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摘要:当前,后勤管理工作面广、点多,复杂程度难以想象,各部门之间在信息沟通、传递过程中,非常容易出现滞后的问题,给后勤管理的工作增添了阻碍,协同服务办公能力极度匮乏,人员调配缺少科学性,背离了时代发展的规律。而“智慧后勤”的出现,为后勤管理工作提供了信息化的支持,缓解了后勤工作事务庞杂的状态,简化了业务审批办理流程,保证了信息传递的及时性,有效的提高了后勤工作人员的工作效率。本文主要介绍了“智慧后勤”相关内容,对协同服务技术进行深入的研究,利用创新平台实现数据的实时共享,打造跨部门的协同管理体系。
关键词:“智慧后勤”、信息化进程、协同服务、创新、探索
引言
随着社会的不断发展,科技的不断进步,如今社会已经全面迈入信息化时代,后勤管理工作也不断的进行转型,由过去传统的以供给为主要工作内容的企业保障,逐渐过渡到分工明确、相互协作的专业化保障体系上来,并以实现社会化服务为最终目标。为此,各个企业都在不断进行探索,积极进行协调联动,加大后勤管理部门信息化建设力度,利用信息化技术增强企业的竞争力,带动企业健康稳定发展。目前,得益于“智慧后勤”工作平台的建立以及应用,企业在员工工作动态、经济活动各项目数据的共享互通、智能监控和体系管理等方面有了显著的提高,实现了企业的系统化管理,能够更加公开透明的进行后勤保障工作的运转,但是,“智慧后勤”工作平台也受限于刚刚开始应用,在使用范围上还比较的局限,只是用于简单的交换数据信息,并没有充分的将其利用到日常办公、人员与资源合理分配等方面,因此,加强“智慧后勤”信息化进程中的协同服务创新迫在眉睫。
一、“智慧后勤”信息化的发展情况
(一)“智慧后勤”工作平台的优势
“智慧后勤”工作平台是依据后勤管理机构实际的工作需要进行设计的,在网级管理方面做到了轨道多线路,并且随着地铁线路建设的逐渐完善,能够做到不改动系统核心并实现系统升级优化的要求,是平台能够与新线路相适应。
1.可靠性
“智慧后勤”工作平台运行相对稳定,功能以后勤工作为模板设计,可靠性突出,能够在工作平台出现故障时,利用容错、故障恢复等功能保持运行的正常。能够判别不规范输入,并提供合理的解决方法,确保系统时刻稳定可靠运行,数据不会因为故障等原因破损或者丢失。
2.集成性
“智慧后勤”工作平台在建设初期就很好的融入了审批流程、获取数据、集成信息等功能接口,能够实现跨系统的数据和功能的集成,为后勤管理部门更好的进行服务,保证数据的及时、准确。
3.可扩展性
“智慧后勤”工作平台具有非常好的可扩展性,对于业务需求能够第一时间给予响应,能够实现多网并行的业务场景,确保了后勤管理部门能更加灵活的开展业务,及时调整管理、发展方向。
(二)“智慧后勤”工作平台的信息化布局
“智慧后勤”工作平台的工作核心是保障后勤工作的顺利开展,实现职能管理、经营服务、纪检监察等业务的全方位覆盖,利用门户管理、办公协同等模式,对后勤工作进行统一管控,保证数据真实有效、及时传递,业务流程高效便捷,人员分配合理科学,进而保证后勤工作稳步开展,为企业发展进步提供坚强有力的后盾。
“智慧后勤”工作平台通过建设信息发布模块、预算管理模块、资产管理模块、订单管理模块、会议室管理模块、房屋管理模块、车辆管理模块、食堂管理模块、内部管理模块等,实现对后勤工作的全体系布局,实现把控管理和日常经营于一体的体系化信息平台,发挥信息化数据传递的优势,进行高效的后勤工作管理,并通过信息联动、上下配合,打破后勤管理部门与其他部门在沟通上的隔阂,促进企业运行的稳定健康,为提高企业的竞争力打下坚实的基础。
二、协同服务创新探索
现阶段,信息化程度不足、创新形式没有具体应用、创新产品技术未得到完善等问题仍然是后勤部门工作的障碍。这就会导致工作效率无法提高,很多信息资源无法及时被应用,造成资源浪费。针对这样的问题需要在创新产品和数据分析技术等方面进行改进,让后勤管理部门应用智慧平台提升工作效率。
(一)智慧后勤协同服务云创建
后勤管理平台目前主要涉及办公自动化设备、办公家具、生活类物资、炊事设备、车辆、工装等方面,在创新产品创建前,要对需求进行分析,了解单位目前的状况,根据现状制定方案。应用协同调度系统可以将各个部门发出的不同的信息整合在一起,通过数据的分析来对任务进行分配,应用信息化平台完成工作任务。协同创新系统是在协同调度系统的基础上设立的新型系统,利用云端数据提升资源的共享率。
(二)智慧后勤协同服务平台建立
云平台是一个共享数据的平台,各部门可以在平台上下载数据作为工作参考,可以实现不同部门之间的信息互通,将管理的成本降到最低,让资源可以高效利用。根据分析为云平台计算模式提供参考,协同服务平台可以做到实时的对上传的数据进行跟踪,确保数据有效传达,在资源不被使用时,可以进行互通,增加平台的利用率。将数据资源分类整理应用到基础设施服务方面,提供整合后的资源为使用者建立测试系统,系统完善后,将软件通过自己的需求进行开发,这种协同调度功能可以将资源分配更加合理,人员管理更加规范,将创新的交互形式发展应用。
在系统的设置上,可以从外观、功能等方面考虑。外观可以进行个性化设置,根据自己的喜好选择登录的界面,在功能方面,可以设置多个模块,通过不同模块的信息展示帮助后勤部门开展工作,设置多个层级,满足日常办公需求,将系统设置成多个子模块,平时使用的日常办公模块和预算管理模块以及餐饮管理模块、办公用品采购模块等,多个子模块组成完整的创新系统,帮助解决管理中的难点。在系统中可以设置交互模块,在用户登录平台后,操作系统处理业务,在平台上发布需求,可以通过系统实时观察到业务的进展状况,也方便后期进行反馈和满意度评价,后勤的工作人员利用最高权限,将带分配的任务进行分配,实时掌握工作进度,用图表的形式显示出代办的工作内容,可以清晰的对数据进行统计,方便进行工作的交接,工作汇报以及观察工作进展情况。负责人可以通过数据平台掌握员工的状态,将员工工作情况指标进行分析,在形成的统计报表和管理意见中,可以高效的对工作进行掌握和决策。
结语
智慧后勤平台在推广的过程中存在很多问题,比如信息的共享程度不足,业务部门之间协同发展难,推广程度推动缓慢等问题,针对这些问题需要从以往的成功案例中获取经验,将同业的先进做法引入到我们行业。应用先进的计算方式对数据进行处理,达到信息化、智能化的管理效果,提升后勤服务平台的工作效率。将云平台的先进技术引入,搭建协同创新的调度系统。让后勤工作变得轻松自如,使后勤部门能够和各个部门之间业务融合,协同发展。
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