数字时代事业单位电子档案制度化管理研究

数字时代事业单位电子档案制度化管理研究

崔文宇

包头市住房和城乡建设局综合保障中心， 内蒙古 包头 015000

摘要：在当前大数据数字化时代背景之下，数字化管理成为一种被社会逐渐认可的管理方式。机关事业单位人力资源管理工作必须与时代相结合，人事档案管理数字化已是大势所趋，要充分认识到人事档案数字化管理工作的重要意义。鉴于人事档案的纸质材料和繁琐程度，为保障人事档案管理工作质量迈上新台阶，提高人事档案管理工作的效率，推进机关事业单位人事档案数字化、网络化势在必行.

关键词：数字化；档案管理；新模式

引言：事业单位建设和发展的过程中，做好档案管理工作是非常关键的。有效开展档案管理工作，能够为单位的发展提供更多的资料参考。随着数字化时代的到来，档案管理工作模式逐渐朝着数字化管理的方向转变。但是，在事业单位档案数字化管理的实际应用当中，还是有着很多的问题和不足。因此，对于事业单位来讲，如何做好数字化档案管理工作成为目前急需解决的问题。

1 数字化管理档案，势在必行

什么是数字化档案管理的必要性？在此我们要明白，第一，档案管理腰腹和单位的发展要求；第二对于档案的保存和管理工作比较有效，能够延长保存的信息的使用寿命；第三，满足数字化管理的建设要求，同时提高档案管理的工作效率。

2影响档案管理数字化的因素

2.1 疏于管理，看中其他工作

目前，在一些单位已经有了简单的管理系统，像财务的系统、实验室里的实验系统、还有信息采集系统以及我们常见的通信系统等等，但是它们的运行情况明显是比较落后，追究其原因，我们会发现它们并没有从根本上得到改变，所以说我们应该提高对档案管理的重视。

2.2 档案管理缺乏独立性

档案的管理工作不够独立，分散到各个部门来进行管理，这在一些单位里都是很常见的，事业单位也不例外，它也是将档案管理工作下放到给各部门来进行管理，但是因为分工不当，各部门责任不够明确，导致档案管理没有独立的系统，所以影响了管理工作的有效进行。而且档案管理又不计入工作业绩中，所以员工们也是毫无兴趣。

2.3 数字化管理的标准不够统一

管理标准不统一，在档案管理工作中这样的现象也是时有发生，最后导致了档案规格不一致、数据不一致甚至是层次也不够一致等后果，这样也影响了档案信息的高效交换，对单位的档案信息共享也造成了严重的影响。所以，我们应该加强对档案管理工作的规范性要求，同时提高管理效率。

3 探讨事业单位档案数字信息化管理的新模式

近年来，国内诸多省份的事业单位在档案信息化管理方面进行了一些探讨性的工作和研究，但是总体而言，信息化的程度仍不高，事业单位档案的管理和利用水平普遍较低。笔者将结合所在的单位，对事业单位档案信息化管理的新模式进行探讨。

3.1 建章立制

在事业单位内，我们可以根据《档案法》以及相关的上级档案部门给出的规定，然后在考虑我们单位的实际情况，做好一套比较完善的档案管理制度体系，同时培养专业的档案管理人员，而且要保证每年让员工们出去培训，接受新的知识和技术，而且要加强对档案管理人员的综合素质的培养；同时，我们可以将单位里的一些科研、党政资料、仪器的使用情况以及一些财务类和其他类的材料进行归档整理，然后做成具有保存价值的影像、声像或者是图表形式保存在信息化管理系统内，同时将管理工作规范化；然后将单位里的现有的一些档案交到档案室进行统一管理，这样有利于档案完整的保存，便于查阅。

3.2 管理工作职责分工明确

3.2.1 在单位内建立数字化管理档案室，对单位内的档案管理工作进行统计，然后能够全面协调档案管理工作；同时对各个部门的档案管理工作也要进行检查，然后对档案管理工作实现责任终身、完整保存、有效地利用档案。采用GD2000综合档案管理系统对档案进行管理，该技术结合计算机技术还有多媒体技术，但我单位对此软件的开发利用并不充分，只应用了文件目录归档检索功能，科技档案管理、会计档案管理、音频档案管理、图书资料管理等都未得到充分发挥，目前，单位内虽然科技、人事、财务、党政资料档案有专人负责，但并没有统一管理，而是自成体系，造成了档案管理不系统和人力资源的浪费，如果能够全面采用GD2000档案管理系统，在节约经济成本的基础之上，对单位档案进行系统管理、检索和分析以及利用，将对我单位实现档案的数字化管理和档案分类保存的工作有着深远的影响。

3.2.2 制定相关的档案管理制度，明确各个管理人员的职责，细化他们的工作内容。同时加强对单位里各类信息的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计，最后采用数字化形式进行管理；对管理工作进行整体化规划，将档案分类、编号，然后开展档案协作工作、相关的技术交流和具有研究价值的活动；开展单位档案的利用和宣传工作。

3.3 单位数字信息化档案的立卷归档

3.3.1 各个部门的分工各不相同，同时它们对应的职能也各不相同，想要做一个全面的档案管理制度，我们需要做好以下三步（纳入单位计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围）还有另外的四大步（做好工作布置、工作的检查、最后的工作总结以及最后的工作验收，四步同步）。

3.3.2 对于各个部门里有价值的资料、信息、声像以及其他形式的所有档案资料，都需要收集保存起来，并且按照时间、专题来进行分类整理，然后交由部门负责人签字，最后将清单拟定好，移交给有关的单位，进行归档。

3.3.3 遵循文件形成的规律，有效的落实档案管理的规范化工作。既要保持各档案之间的联系同时也要区别他们的价值，这样有利于档案的管理和保存；档案资料必须要准确详细，能够反映单位的实际情况，各方面的手续必须要齐全，这样有利于长期保存和后期查阅。排列顺序要有规律，便于后期查阅；分主题、分阶段的进行保存，将时间以及相关的情况都做好标注，书写的格式要规范统一。属于同一卷宗的档案必须要放在一起管理，不能分散开来，同时不是一个卷宗的档案也不能放到一起。对于档案的编号和分类确定以后，后期不能再随意进行改动。

3.4 提高档案数字化的利用价值

3.4.1 提高档案信息的利用率，对电子档案的利用要提高。让档案能够将信息功能发挥出来，有利于提高档案的经济效益。

3.4.2 检索和参考工具必须要配套，如档案室指南、卷宗介绍、专题目录、档案的分类、相关的卡片等，能够保证查阅人迅速准确地查找资料。

3.4.3 只要是与单位数字化档案有关的，都必须按规定的手续进行办理，填写《档案借阅登记表》，要做好保密工作对借出的纸质档案，同时不能随意涂改、抽页更不能将档案转借出去。

3.4.4 数字化档案室和有关部门组成鉴定小组，由馆长来领导，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴、集体审查，对到期纸质档案，提出销毁或延长保管期的意见，对于应销毁的档案要登记造册经主任批准后方可销毁。同时必须要安排两个人一起来完成这项工作，并在销毁清册上签字。

4 结语

对于事业单位来讲，在信息数据量爆炸的时代，档案管理工作走向数字化管理是未来发展的必然趋势。这就需要事业单位内部加强对档案管理工作的关注和重视，积极创新档案管理模式，以更好的姿态和精神迎接即将到来的数字化时代，实现数字化档案管理，从而推动自身更好的发展。

参考文献：

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