办公自动化中的计算机技术应用研究

办公自动化中的计算机技术应用研究

章乐扬

天津师范大学计算机与信息工程学院  天津市  300387

摘要：随着计算机技术的不断更新换代，现在的办公已经实现自动化的现象。办公自动化已经不仅是于计算机软件更新和提升硬件设备性能，还在办公自动化的每个方面都有表现。通过不断对计算机深入的分析与研究，将办公自动化在现实中得到更广泛的应用，不仅提高了办公工作效率，还能减少工作人员的工作量，为办公人员的工作提供更多的方便。

关键词：办公自动化；计算机技术；应用研究

计算机技术的大力发展，将其技术利用到生活、办公的各个方面。计算机技术自动化贯穿了整个办公的过程，对办公的效率有着显著的提高。

一、办公自动化的内涵

办公自动化是属于一种新型的办公方式，它所呈现的是以计算机为中心，采用计算机科学原理对办公程序进行简化与优化。不仅提升了办公的效率，也相对减轻了工作人员的工作负担。办公自动化还是以人为主体，将所以图像、文字、各位数据等信息录入办公系统，并对其进行简单的处理。然后再依靠科学的技术，通过计算机技术将其进行储存或是分析操作。

二、计算机技术发展过程

时代的不断更替带领着社会信息技术的一同发展，由于是计算机技术更是精益求精。计算机的改变不只是体型面积的改变，初始的计算机是笨重而又计算简单化的机器，随着时间的推移，现在的计算机不仅在体型上有着非常大的改善，就操作方法与办公能力也逐渐智能化。计算机的办公操作也从简单的命令操作到最后的智能网络化，在多个领域突破性发展，为现代化办公实现自动化有着重要的作用。

三、办公自动化的特点

（一）集成

利用计算机办公就是一个集成方式，它首先要具备几种条件才可以实现计算机办公。计算机办公首先要有计算机设备，设备中包含各种硬件与软件相结合。其次要有网络支持，网络的作用可以收集所有数据。最后要有人工操作，以上条件的具备的同时，最重要的就是工作人员的操作。所以计算机办公就是由工作人员与办公系统相结合构成的整体系统。

（二）智能

计算机办公出现智能化主要表现在以下几点：对数据信息与文字信息的识别与分析，可以智能的识别出数据或文字的错误与缺点。也对办公内容进行分析理解，对内容进行分类识别，可以减少办公时出现差错。还对错误的办公内容与数据信息进行处理操作，如果出现错误还可以进行辅助解决，这些智能特点都对日常办公或活动提供更多的便利快捷。

（三）多媒体

多媒体主要体现在可以快速得到办公所需网络数据，利用多媒体可以将一些图像、声音、文字用快速的方法进行处理。办公时所需要的图像或是声音信息也可以快速通过媒体进行收集，不仅提高了办事效率，而且准确率也在不断提升[1]。

四、办公自动化中的计算机技术应用

（一）信息自动化，便于分享传播

企业经营管理中做到信息自动化最非常关键性的工作，这样不仅让企业对市场的数据信息可以充分了解，同时也可以让企业对市场的需要向外部进行传递。以便让其它企业或是个人可以详细了解企业的文化与资质，从而可以选择与企业进行合作或是投资。信息自动化可以让企业工作人员在第一时间收到关于企业的所有发展策略和计划方针，在一定程序上可以实现企业内部的同步运行操作。这些操作如果得以实现的前提必须依靠计算机技术，要将计算机技术与网络技术进行结合，才能让信息进行自动化，可以快速达到对信息的搜集和传播。企业要借助网络技术应用计算机技术建立自己的网站或是网页，将企业所有可公开性信息在网站上进行发布，这样可以让其它企业对其进行详细了解从而促进合作或是投资。也要将内部信息进行自动化分享，以便企业工作人员对企业的内部资料进行操作，这样可以让企业工作人员都可以及时接收到企业下一步计划策略和具体操作方案，在一定的基础上提高了企业工作人员的工作效率与准确度[2]。

（二）档案管理自动化

档案的存在是关系着每个企业的基础信息，因为无论是公职单位还是私人企业都是离不开详细的档案记录，所以档案的作用是非常重要的。传统的档案都是由人力打印纸质的为主，而且都是一次性使用，只要记录过信息便不能进行更改或是再次利用。纸质的档案储存数量会越来越多，这样的档案不仅占用的空间位置大，在实际应用中也非常不利于查找。由于现在办公自动化的使用逐渐普遍，同进也逐步将纸质的档案转化成了电子档案，电子档案只是工作人员将企业数据信息输入计算机便可自动完成档案编写工作[3]。随着计算机技术的不断更新，现在的办工已经非常简单智能，工作人员通过办公软件把相应数据进行编写后，便可以根据数据的类型、大小、时间进行不同文件自动归档。如果企业部门要针对那种档案进行数据统计时，不需要花费太多时间进行查找，只要输入其档案名称便可以在大量数据中快速找到相应的档案资料。档案的电子化给企业带来了非常大的便利，如果部门之间需要进行信息分享，那电子档案但可同时发放到各位部门，给企业的工作人员带来快捷方便的工作体验，也同时提高了企业的工作效率。同时企业管理层可以通过电子信息自动化进行传递，并且可以把一些企业的学习资料或是培训方案都可以通过发邮件形式进行传达，这种方式不仅减少了资源的浪费，还在一定程度上实现了信息进行自动管理化。

（三）部门信息联系自动化

在没有计算机办公的初期，公司企业中各个部门都处于独立的状态。各部门属于各司其职，都只是在做好自己的本职工作，很少会出现在工作中进行联系或是互动的现象。各部门进行联系最多的是企业开展各部分会议的时候，部门之间才会出现暂时性的联系与信息数据的分享。但是也是对笼统的数据进行部分分享，没有实质性的做到信息全部公开化。这种情况下，企业部门之间的沟通不到位、信息共享不到位、资源分享不到位同时企业策略方案进行力度也会不到位。由于企业内部出现工作协调性不好，那么对以后的企业发展有着非常不利的因素。而在办公自动化计算机技术得到应用后，当各个部门的信息与数据进行自动化分享，这样就将各个部门有力的联系在一起。针对这样的情况下，如果企业有新的计划方案也会同时对各个部门进行分享，当部门收到企业高层的指令都会对其进行严格执行。执行过程并不是一个部门就可以全部解决，必须要各个部门一起配合协调，这时就要通过计算机技术与网络技术相结合，将各个部门的数据及工作流程都进行共享与公布在平台上。这样就会避免那个部门或是个人在工作中出现漏洞，通过部门之间的联系及数据分享可以及时处理工作纰漏，以保证工作的顺利进行[4]。同时企业高层管理人员也可以通过计算机网络向各个部门进行电子通知，不仅是传达企业高层的指令与策略，还可以将一些工作所需要的资料与数据下发放到各个部门进行信息的分享，以便让企业部门之间的信息可以自动化进行联系与共享。

五、结束语

综上所述，办公自动化是通过计算机技术实践的。办公自动化的应用给企业的发展与进步起到非常重要的作用，不仅让企业文化信息可以自动化进行分享与发布，也让企业工作人员在工作中得到非常大的便利与快捷。所以如果想让办公自动化发挥更大的作用，就要将计算机技术不断提升与更新。

参考文献：

[1]王谦. 办公自动化中的计算机技术应用研究[J]. 电子质量,2022,(03):83-87.

[2]乔桂林,李浩铭. 办公自动化中的计算机技术应用实践研究[J]. 电子元器件与信息技术,2022,6(01):156-158.

[3]陈莹. 办公自动化中的计算机技术应用研究[J]. 电脑知识与技术,2021,17(27):115-116+119.

[4]钟洁. 办公自动化中的计算机技术应用探讨[J]. 信息记录材料,2020,21(10):66-67.