新形势下电子档案管理路径的优化

新形势下电子档案管理路径的优化

陈刚

长沙市城市建设档案馆  湖南长沙410007

摘要：电子档案管理系统是对电子档案进行接收、管理、保存和利用的计算机管理信息系统，可使电子文件归档形成的电子档案信息变得可靠和可用。它的总体功能要求是：系统结构的开放性、功能扩展性、配置灵活性、安全可靠性等。本文结合新形势下企业电子档案的特点与重要性，分析电子档案管理过程中的难点，阐述新形势下电子档案管理的优化路径，希望能推动企业可持续发展。

关键词：新形势；电子档案；管理应用；优化路径

引言

在大数据信息化管理的宏观背景下，企业内部的档案管理工作实现了由纸质向电子版的转变，企业想实现高质量发展，顺应社会变革形式、优化电子档案管理路径成为必然的发展趋势。电子档案管理的优势良多，但仍存在诸多不足，要想最大化彰显其工作效益，需要对其管理方法进行创新与优化，基于纸质档案管理方法更新迭代，发展管理路径多元化，促使企业经营管理井然有序，为企业的可持续发展提供驱动力。

1电子档案管理

信息时代以来人们的生活方式相比从前有着翻天覆地的变化，而档案管理工作也是如此。档案管理人员常苦恼于传统管理方式的低效、烦琐以及实物档案带来的巨大工作量。随着科技的进步与发展，档案管理模式也悄然发生着改变。档案管理将逐渐摆脱“图书馆模式”。十年来，档案的收集、管理、存储、利用等方式都有着颠覆性的改变。我们所说的无纸化档案管理，真正体现在档案工作中，利用最多的工具就是档案管理系统，通过该系统可以实现档案的扫描上传、电子图片处理、录入、查询、利用、调阅等一体的无纸化档案管理与利用，真正实现档案资源无纸化、数字化、信息化。通过一系列技术手段的加工处理，查看档案无须再去档案库，也不需要一架、一层、一盒的寻找，只需要搜索关键词，你想要的档案就会立刻出现在你面前。所有的档案被分类管理存储在系统之中，一切操作只是一瞬间，这就是档案数字化。档案数字化是将纸质档案通过档案处理的各种仪器将纸质档案扫描成各种格式的电子文件，然后将其按照档案归类的方式存入系统中。由于电子文件具有几乎无限的保存期限，只要数据不丢失，一块硬盘能存下相当于数十个档案库的档案。且在搭配专业的档案管理软件后，其查阅、管理、利用等方面的效率相比传统纸质档案均有极大提升。管理人员无须再在复杂、庞大的纸质档案中穿梭，只需要打开系统，所有档案都在系统中随时进行处理。由于纸质档案都被扫描成电子文件存在系统中，管理员也无须再去寻找档案原件。只需要如同百度搜索一般即可精确地找到自己想要的档案资料。单位之间的档案移交也变得无比轻松。

2企业电子档案的管理难点

2.1易被篡改

在电子档案管理工作中，由于信息资源的格式、字体、颜色、大小等都是呈现统一的形态，因此难以通过差异化的字迹进行鉴别，也无法获取被外界篡改的信息条件，由于电子档案运作的主要载体是计算机，基于网络信息技术扩展传播路径，因此在不同的计算机上呈现的效果也千差万别。企业内部的电子档案管理人员难以通过肉眼对电子文件内容进行鉴别，致使员工无法判断其内容的真实性与权威性。为有效解决此类问题，电子档案的格式、字体、颜色、大小等需要分门别类进行转变，部分电子档案载体因为使用的时间较久而出现老化的情况，会影响电子档案的长久存储性能，在资料交换的过程中，会破坏电子文档的内容。在企业内部的电子档案管理部门，通常情况下需要对电子文书档案的格式和结构进行转换，采用统一化的模板进行储存管理，如此一来，电子档案在长期保存过程中极易发生破损，从而形成打不开、乱码等现象。

2.2保密性差

电子档案因其自身的权威性与真实性，为企业开展的社会经营活动提供依据。但在实际管理过程中，部分管理人员缺乏对计算机系统网络安全的正确认知，并未对电子档案进行保密处理。网络信息的流通与开放，将导致在管理过程中出现信息泄露的风险，无法保障电子档案的有效性与权威性，带来诸多安全隐患。因此对电子档案进行保密升级与优化，是目前运用计算机技术开展电子档案系统构建时，必须突破的难题。随着信息技术环境的开放性，电子档案很容易被人盗用，甚至使用不合法的技术手段对文档信息进行修改。如果篡改成功，不但会对公司的日常运营活动产生负面影响，而且会影响整个公司电子文档体系的稳定性。

3新形势下电子档案管理的优化路径

3.1加强基础设施建设

在新形势下，企业内部的信息化管理已循序渐进得到全面应用，办公、财务、考核、绩效系统等已被量化应用，各类系统产生海量的电子信息资源，而此类资源文件正是电子档案管理中至关重要的部分。企业在管理进程中，常采用软件与硬件并肩的应用原则，以技术应用为导向，优化电子办公系统与档案管理系统，配套使用电子签名、CA证书，并设立审核岗位，执行审核电子文件的工作，遵循新形势下的无纸化办公要求，进而顺应经济社会的发展形势，最大化彰显其工作效益。

3.2利用网络信息技术

基于大数据信息发展时代，应用先进、科学的信息技术提高电子档案的整合能力，对其电子信息资源进行整理分类。在电子档案系统中，结合配套的电子签章、电子认证以及签名等技术进行使用，妥善解决其中的网络安全隐患问题，确保企业内部电子信息资源共享的科学性与权威性，实现档案归档的全流程管理，为了使企业的档案得以长期有效保存，需利用网络信息技术创新构建保存机制，保障电子信息资源的保密性与完整性。

3.3注重人才建设工作

由于企业电子档案的权威性与实效性是发展的重要依据，因此可借鉴公安机关相关的人才建设工作。国家档案局原局长杨冬权曾特别提到“人”的重要性。在电子档案的实操使用中，人是其中的决策因素，因此，电子档案的安全体系建设的侧重点应落实强化人的操作安全观。电子档案管理制度需要人进行规划与创新，实际的操作与使用的主要载体也是人。电子档案的安全隐患通常是由人导致的，预估人的因素比外部威胁更具挑战性。因此需要强化企业电子档案知识的管培工作，革新管理技术人员的观念，更新其知识结构，企业的电子档案管理人员应强化计算机应用技能，增强自身综合实力，熟练掌握电子档案管理知识。在实际操作中注重促进档案管理规范、标准的制订者，档案管理人员、信息技术人员等不同专业的人员紧密协作、多元化融合。由于电子档案依托于计算机，因此要与时俱进，提高档案管理的水平，增强风险防范意识，减少操作失误，未雨绸缪，避免网络安全隐患出现。高质素、专业化的企业档案管理人才队伍，是保障企业合理开展社会经济活动、确保电子档案的安全与保密、提高风险防控的基本要素。

结束语

综上所述，电子档案的应用与优化是企业信息化管理的必然趋势。对于企业而言，科学地树立对电子档案的正确认知，重视电子档案管理的优势与不足，顺应社会发展形势，结合现阶段企业发展实情，健全完善相关管理措施与技术，优化管理的本质，进而提高新形势下电子档案管理的效率，为企业的可持续发展打造坚实的基础。

参考文献

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