"6S"管理在医院档案痕迹管理中的价值

"6S"管理在医院档案痕迹管理中的价值

张瑜

南平市第二医院   福建省 南平市354200

【摘要】目的：探究在医院档案痕迹管理中采用“6S”管理理念产生的效果。 方法：从本院31个临床、医技科室档案管理人员中选取76人作为研究对象，2020年5月到2021年2月是采取“6S”管理前的时间段，为对照组；2021年3月到2021年12月期间是医院档案痕迹管理采取“6S”管理办法后，为研究组。将“6S”管理10个月后产生的效果与管理前的医院档案管理效果相比较，分析管理前后医院档案痕迹管理产生的效果差异。 结果：“6S”管理应用后的研究组在对医院档案进行痕迹管理的过程中较对照组相比取得了更好的管理效果，同时，档案资料管理人员对各方面管理工作的满意率明显更高，差异有统计学意义（P＜0.05）。  结论：在医院档案痕迹管理的过程中采取“6S”管理办法对档案管理的效果和资料人员对管理的满意度都产生了良好的提升作用，值得推广。

【关键词】6S管理；医院档案痕迹管理；价值

痕迹管理就是指在所有的管理工作中从时间和内容方面，让一切事物发展都留下痕迹，保留详细的工作记录，保证工作内容有据可查[1]。痕迹管理的优点在于可以保留下来的电子档案、文字、实物或图片对以往发生的活动进行复原[2]。对医院工作的跟踪督办和检查可以弥补不足的原始凭证，增强工作执行力；对工作证据的保存，可以加强医务人员工作中的责任心，进而完善工作职能，另外，为工作划定了明确的界限，进而完善了责任制度，为追责提供了证据；另外，工作情况的详细记录促进了医务人员对业务能力的主动提高[3]。由于医院包含的档案管理工作内容复杂且庞大，因此，档案管理是提高医院工作效率和质量的关键，而6S管理可以从整理、清扫、整顿、安全、素养和清洁6个方面出发，进一步优化医院档案的痕迹管理，确保档案的整理、收集工作可以更加高效率的开展，在保存患者诊疗活动和医院发展进程信息方面发挥重要的作用[4]。本次研究为医院档案痕迹管理应用了“6S”管理理念，探究该理念对档案管理产生的效果，具体如下：

1 资料与方法

1.1一般资料

从本院31个临床、医技科室档案管理资料收集人员中选取76人（男34人，女42人，平均年龄36.23±2.19岁）作为研究对象，2020年5月到2021年2月是医院档案痕迹管理采取“6S”管理前的时间段，为对照组；2021年3月到2021年12月期间是医院档案痕迹管理采取“6S”管理办法后，为研究组。所有档案管理资料收集人员的一般资料差异不明显，无统计学意义（P＞0.05）。所有科室档案管理资料收集人员对本次研究情况知情，且自愿加入。本研究通过本院伦理委员会的审核，批准进行。

1.2方法

在医院档案痕迹管理的过程中推行“6S”管理理念后，管理人员采取的具体措施如下：

1. 提高管理人员专业素质水平。档案管理资料收集人员的专业素质水平就是指的“6S”管理理念中的“素养”。只有管理人员遵守各项职业规章制度，拥有较高的职业道德才可能对档案痕迹管理起到积极的作用。这就要求医院需要针对档案管理的相关知识和规章制度对相关管理人员开展培训，统一组织学习，以便提高档案管理队伍的整体专业素质水平。其中，领导干部起带头作用，为所有管理人员做好示范，对档案方面的相关政策法规进行深入的学习和了解，掌握档案管理的最新信息，进而推动医院档案痕迹管理中对“6S”管理的应用。
2. 对医院档案进行整理和分类。该部分措施是指“6S”管理理念中的“整理”。具体是将事件或物品按照用途进行分类，同时剔除掉无用的内容，保留有用的内容并进行整理。尤其由于医院的档案管理工作具有体量庞大、信息复杂、医院部门多等工作特点，整理和分类工作就更加的重要以便对档案资料进行系统化的处理。在医院档案痕迹管理的过程中具体体现为将医院所有的档案资料进行分类，去掉没有参考价值的资料，最大限度利用有限的医院空间，使所有档案资料精炼、有序。
3. 完善档案管理设备、设施。为了保证资料管理人员开展管理工作时能够更加快速、高效的对档案资料进行归档和整理，医院需要对档案管理工作相关的设施和设备进行优化升级。首先是将医院档案管理完成电子信息化转型，配备电子资源信息系统，同时定期更新设备、设施；其次，通过对档案管理软件的技术更新，促进电子档案信息的系统化；最后，是完善档案管理信息系统和医院医疗信息系统的接口建设，是档案管理工作可以真正对医院的业务活动产生积极的影响。
4. 做好档案管理的安全工作。档案资料的安全性对医院的建设和发展有着重要的影响。信息化时代的到来意味着医院档案痕迹管理的安全性面临着新的挑战，纸质资料和电子资料的共存也对档案的安全性和完整性提出了更高的要求。首先，纸质资料的安全管理需要建立完善的审查、记录、调取和借阅制度，以避免纸质档案在使用过程中出现意外丢失的情况，另外，由于纸质档案材质的特殊性，管理人员应当做好存储环境的保护工作，防止纸质资料被虫蛀、潮湿或失火等情况毁坏，同时，为纸质资料做好电子备份。其次，电子资料的安全管理需要建立电子档案管理资料库，利用档案管理相关的管理技术设置调取或查看的权限，避免电子资料被窃取或泄露。
5. 完善档案管理制度。管理制度的完善首先需要掌握医院档案痕迹管理的归纳机制，进而推动信息管理系统在医院各个科室中的使用，才可以有效提高管理收集的效率，不仅录入的档案资料更加完善，还减轻了档案管理人员的工作压力。其实，医院业务工作和档案管理工作的接口建设是提高档案管理效率的有效途径。最后，对不同的档案资料设定针对性的管理制度办法可以将档案管理工作的有效性最大化。
6. 做好档案资料保存工作。档案资料痕迹管理需要将所有资料分门别类，以便在日后的查找过程中节省时间，减低管理人员的工作压力。档案资料的保存需根据具体的档案管理制度和管理流程进行，对档案资料定期整理，做好电子备份，确保档案数据不外泄。并且工作过程中采用现代化信息技术对电子档案进行分类和筛选，以便保存的资料能在以后医院业务的开展中发挥更好的效果。

1.3 观察指标

    首先，收集“6S”管理理念应用于医院档案痕迹管理前后，管理人员取放资料时间、放置规范率、素养达标率和资料完整率，对比管理前后产生的差别；其次，统计资料收集管理人员对管理流程、资料存取方面程度、工作量、同事间配合、归档规范性等工作内容的满意率，并计算管理前后的满意率，比较其差异。

1.4 统计学方法

将数据纳入SPSS17.0软件中分析，计量资料比较采用t检验，并以（）表示，率计数资料采用χ2检验，并以率（%）表示，（P<0.05）为差异显著，有统计学意义。

2 结果

2.1 “6S”管理应用前后的管理效果差异

“6S”管理理念应用前的对照组和应用后的研究组资料放置规范率分别为24（31.58%）和50（65.79%），资料完整率分别为21（27.63%）和57（75.00%），素养达标率分别为15（19.74%）和65（85.52%），存放资料时间分别为22.394±5.38min和12.466±2.031min，对照组的管理效果明显较研究组更差，差异明显，有统计学意义（χ2=15.305、19.174、16.262，t=17.942，P＜0.05）。

2.2 “6S”管理应用前后满意率的差异

“6S”管理理念应用前的对照组和应用后的研究组对管理流程的满意率分别为31（40.79%）和72（94.74%），对资料存取方便程度的满意率分别为29（38.16%）和70（92.10%），对工作量的满意率分别为21（27.63%）和63（82.89%），对同事间配合的满意率分别为23（30.26%）和66（86.84%），对资料归档规范性的满意率分别为36（47.37%）和68（89.47%），研究组对管理后的满意率明显较对照组更高，差异明显，有统计学意义（χ2=21.271、25.036、19.226、24.381、18.954，P＜0.05）。

3. 讨论

“6S”管理是目前较为先进的管理理念，它从整理、素养、整顿、清洁、清扫和安全6个维度来执行管理内容，进一步推动管理的系统化和制度化[5]。应用于医院的档案痕迹管理过程中更是可以保证档案管理的安全化、精细化，管理的制度化、规范化，促进医院工作人员形成良好的工作习惯、遵守规章制度，增强其工作执行力度[6]。医院的档案管理工作具有数量庞大、内容复杂等特点，因此更需要“6S”管理理念对其管理过程进行干预，进而对复杂的档案资料更好的进行管理[7]。

本次研究在医院档案痕迹管理的过程中贯彻执行了“6S”管理理念。相比“6S”管理应用于医院档案痕迹管理前，应用后对档案管理的效果产生了较明显的积极的作用。观察应用“6S”管理后的研究组可以发现，该管理理念不仅对医院的档案资料进行了更精细化的整理和收集，还将所有的资料根据一定的标准进行分类，这让管理人员在日常的管理工作过程中存取资料更加的方便、更加节省时间，还降低了工作的复杂程度，进而将工作内容精简化[8]。“6S”管理要求管理人员具有一定水平的专业素质，因此，“6S”管理理念应用后，档案资料管理人员均接受了档案管理相关的培训，在学习中提升了自我专业素养，对医院管理规章制度的深入了解也让其提高了工作中自我管理的能力，在档案痕迹管理工作中显得更加游刃有余[9]。“6S”管理应用后对档案管理的设备设施进行了优化升级，将医院的档案管理成功转向电子信息化管理，缓解了管理人员因医院档案资料体量庞大、信息内容复杂而造成的工作内容冗杂，工作的效率明显有所提升，并减轻了管理人员的压力。档案管理信息系统和医院医疗信息系统接口的完善，使医院业务进行的过程中对档案资料的利用度有所提升，促进了医院业务的顺利进行[10]。另外，“6S”管理应用后，十分注重档案资料的安全性，不仅对纸质资料进行了更进一步的保护措施，例如进行了电子信息备份，还针对电子档案资料的安全性建立了电子档案资料库，严格设置了查阅和调取的权限，防止资料信息的泄露。根据对“6S”管理应用后的研究组的观察可以发现，该管理理念避免了因医院档案管理意识不强、管理制度不规范、档案管理设备和设施的落后、管理人员专业素质水平低和管理方法不科学而造成的信息冗杂，有效提高了对医院档案痕迹管理的效率和准确性。根据研究结果显示，“6S”管理应用后，管理人员对医院档案的各项管理效果均明显优于应用前，且管理人员对管理工作的满意度较管理前明显更高，以上差异明显，均有统计学意义（P＜0.05）。

综上所述，在医院档案痕迹管理的过程中应用“6S”管理理念，可以有效提高档案管理的效率和准确性，促进医院整体管理水平的提高，值得推广。

参考文献

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[3]孙增旺.6S精细化管理在医院档案管理中的应用[J].黑龙江档案,2021(06):142-143.

[4]王正红.医院档案管理中6S精细化管理运用的研究[J].山东档案,2021(04):66+68.

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[6]宋燕.精细化管理在医院档案工作中的应用[J].青岛医药卫生,2022,54(04):318-320.

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[8]周璇.档案信息化建设在医院档案管理中的有效性研究[J].黑龙江人力资源和社会保障,2022(11):97-99.

[9]陈锦钜.医院档案管理的现状及档案信息自动化的管理对策分析[J].中国卫生标准管理,2022,13(02):5-9.

[10]李晶.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究[J].黑龙江档案,2021(05):222-223.