基于ERP系统的外购器材保障策略分析

基于ERP系统的外购器材保障策略分析

王攀 ,李伟 ,颉宏宇

中国电子科技集团公司第二十九研究所  四川省成都市  610036

【摘要】外购件保障策略作为内部供应链建设的重要环节，不仅影响任务下达、项目监控、采购、入库、订单齐套等业务环节，而且会影响原材料库存水平以及两金等。为构建安全且经济的内部供应链，本文依托ERP系统，从物料通专用属性这一维度对外购件保障策略进行分析，并采用物料周转率的数学模型评估了不同保障策略对库存金额的影响，最终得出了两种既能保障物料按需齐套，又对库存金额影响相对较小的外购件通专用物料占比。

关键词：ERP 供应链 外购件 通专用 保障策略 周转率

1 概述

外购件保障策略作为企业内部供应链建设的重要环节，不仅影响任务下达、项目监控、采购、入库、订单齐套等业务环节，而且会影响原材料库存水平以及两金等。为构建安全且经济的内部供应链，本文依托ERP系统，从物料通专用属性这一维度对外购件保障策略进行分析。

2 术语定义

2.1 通用件

通用件是指在不同产品或项目中可以互换使用，给予通用编码的整（部）件和元器件，在库存管理、供需匹配或生产执行等过程中仅通过物料编码进行区分管理。

2.2 专用件

专用件是指仅在一个项目上使用的零（部）件，除物料编码外，项目专用标识也作为其在库存管理、供需匹配或生产执行等过程中的一个重要标识进行区分管理。

3 目标

外购件保障策略的总体目标是构建安全且经济的内部供应链，各维度目标如下：

1)任务监控

实现长周期瓶颈器材从任务下达到装机全过程可监控，项目关键路径清晰可见。

2)计划保障

实现非瓶颈器材生产现场不缺料，不断供；实现瓶颈器材有序领用。

3)两金控制

减少外购件库存资金占用。

4 外购件保障策略

4.1 整体保障策略

由于现有保障策略针对通用件的保障工作没有进行整体策划，没有针对性的策略，保障工作极其被动，无法满足我所正常的科研生产任务和多品种小批量生产中突变的需求。在此基础上针对我所目前临时任务突出、项目插单严重、竞标和短周期项目频发的情况下，我们提出“专用件按需保障、通用件按库存保障”的外购件保障策略，以此来稳定后期的科研生产任务。

基于以上策略，为了降低长周期通用物料被挪用的风险，同时为了分析长周期物料对生产计划排程的影响，拟将长周期物料设置为专用件，实行按需采购、按需到货、按需保障的策略。另一方面，为了缓解外购件到货不足的问题，同时为了兼顾库存积压成本，拟针对用量大、领用频次高的物料，根据历史用量设置周转库存，以保障现场不缺料，生产不中断。

图5-1外购件整体保障策略

本阶段针对通用物料设置周转库存，不仅保障了锁库工单的优先领料，同时也能减少临时任务对正常工单任务的冲击，在周转库存以及采购批量设置合理的情况下，所有工单都能及时领料，同时也能减少现场等待的时间。

图5-2通用物料供需分布示意图

4.2 本策略特点

本阶段的保障特点如下：

1)采购、验收、质检、库房的工作量增大；

2)项目间不存在抢料现象，计划人员工作量在前端通用件安全库存和周转库存的策划上增加，后端库存调整的工作量减少；

3)通用物料依据策略，保障有力；

4)库存水平可能有一定增长；

5)可以对订单、在途、库存进行追溯，管理实现透明，有利于所内科研生产计划的组织安排。

基于上述提出的整体保障策略，为了防止存货的增加，需要适当调整通专用的比例，以便在合理的库存水平基础上实现保障的有序。

4.3 外购件通专用规则调整

当物料满足以下原则时，可纳入专用件管理范畴：

1)外购件不易获取，根据采购周期进行设置；

2)军检件、关重件、分承制、仪器设备、现有专用件（物料占比：0.86%）；

3)单价大于等于10000元（物料占比：11.89%）；

4)组件类、计算机类物料（物料占比：7.28%）。

其中，满足任意一条即为专用外购件，其余物料均按通用件管理。

4.4 专用物料保障策略

针对专用物料严格按需采购，按项目采购、入库以及领料。物料属性由通用变专用，虽然系统内物料整体供需态势是平衡的，但是专用物料的平均滞库时间会延长。因为物料到货节点与计划节点的不匹配，先入库的未必先出库，在等待的过程中提升了库存金额。

为进一步说明专用件对库存的影响，需引入库存周转率对年底库存进行预测，周转率公式如下：

通专用物料周转率如下表所示：

根据上表可以初步估算出物料由通用变专用，库存周转率会降低31%。在2020年用量增长89%的情况下，库存周转率与期初库存已知，可计算出预计的期末库存。

如：通用物料A周转率为1.05，如果物料属性调整为专用，周转率将降低31%，即达到0.74，该物料2019年用量为9只，2020年预计用量9*1.89=17只，2020年初库存为20只，根据上述公式，2020年底库存约为26只。

4.5 通用物料保障策略

针对通用外购件的保障策略如下：

4.5.1

设置周转库存

周转库存是确保企业生产不停摆，物料供给不中断的库存数量。周转库存是企业在未来一段时间内（即周转周期内）需要用到的库存。

通用外购件满足以下条件，建议设置周转库存：

1)物料范围为4.2.4中确定的通用外购件；

2)物料采购单价不高于1000元（物料占比：71.99%）；

3)物料库存周转率大于1.5（物料占比：32.86%）；

4)物料年领用次数大于10次（物料占比：31.29%）；

5)物料年领用数量大于300件（物料占比：29.76%）；

6)已设置周转库存且2019年有领料记录的物料，如GB818螺钉等（物料占比：9.48%）。

以上条件1至5同时满足或者第6条满足即设置周转库存。

4.5.2 设置安全库存

安全库存设置的原则为满足物料为了调节需求的不确定，当库存数量低于安全库存值时，系统自动创建需求补足安全库存。目前我所领料需求的不确定主要来源于临时任务领料（生产/研制调试、预研调试或质量问题、DPA实验或失效分析、外场实验等）。临时任务均是不可预见的突发性领料，且优先级高，对正常的生产研制任务会造成影响。

因此当外购件满足以下条件时，建议采用安全库存管理：

1)临时任务领料年领用次数大于10次；

2)临时任务领料年领用量大于100件；

3)未设置周转库存

其中，第1条满足或者第2条满足即启用安全库存。

安全库存设置公式如下：

安全库存 = 安全系数×领用需求量的标准差×（提前期÷ 30 ）

其中，安全系数标准在多大概率下能够满足领用需求，也称为服务水平系数。安全系数越高，满足领用需求的概率越大。在我所，应保证在99%的情况下能够满足所内客户领用需求，根据表5-4，安全系数为2.33。

表5-4安全系数对照表

领用需求量的标准差表征在一定时期内领用需求的波动情况，波动情况越大，标准差越大，表示需要设置越多的安全库存。

以单个物料为例：对于A物料，根据数据统计连续五个月的领用量为A1-A5分别为2000、2500、3000、1000、2000，则计算每月需求量的标准差STDEV(A1:A5)为742；提前期为60天，安全系数为2.33，根据公式计算安全库存等于2.33×742×2=3457件。

4.6 到货保障

针对未设置周转库存以及安全库存的通用物料，其特点为领用量小、领用次数少、采购周期短，且不具有临时领料的突发性需求，经评估可以通过到货加锁库进行保障。

5 风险控制

为了减小上述外购件保障策略对库存的影响，针对专用件库存以及周转库存需建立常态化的监控机制。

5.1.1 专用库存监控

专用库存由于携带项目信息，因此库存流动性低，为了避免库存呆滞，需对专用件库存建立有效的监控机制。

专用库存的监控范围、监控点、监控频率以及异常处理如下图所示：

图5-3专用库存监控策划

1)专用库存的监控范围包括专用物料库存以及通用物料锁库后形成的专用库存；

2)专用库存监控点设定为库存水平、库存周转率以及库存是否可以释放，其中库存水平以及库存周转率较去年同期出现20%及以上波动，需纳入异常处理情况；

3)在库存整体态势维度，针对库存水平，需要每月统计一次，并对上月或者去年同期进行对比；针对库存周转率需要每季度统计一次，并对上季度或者去年同期进行对比；在单个物料维度，针对库存释放，需要由系统每天进行判断。

4)存异常处理方面，如果库存无需求，则将专用库存释放为通用库存，以便其它项目及时领用并开工；如果有需求，需判断上级是否延期开工。判断流程如下图所示。库存释放以后需要由计划项目重新调整计划，以确保计划的可执行性。

图5-4专用库存释放流程

5.1.2 周转库存监控

据5.5.1设置的周转库存，需根据每个季度的实际用量以及可预测的需求数量，定时修正其周转库存的数值，建议通过信息化手段实现自动调整。周转库存的监控范围、监控点、监控频率以及异常处理如下图所示：

图5-5周转库存监控策划

1)周转库存的监控范围是根据3.1.5.1设置的物料；

2)周转库存监控点设定为库存水平、库存周转率以及库存领用情况，其中库存水平以及库存周转率较去年同期出现20%及以上波动，需纳入异常处理情况；

3)在库存整体态势维度，针对库存水平，需要每月统计一次，并对上月或者去年同期进行对比；针对库存周转率需要每季度统计一次，并对上季度或者去年同期进行对比；库存领用情况需要每年统计一次。

4)存异常处理方面，库存周转率低于1.5，则取消周转库存；如果年领用次数低于10次，则取消周转库存；如果年领用量低于300件，则取消周转库存。

当以下条件具备时，可以考虑启用供应商库存，即将周转库存设置在供应商处：

1)我所ERP或者SRM与供方库存互联互通，供方为我所预留的库存信息可以同步至所内并参与系统计算。否则供应商库存与目前通知供方提前备产并无区别，不仅无法监控备货情况而且收效甚微。

2)供方产能稳定，可以持续提供周转库存的供货。

6 预计效果

外购件保障策略实施以后，预计会取得以下效果：

1)长周期物料按专用件管理，全过程可监控，严格按需到货及领用，被挪用风险大幅降低；

2)用量大且领用频次高的通用物料以周转库存进行保障，系统基于库存水平提前预警补货，到货不足的问题将得到极大地缓解。

1