信息技术在事业单位档案管理中的应用

信息技术在事业单位档案管理中的应用

刘爽

佳木斯市园林事业发展中心 黑龙江 佳木斯154002

摘要：随着我国信息技术的高度发展，事业档案工作自然也应该适应当前阶段信息技术的发展。传统的档案管理模式已经不适用于当前阶段的数据膨胀时代，将传统的档案管理模式转化为现代信息技术档案管理模式需要一定的时间，但是在转型完成后，可以极大程度上节省工作人员在处理档案过程中所耗费的经历以及时间。通过大数据以及关键词对档案进行归类分析，可以很好的帮助档案工作快速开着。在实施过程当中实施者与相关档案工作者应该尽量完善电子信息档案的各种规章制度，本文将就此进行分析。

关键词：事业单位；电子档案；档案；信息技术

我国的信息技术发展已经进入到了一个不断提升并且高速发展的阶段中。由于信息技术的高速发展，各个单位工作都受到了影响，并且迎来了大规模的转型升级，事业单位自然也参与到了其中。事业单位档案管理工作更是迎来了整体的转型，产生了明显的变化。在当前阶段信息技术的大力发展，也让档案相关的工作变得更加合理，并且趋于正式化。因此在整体的档案工作信息化技术的应用过程当中，想要使档案信息化完善，让信息技术可以在档案工作当中发挥起最大的优势，应该首先由上到下分析出整体档案管理工作当中的各种不足，并且思考出相应的改进方法与措施。充分发挥出当前阶段信息技术档案的价值。

一、当前阶段信息技术在档案中应用的不足

1.相关人员能力不匹配

在当前时代当中，我国的信息技术发展速度已经达到了空前的发展，随着信息技术的不断发展，档案的数据量也在持续上升。因此在当前阶段，如果档案工作的相关工作人员不具备充分了解并且使用相关软件的能力，那么想要充分的利用当前阶段的科技技术来完成档案工作当中的工作内容是比较有难度的。由于传统档案使用的时间过长，并且根本内容与行为流程已经在档案工作者的心理根深蒂固，因此是比较难以改变的。并且在当前阶段有很多事业单位并没有对相关的电子档案工作有系统的培训。导致传统的单位工作人员无法很好的了解信息化档案工作的工作内容与工作流程和规章制度。将自身的工作局限于传统的档案工作模式当中，这对于工作的发展以及工作效率而言都是低效的。

2.操作体系没有明确规范

由于电子信息化档案的技术与整体的结构体系框架，都是在近期近些年来大力兴起的，因此我国部分事业单位在面对这一基础情况，并没有很好应对措施，则会导致事业单位在档案管理工作的过程当中经常会出现由于个人主观原因而产生的一些业务上的纰漏，工作人员在进行档案资料的整理以及相关的资料传输中，并没有明确的工作指标，导致工作人员对工作的侧重点把握是不明确的。尤其是在整理资料的过程中，没有相应的格式以及明确的分类，使档案整理工作变得十分复杂，并且不利于后续对档案的查找以及引用过程。从而经常会出现一些档案查找不及时，导致整体的工作效率降低。出现档案录入重复等情况，从而影响了档案工作的整体工作。

3.理念更新不及时

由于我国事业单位的特殊性质，事业单位的存在时间是非常长久的，在事业单位运行的过程中，传统档案工作的实行方法已经持续了相当长一段时间，想要彻底改变传统档案的工作思想是比较困难的。运用传统的档案管理理念来进行档案管理的侧重点更多是包括于档案资料的保管当中，而在新型的信息技术档案工作中档案管理只是一部分。这种思想观念，对档案管理工作中的信息化理念是比较落后的，并且对信息化档案的认知也没有达到一个很明确的标准。信息化档案很有可能会存在一些技术上的问题，不如传统档案来的直接，正是这种相关的思想，导致了事业单位档案信息化技术一直不普及，因此想要改变这种现状，如何更新电子信息化档案的相关观念，提升相关工作人员的意识是比较困难的，在当前阶段也难以开展。

二、提升信息技术在档案工作应用的方法

1.更新相关人员的意识

在我国的事业单位工作当中。如果信息化档案的开展速度较慢，则要首先开始对其全面进行分析，找出核心原因与关键解决方法。并且根据各种其他效应来对进行科学的整体改进。首先在改变相关意识过程中，可以采用改变环境的方法，让内部人员相互进行影响，首先从领导阶层开始做起，由于领导层对于事业单位而言有着非同一般的重要性，在领导层面可以准确的认识到信息化档案工作重要之后，领导层可以对整个环境起到关键性的影响，很大程度上决定了环境是否能够顺应其进行大幅改变，也决定了整体技术的升级以及政策落实的速度。从领导阶段开始出发，改变其意识以及理念，让领导阶层可以做出相应的对策，并且将整个风气带入到环境当中。让相关的员工可以认识到信息化档案技术的重要性，并且就此作出深层改变。

   2.加强相关人员的培训力度

   档案管理工作质量和工作人员的相关能力以及相关的职业素养是具有密切联系，如果想要将传统的档案管理工作升级为信息技术档案管理，则首先需要加强的就是相关的档案工作人员在此方面的技术，并且要加强人才的引进措施，与此同时对传统的单工作人员进行相关的系统培训。采用例如宣讲会的形式，来对相关的工作人员进行培训。在培训过程当中首先要注意对相关的档案工作方法进行详细解读，在解读之后，让传统的工作人员先了解信息技术档案的主要侧重点，发现自己的不足，通过开展相关人才引进实现以新带老的过程，以老带新的良性循环让我国事业单位的档案工作，在开展的过程当中可以拥有技术支撑的同时也拥有相关的完善配套体系。

3.完善相关配套设备

在建立信息技术化档案的过程当中，还需要注意的就是需要完善相应的配套设备，例如硬盘以及各种计算机设备等。相关的设备完善对于完善信息技术和档案是非常重要的。一方面由于我国事业单位当中的档案类型复杂并且繁多，因此电子信息化档案也需要进行及时备份，如果备份的设备不够先进，质量不过关的话，很有可能会导致数据的损坏，造成不可逆的后果，因此相关的主要设备的质量是需要得到保证的，对计算机进行升级可以保证相关的电子档案在传输的过程当中不受到来自于硬件因素的影响，并且对网络进行适当升级，保证传输过程当中的高质量，以免出现因为网络以及硬件问题而导致的文件损坏。

结论：我国的信息化档案建设速度已经得到了保障，在此基础之上，如何将相关内容做好做细，是当前阶段相关工作人员所需要注意的，只有高效地完成相关工作，才能够保证我国信息化档案技术的发展。

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