企业办公室行政管理工作创新途径分析

企业办公室行政管理工作创新途径分析

高丽峰

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摘要：在当前的形势下，企业要在激烈的市场竞争中保持自身的竞争优势，必须加强行政管理。行政工作是现代企业运作的一个重要组成部分，它对公司的发展起着举足轻重的作用。本文针对目前的经济和公司的发展特征，从公司的行政管理的视角来分析和探索公司的行政工作的创新途径，为提高公司的经营效率打下了坚实的基础。

关键词：企业办公室；行政管理；创新

1现代企业行政管理工作现状分析

首先，现代企业行政管理模式还未实现真正的变革。改革开放后，我国实行了近半个多世纪的市场经济，许多大公司都深受计划经济的影响，在这个关键的转轨时期，要实现经营模式的转变，仍然是一件非常困难的事情。这主要是由于目前大多数企业还在沿用传统的企业管理方式，对工作要求太注重形式，管理手段太过单一，造成的影响并不明显。

其次，现代企业忽视行政管理工作的客观性。行政工作要立足于客观的事实，合理运用创造性的行政手段来提高管理的效能。但现实中，大多数现代公司的行政管理都有很强的主观倾向，尽管大多数公司都可以制订出相应的管理体系，但缺乏对各个部门的工作责任进行区分和评估。由于各部门的负责人意识的差异，导致了工作人员在执行过程中的混乱，给行政工作带来了困难，难以保证新的发展环境下的行政工作效率和质量。

2企业办公室行政管理工作中存在的问题

2.1内部制度体系不健全

内部制度是规范办公方式、提高办事效率的重要保证，其内部制度的健全将为公司办公的运行提供有力的支持。但是，当前我国的企业办公体制仍有很多缺陷，严重地影响着企业办公的管理功能。

其中最突出的问题是，企业在构建内部制度时，没有进行全面的思考与审核，仅仅是简单地确立了一个框架，在框架中设定了一些具体的内容，与职工的工作需要背道而驰，难以落实。另外，由于在建立内部系统时，未能与公司其它各部门进行有效的沟通与沟通，致使内部系统与其它部门的相关规范之间存在着一定的隔阂，从而造成了系统的不严密性。

2.2协调职能发挥不全面

第一，管理沟通机制不健全。企业办公室作为辅助决策机构，必须建立在其协调功能的基础上，加强各部门间的联系，实现各部门的信息的流动，从而实现企业的决策。但是，由于缺少有效的管理和交流机制，使得企业办公室的协调能力受到了一定程度的削弱，使其工作的难度增大。

第二，同时，也存在着行政管理的形式化问题，不能把管理制度落实到生产和经营的各个方面，必须进一步健全管理体制，减少冗余的制度，明确各部门和各有关主管的职责，并对其进行规范。

2.3业务技能水平差异大

企业办公室的工作人员必须具有一定的职业素质，才能胜任行政工作。随着我国市场经济体制改革的深入，企业必须把握机遇，在这一时期，企业办公室必须做好行政工作，为企业的组织结构优化奠定基础。

但是，当前，企业办公室的工作人员素质还不够完善，一些工作人员对管理的不够全面，致使各部门的工作效率低下，各部门的交叉工作不协调，公司的管理者也得不到员工的反馈，不能深入地了解企业决策的执行情况，影响了企业生产经营的生态循环。

2.4激励机制还需优化完善

企业是以经营利润为目的的企业，其成本控制意识非常强，新的利润分配制度已彻底替代了传统的分配方式。但是，通过对公司办公室的薪酬体系的考察，可以看出，大多数的公司都是把精力集中在专门的管理和技术管理上，而在企业的员工中，往往存在着不合理的工资和晋升机制，从而使他们失去了工作的热情和动力，而且在执行行政事务时，往往会有一种挫败感。

2.5培训机制不完善

企业办公室都有自己的处理文件、会议和内部事务的理论知识。从事行政工作的人员必须接受专业的、规范的培训，并具有与工作有关的专业技能和全面的素质。比如公文处理、公文格式标准、礼仪接待规范等。但是，我国许多企业并没有为员工设立专门的培训制度，有些企业的员工培训制度不完善，员工的培训并未列入企业的年度培训计划。

3企业办公室行政管理工作的创新途径

3.1建立健全内部制度

首先，企业办公室要深入地剖析自己的责任，从经营的角度，明确内部系统的具体负责人，为完善公司的制度体系作好铺垫。其次，要从整体上思考、深入地研究公司的内部治理制度，确定每一种制度的具体内容，使之成为各方面的基本原则，使之与企业其它制度规范不相抵触。

随后，要强化对公司的内部管理制度进行宣传，严格遵守制度，做到内部制度的执行，做到有章可循，形成一个长效的办公管理体制。建立健全的内部管理维护机制，定期或不定时地组织办公人员检查和检查内部管理系统，以提升系统运行的有效性。

3.2强化综合协调职能

首先，企业办公必须清楚地认识到整合与协作的重要作用，并充分认识到它对企业的转型和提升经营效能的重要作用。在工作中能很好的掌握协调的能力。

其次，企业办公室应全面理解企业管理者关于行政工作的观点，并依据管理层的意见和建议，不断地进行工作方式的调整。同时，公司办公室必须坚持规范化的工作程序，从全局的角度进行整体的规划，协调与行业内的企业、公司的关系，营造一个良好的经营环境，保证管理活动的连续性。

3.3提高办公室人员的综合素质

首先，工作人员根据企业的实际需要，根据公司的工作性质，对自己的工作进行调整，协调各方，统筹规划，并不断地学习有关的企业管理理论，并通过参加各种培训和进修，提高自己的法律素质、人文素养、快速获得信息、充实自己的知识。

此外，同时，员工也可以在工作中把所学的理论应用到实际工作中，并在实践中不断地检验自己的工作能力，使自己掌握现代的管理方法，从而使自己更好地适应公司的发展，从而实现公司的长期、健康发展。

3.4面向市场需求做出管理

首先，公司办公室从企业的实际需求中，挑选出有潜力的人员，并对他们进行相应的管理训练，以便于他们迅速地融入到企业的各个部门。同时，要在企业内部不断地增加专业的管理人员，让他们在工作中保持积极的态度和良好的质量。

其次，公司办公室也要考虑到员工是否接受了管理层的指令，提高了员工的工作幸福感，改进了奖励和惩罚制度，并采取了更为温和的管理方法，以保证员工对公司的服从，以保证公司在激烈的市场竞争中始终保持良好的运行状态，并积极应对当今社会对公司发展的机遇与挑战。

3.5建立常态化办公室人员培训制度

在企业工作人员中，要建立和完善一套规范化的培训体系，以推动“人才强企”战略的实施。同时，要树立正确的用人观念，坚持民主、开放、竞争、择优的方针，从企业中选拔能用能干的人，让他们有充分发挥的空间，开拓新的事业发展之路。为公司的人力资源部提供有针对性的意见，加强公司内部的沟通和交流，并以临时职务等方式，强化内部的联系，提高公司的行政工作质量。

结语

综上所述，当前，我国企业办公室的行政工作还存在许多问题，严重制约了企业的精益经营。因此，企业办公室要加强内部制度建设，加强综合协调功能，提高办公室人员综合素质，面向市场需求进行管理，建立办公室人员的规范化培训制度，提高办公室的管理效率，为企业创造更多的经济效益。

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