准的报销事项，大多为出差费、产品原料的购买费以及其他的办公费用等，需要重点对报销单上的时间、报销金额进行核对和批复。

2.3结算报销环节

在会计审查之后，可以直接生成支付的凭证，同时通过资金系统当中付款的操作，由共享中心的工作人员复审无误之后，资金系统就可以向银行的工作人员发出相关的付款信息，银行会据此将相关的报销费用打入报销人员指定的账户当中，从而完成报销。将企业与银行

进行互联，可以极大地确保企业资金的安全性和款项支付的高效性，可以最大限度地规避财务管控风险的发生，很大程度上提升了企业财务工作人员的工作效率，降低了他们的劳动强度，使其可以将更多的时间和精力投入财务管理工作当中。

2.4档案管理环节

档案管理环节的工作内容主要包括对文件的整合，包括鉴别、保存、检查、编研、提供使用、统计等环节，在接收归档的整个流程当中，也包含在归档接收以前一些关于归档服务指导与技术培训方面的有关信息。在企业的财务报销过程中，最终的纸质票据完成核查以后，

就会进入归档的环节。财务人员要将这些审核无误的纸质票据依据实际的索引号进行排序，由负责的领导进行审核并签名，并进行相应的移交管理工作。而财务共享中心需要将这些纸质的原始发票进行归档整理，将这些票据与影像数据库中的影像资料比对无误后，依照一定的标准进行妥善保管。

2.5抓好各项保障工作

大数据时代云会计的财务共享中心收费报销控制过程的顺利、高效实施，以各项保障措施的全面落实为前提，这也是报销控制环节中不可忽略的重点，主要包括以下几项内容：一是预算目标与实际紧密结合，在这个过程中，预算人员要站好第一班岗，切实结合复杂形势、复杂因素来深入调查并保证数据的准确性；二是预算调整要慎重，避免过于盲目和随意，需要预算人员有很好的战略眼光，更要精准估计不稳定因素的影响和变化，从而为预算的调整制定多套方案，消除各类影响因素的风险；三是树立连贯意识，即让每一位员工都意识到企业是一个有机整体，尤其是预算人员，除了要顾及企业的利润预算管理外，还要充分考虑其他方面，切实让各个环节连贯起来；四是强化预算管理、强化监督管理，在监督中推进预算管理充分落实，监督职责主要集中在企业高层管理者身上，且全面预算管理需要被实际接纳，而非被迫接受。

3.结束语

在新的历史发展时期，财务共享中心服务模式的建立具有一定的创新性和独创性，给企业的财务管控带来了新活力。企业借助会计平台和互联网大数据技术，实现了管理系统的优化升级，简化了财务报销的流程，发挥出了财务共享中心的运用优势，有效地推动了企业的

快速发展。利用云计算平台以及大数据技术能够实现不同系统之间的结合与连接，同时提高了报销工作的效率和规范性，能够更加有效地提升财务费用报销这项工作的创新程度，同时将云计算和大数据作为基础，建立新的财务共享机制，能够更好地实现业务的对接，使财务报销的工作变得更加高效，从而降低审计的成本。

参考文献：

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