对科技档案管理工作的几点认识

对科技档案管理工作的几点认识

汪星河

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【摘要】

     档案是一种历史记录。科研机构档案涉及到科研工作的方方面面,是科研机构各个时期各项工作的重要历史凭证,是领导科学决策的重要依据、是科学技术研究的重要信息资源。做好科研院所档案管理工作,要重视档案的规范管理工作、档案工作人员的业务培训工作和档案资料的编研利用工作。本文就科研院所档案管理工作谈几点认识。科研院所档案包括文书、干部人事、会计、实物、照片、科技成果等多方面，其中科技档案是科研院所档案的主要内容。做好科研院所档案管理工作，对于科学技术的进步和经济社会的发展具有重要的作用。

【关键词】

    档案管理； 科技档案；档案利用；

科技档案是科研机构从事科学技术研究等在社会实践活动中形成的记述和反映技术进步、成果应用的原始记录，是全面地科学技术研究过程的重要依据。然而，在当今信息时代的要求之下，传统的科技档案管理模式与管理方法已很难适应新时期科研工作的快速发展。如何规范高效地管理科技档案，便于科研活动的有效利用，是科研院所面临的一个新课题。以下笔者将结合工作实际谈谈对做好科技档案管理工作的几点认识。

一、加强领导，完善管理体制

档案管理工作是提高科研工作效率和进行科研活动的重要基础和必要条件，要抓好科技档案工作，首先要提升档案管理水平。完善的领导体制和健全的管理机制对档案工作的有效开展起着非常重要的作用。档案管理部门应主动作为，围绕中心工作向单位领导班子汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题，以取得领导的重视与支持。要自觉参与中心工作、自觉服务中心工作，充分发挥科技档案服务科研活动的作用；要围绕发展大局认真总结工作情况、制定档案计划及时上报单位领导班子。档案管理重要工作和活动，要争取主管领导参与，加强单位领导对档案工作的认识和了解。

科研院所要坚持依法管档，档案部门和工作人员要自觉加强《档案法》的学习与宣传，加强全单位、全社会对档案工作的认识和了解。使科研工作者增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉维护档案工作的氛围。

要加强对档案管理体制机制建设，建立完善的档案管理网络，加强对院所所辖部门兼（专）职档案员的培训，形成高效、专业的档案收集、整理网络。

二、按照标准，进行规范化管理

科研机构要围绕档案规范管理标准，建立完善的档案管理工作制度，使档案工作实现规范化管理。基本做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，从细节上保证了档案管理的顺利开展。

科技档案形成不同于一般的文书档案，它具有时间跨度大、项目内容多、专业性强的特点。有的科研项目时间长达几年甚至更长时间，形成的档案资料多而全，专业性较强。这就要求档案管理人员要勤收集、勤整理、勤检查核实立卷，把好收集整理关。档案的收集要不分巨细，悉数保存，原始的东西往往是最宝贵的东西，在大量的收集留存的基础上“去粗取精”。

要努力改善档案的保存条件，注意调节档案库房温湿度，并要做好药物防蠹等工作。进一步加强档案管理信息化建设，充分利用“互联网+”等技术手段，建立健全档案整理保管技术手段，提高档案归档效率，将档案真正变为信息资源库。

三、围绕业务，提高档案工作人员综合素质和业务能力

档案人才是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。科研机构要加大人力投入，建立一支具有良好政治、业务素质的档案人才队伍，并保持相对稳定。专职档案人员属专业人员，要与工程、科研技术人员同等对待。档案部门的经费，应列入年度整体预算，从经费中统筹解决。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案室的库房建设，应列入单位基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

对于新常态、新形势下科技档案工作的需要，科研机构要不断加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，不断拓宽知识面，开阔视野，增长技能，提高档案工作综合能力。要选优选强档案工作人，将责任心、事业心强的人员来充实到档案工作岗位。加强档案人员政治思想教育，提高思想政治水平，使档案人员能立足岗位、安心工作、维护历史、兢兢业业。加强档案管理技术投入，使档案工作与整体办公自动化相匹配。

四、创新思路，加强档案利用工作

档案工作在为领导决策、工作查考做好服务的同时，要主动、自觉地做好相关服务工作。要创新科技档案服务工作思路，丰富服务手段，改善服务条件，提高服务水平。要积极主动地深入探索档案信息资源的深度开发，不断提升档案部门的服务能力。

要坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。要强化综合档案室的服务功能，努力开发其档案查询利用功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映科研机构特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，让档案信息资源更好地为科研活动服务。

要集中优势力量和资金，对科研档案工作中亟待解决的瓶颈问题进行重点研究，充分利用国内外先进的科研成果，进一步提高档案工作的科技含量。要充分认识人才队伍建设在档案工作中的关键性作用，为档案人才的成长进步和施展才能创造有利条件。

科技档案管理工作要适应经济社会发展大背景，努力体现科技机构学术文化氛围，真实记载反映科研活动过程，为更好地满足单位文化建设的需要，使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享。不断丰富完善档案室建设，使之成为集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构，成为单位文化建设的重要基地。

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